[经验分享]项目经理怎么摆脱“救火队长”角色？

在项目的实施过程中，项目经理为什么总是充当“救火队长”的角色？不是在救火就是在去救火的路上？因为项目是创新的、独特的，不稳定和超乎计划的事件是“家常便饭”，你永远不知道接下来会有什么“黑天鹅”，但是常见的一些风险是可以预见的，在做计划的时候可以预留一些弹性空间，在项目管理过程中做好风险管理，可以降低突然的“着火”现象。

不想做“救火队长”，就需要做好项目的风险管理。

 在前期工作中，提前做好项目风险管理，事前预防代替事后救火。对风险管理的三个流程做好管控，对项目过程中的风险及时预判，全面预防积极处理，可从根本上解决问题，保障项目如期交付。

1.风险识别，进行风险类型判断

项目风险的识别是进行有效风险管理的前提条件。如果不了解风险的特征就无法判断它们可能产生的影响，也无法进行有效地风险管理。风险识别需要从源头出发，项目管理是通过项目活动来实现项目的最终目标，所以可从项目计划开始进行风险识别。

最基本的原则就是可以对任何一项任务提出疑问：例如该任务是否可以顺利完成目标？考察的方面包括范围、资源、进度、成本、质量等常见项目要求。这些就是项目的具体风险类型，针对其特性，实施相关风险应对措施。

2.风险管控，进行风险处理的同时持续进行监控

明确风险类型后，下一步就是怎么做可以进行风险处理，可通过规避、转移、减轻、接受等四种处理方式来应对。同时，风险是动态变化的，最大的特性即不确定性和偶然性，所以风险管理应贯穿项目全生命周期；还需全面持续的监控，看应对措施是否有效，风险是否有变化。

3.风险评估，进行风险优先级判断

由于项目的资源有限，当我们评估风险概率和风险影响的时候，一定要对所有的风险进行优先级划分，确定哪些风险是要优先处理，哪些可以延后处理。在进行风险优先级划分时，还要考虑风险临近度这个重要因素，确保优先处理即将发生的风险。

风险充满了不确定性，对项目经理来说一款合适的工具可以更好地进行风险的管控，能够及时发出风险预警，帮助项目经理及时发现风险，否则对于风险管理将会非常依赖项目经理的专业能力和丰富经验。引起风险的因素很多，常见的因素如进度延误、成本超支、质量不达标等。如果使用易趋项目管理软件辅助企业的项目管理，可以从以下几方面进行管控。

1.两级计划管理，把进度延误风险扼杀在摇篮

项目经理通过易趋系统制定里程碑计划和wbs计划后，系统可以实时监控项目完成的进度，通过示警提示进度延误的情况，项目经理可提前了解哪个阶段或哪项任务有延误的可能性。因每项任务都有明确的责任人，所以可及时跟进到个人，了解具体情况进行项目的进度风险处理。（详见图1、2）

 （图1：易趋里程碑计划视图）

 （图2：易趋wbs计划视图）

2.做好资源管理，让成本一目了然

易趋系统针对资源管理分别为不同层级的人员制定资源模块规划，进行资源规划后，可实时监控计划与实际使用情况，及时进行资源的变更调拨，保障项目的资源合理化利用，最大限度的进行成本的节约以及项目资源风险管控。

2.1项目经理可做资源需求计划

部门经理可根据项目的具体任务，进行资源需求的申请，单位可精确到人月、人天、人时。模块包括项目阶段实际和计划所用工时数据对比，通过颜色进行示警，红色即代表超出计划需求。项目经理可跟进项目成员了解情况后，及时进行资源需求的变更修订申请，预防项目出现资源风险，导致成本上升。（详见图3）

（图3：易趋资源需求计划视图）

2.2部门经理可做团队人员调拨计划

部门经理收到项目经理的资源需求计划申请后，就可根据部门成员的工时分配情况进行项目的需求匹配，进行人员的调拨。因每位成员负责多个不同的项目，部门经理在进行人员调拨时就需要掌握每位成员的实时用工情况，可通过易趋系统实时掌握情况。

系统通过色块进行情况展示，红色即代表计划分配超过可用工时，可及时进行人员工时调整，保障各项目的进度。（详见图4）

（图4：易趋团队人员调拨视图）

 2.3执行层可做任务工时填报

项目成员在收到任务后可进行工时填报，具体到人时；每日下班前进行任务进度滑块的拖动，报告任务进度，及时汇报工作进度，让项目经理全面掌握项目的进度情况。如下图工时填报模块，可进行计划以及任务完成情况跟踪。

（图5：易趋工时填报视图）

通过自上而下资源规划与自下而上的工时汇报，让资源的使用情况一目了然，以防资源的不足与超额使用带来项目的成本风险。除此之外，如果项目实施过程中涉及到采购方面的成本，易趋也能够全面支持。

3. 闭环质量管理，让项目质量得到保障

在项目管理过程中，可以对任务的关键交付物提前设置质量检查，打造闭环的质量管理，降低风险影响，保障项目的质量。如图6，在质量管理模块，编制质量检查单，跟踪记录质量检查情况并提交、跟踪和解决质量问题。

（图6：易趋质量管理视图）

4.风险管理，提前全面控制风险，避免风险发生

根据进度、资源、质量、成本等信息进行风险识别和提示，项目经理可以使用易趋来列出项目中可能出现的风险，如图7，设置风险的状态、类型、以及等级，一目了然了解风险情况，并根据分析制定相应的策略，及时管理风险的全过程，降低项目风险，避免风险发生给项目带来损失。

 （图7：易趋风险管理视图）

总结

项目经理总是疲于解决各项突发情况，其实更应做的是进行风险的预防工作，培养风险意识，提升风险管理能力，化被动为主动。

风险管理贯穿整个项目周期，项目经理应关注项目每个环节以及阶段的重难点，及时跟进项目的进度，提前做好风险应对计划，为项目的目标实现做到万无一失。