如何高效的完成Minutes of Meeting

每周三晚上是我们微信群的固定活动时间，交流工作中的SAP技术和非技术问题，分享经验和学习新知识。如果有感兴趣的小伙伴找我加微信群。

 本周有小伙伴提出，最近因为每天都在开会和参加workshop，没有时间写Minutes of Meeting(会议纪要)，每晚都要加班才能完成，很是困扰，问怎么才能高效的完成Minutes of Meeting。

的确如果工作安排很紧凑，想要尽快的写好Minutes of Meeting是不容易的，但是也不是不可能。我们先来看下一份Minutes of Meeting的需要涵盖什么内容。

1. 日期和时间(Date and Time)
2. 与会人员(Attendees)
3. 议程(Agenda)
4. 决定(Decisions Made)
5. 任务(Action Items)
6. 下一次会议日期和时间(Next Meeting，如果有需要的话)

为了包含以上的内容，我们要尽量采取简便的方式，前面1，2，3都可以通过发会议邀请的方式解决，在写Minutes of Meeting的时候，在Outlook中打开会议，选择Contact Attendees => Reply to All with E-mail,这样可以完美的保留会议的日期时间、与会人员和发在会议邀请中的议程。

作为组织者，最好在会议开始前就准备好这封邮件，然后在开会过程中，边听边记录要点，所谓的要点就是上面的4、5，决定包含主要的结论，如果没有定论的话题一般都可以作为任务，指明负责人追踪。如果过程中实在没有听清对方的阐述，可以适当的要求对方再说一遍或者口头确认一下。边听边记的技能需要锻炼，刚开始不要追求完美，如果是英文的会议，不需要刻意追求语法等，只需要把主要的意思表达了就好，否则只会拖累自己的记录速度。如果有条件，在会议结束前，把自己撰写的Minutes of Meeting分享给与会人员确认，这样可以保证内容的完整性和正确性。

按照以上的方式，一般来说，会议结束后的半小时内，肯定能把Minutes of Meeting发出去，不需要占用额外的时间。记录会议纪要最忌讳的是会上没有记录，会后需要自己回忆，那多半记不全，特别是一天开了好几个会议的时候。

当然，随着技术的进步，如果有M365 Copilot加持，我们可以通过在Teams会议中开启Transcription，然后会后可以直接让Copilot给你总结Minutes of Meeting，非常方便。