MRO采购是一个非常特殊的采购品类,其特点是小而杂,急而繁,流程短,供应商素质参差不齐,使用部门猫腻多。
如果疏于管理,容易成为管理上的盲点。但即使投入很多精力管理,也未必有什么效果。
所以,MRO采购到底怎么管,一直是令采购管理者头痛的事情。
在之前的文章《MRO采购,整合or外包,这是一个问题》中,笔者已经证明了MRO整合是个伪命题,除非你的公司只要阳光采购,不要最低价格。
那么,到底应该怎么管?或许以下这段对话对你会有启发。
学员说:“我最近在做内部客户的需求分析与管理。”
笔者答:“听上去好新颖。”
内心独白:“肯定是把一个很简单的事起个高大上的名字。”
学员问:“我在纠结,在内部客户提出采购申请时,采购是否需要提前介入。”
笔者答:“要看零部件的阶段,是新产品研发阶段吗?你问的是什么品类?”
“MRO。”
“MRO主要依靠关系管理,如果需求方跟相应的采购关系好,自然能有默契,不需要管理者操心。”
“我们走的是ERP审批流程。”
“系统是死的,人是活的,没听出来问题点是什么。”
“现在就是想控制一下,不然采购申请满天飞。”
“MRO就是这么个活,除非使用部门可以针对一些品类设定安全库存,而不是用多少买多少。”
“我要求每个使用部门指定一个人提采购申请。”
“没啥鸟用,要求使用部门经理批准不?”
“采购申请流程规划如下:申请人->部门主管->采购员->采购总监->执行。”
“啊?这么长,太不灵活了。”
“把采购加进去,提前做沟通,能不采购最好。”学员说。
“永远不要想着依靠流程解决问题,否则只会越搞越麻烦。不如给使用部门授权,500元以下的订单自行采购即可,不经过采购部。也可以给采购员授权,1000元以下的订单不用经过总监审批。”
“我只希望采购总监在前期参与需求审批。因为出现过采购订单到了他那里被拒绝,原因是他认为不需要购买。”
“采购总监也管使用部门吗?为什么有这个权利?”我很好奇。
“我们认为不采购也是降本。”
“算在KPI里面?”
“不算。”
聊到现在,我还是没理解学员所在公司的逻辑,便继续问:“也太较真了吧,花的是使用部门的预算。采购总监自己怎么想的,喜欢事无巨细还是授权?你一定要迎合老板。”
“他喜欢把权力抓在自己手里。”
“那你接下来打算怎么做?”
“(1)每个月晒出各使用部门提的采购申请数量。”
“没用。”我斩钉截铁地说。
“认同。
(2)我觉得可以推授权。”
“既然老板喜欢抓权,推授权对你有何好处?”
“为了改变采购被动的局面。”
“这不是主动或被动的问题,这是关系管理和影响力的问题。不要把采购放在使用部门的对立面。”我开始说教了。
“那就意味着全面接受采购申请?即使交期很急,申请部门总是急急急。”
“只能接受,这就是游戏规则。MRO采购就是这样,除非大家关系好,提前有个照应。”
“我们曾经因为交期不足,导致绩效被扣分。”
“这种事可以拎出来单说。总之,采购必须与使用部门打成一片,形成one team。当然,这只是理论上讲,实际上要看你们的企业文化。”
“我们是公司第一、部门第二、个人第三。”
“有点恶劣,那你早做职业规划吧。”
小结:
协同、协商与协作是MRO采购的必备技能。
遇到问题不能总是依靠流程和领导等行政手段来解决,因为问题的本质没有改变,就是采购需求满天飞。
在这种情况下,MRO采购只能接受现实,在工作中不断发现可以改进的地方,从下到上逐步优化品类管理,而不是寄托于“不打针不吃药还能治大病”的方法。
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