抓住六大要素 给项目管理减负

作为企业管理的一个重要领域，项目管理过程非常复杂，稍有不慎便会引发一系列问题，导致项目的失败，给企业带来严重的损失。多年来专注于企业管理领域的高亚科技认为，要管理好项目，方法论、经验、精准数据缺一不可。对于很多项目管理者来说，方法论可以从很多项目管理书籍中找到，丰富的经验可以靠多个项目的积累。唯独实时精准的数据，需要专业的项目管理系统才能够监控管理。

然而，旧式的项目管理工具以电子数据表为基础，数据散乱，且容易受个人控制，难以为企业的项目管理提供实时精准的数据。随着大数据和商业智能技术的进步，新一代的项目管理软件，已经能够提供动态反映现实情况的连续数据，并实时监控项目进程，跟踪问题的提出和解决等，成为企业项目管理必不可少的管理工具。

在项目的实施过程中，人的因素不可忽略。一个项目通常汇集着本身及人为的复杂因素，除了项目数据要确保实时精准以便管理层科学决策外，项目实施过程中还有非常复杂的人为因素需要去控制，那么有哪些人为因素会影响项目实施？比如计划偏离实际、需求沟通不畅、责任划分不明、资源分配不均等等。8Manage专家总结出项目六大人为复杂因素，控制好这些因素，加上及时精准、让人一目了然的项目数据，项目的成功率将大大提升。

计划与执行脱节。一个项目，若计划与执行不一致，容易产生很多不必要的复杂问题，如项目团队会因目标和计划有问题而对项目失去信心和责任，为项目的实施增添不少风险；若同一个项目存在多个项目计划，每个人遵循的项目计划不一样，整个项目也将无法进行有效而一致的合作。

责任划分与工作交付不清晰。任务和承诺清晰的前提是要把工作组织好，同时要让相关成员看到承诺及其结果，而不仅仅只是把负责人的名字写在项目活动的旁边；工作交付的清晰与明确性，则会在很大程度影响团队对其承诺的责任心。因此，项目管理过程中，责任划分与工作交付必须清楚明确。

信息传递有误。由于人类沟通能力及大脑的局限，人们往往很难通过一次沟通就把复杂的需求交代清楚。若需求沟通有误，信息在传递过程中部分丢失或出现错误，将严重影响到整个项目的实施，给项目带来更多的问题和风险，进而影响到项目的顺利实施。

资源与依赖冲突混乱。基于经济方面的考虑，以及由于某些特别资源的匮乏，同一资源有时会被多个项目共享；而由于项目的工作分解，几乎每个项目都无法避免活动之间或可交付成果之间存在很多的依赖关系。在很大程度上，资源共享与依赖会增加项目的复杂性，若资源与依赖不清晰、不明确的话，项目将出现资源冲突现象，整个项目实施显得混乱，影响项目的执行。

问题与风险无从跟踪。每个项目都难免有问题和风险，但若问题和风险管理得不妥善，就会导致项目复杂化，甚至令项目停滞不前。同时，每个项目的问题和风险都是极其复杂的，不同的类型、级别均需要不同的处理方法，处理不当，将为企业的项目管理带来更大的隐患。

最佳实践未能更好地发挥作用。一般情况下，项目标准与最佳实践的方法论都是写在文档上的，无法保证所有成员的认可和执行，在实际操作中不够灵活，未能很好地为项目实施提供指导。

8Manage Simple PM：让项目管理更轻便的简易项目管理系统

8Manage Simple PM以执行为主导，采用动态BBS技术来保持数据结构的全面关联与实时同步，并自动收集精确的管理数据，通过基于方法论的结构由浅入深地显示出来，让人一目了然。此外，它还专注控制项目六大人为因素，通过在项目计划与执行、责任划分与工作交付、资源与依赖、项目沟通、问题与风险管控以及最佳实践应用等方面发力，将项目实施的风险降到最低。

项目计划与执行合二为一。在系统中，项目的计划与执行是合二为一的，项目只有一个当前计划，且这个当前计划能够实时反映项目团队最新工作进度与可交付成果情况，项目的计划与执行保持高度的一致性。

责任划分与工作交付清楚明确。8Manage 项目管理系统通过WBS架构将项目进行分解，并通过强化执行适当的责任和承诺，如自动通知项目成员某团队成员更改承诺、对无法完成的承诺进行预警、自动识别不当承诺带来的风险等，确保项目责任到人。

范围定义与需求沟通顺畅。8Manage 鼓励并支持采用迭代式的方法来沟通需求，帮助项目团队制定需求交付计划，尽早沟通及理解需求，确保时间充足；同时还通过现状调查监测需求交流问题，并能够自动追踪需求评审与验收，以及需求依赖和变更，更好实现项目需求。

资源与依赖条理清晰。在资源与依赖管理方面，系统通过明确资源与可交付成果的依赖、自动跟踪间接依赖、自动监测不恰当的依赖并在需要时警告相关人员等，让所有资源需求与依赖一目了然，帮助项目成员有条理地管理它们。

问题与风险自动跟踪与上报。系统内嵌问题框架，能自动识别问题与风险的类型、级别以及解决方法，从而统一有序地管理所有问题与风险，帮助项目团队有效地管理问题与风险，提高项目的成功率。

最佳实践可被鼓励并强化执行。系统为管理者提供项目模板和规则控制，帮助项目团队把最佳的实践定义作为标准流程，并允许项目团队在实际执行过程中以鼓励或强制的方式来规范执行。

在激烈的市场竞争中，能够确保交付产品或方案的质量与及时性，是企业保有市场优势的武器之一。8Manage通过理论与实践相结合，运用简单高效的项目管理系统，专注项目成功要诀，以实时精准的数据管理以及有力的项目人为要素控制手段，帮助企业摆脱繁冗的管理流程，更轻松地管理项目。

本文出处：畅享网

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