使用Word 进行“邮件合并“操作

利用Word的邮件合并操作，可以通过编写模板，快速生成多个信件。还是蛮神奇的一个工具。

• 将上述编辑完成的excel文件存为“人事信息.xlsx”文件。

• 打开Word，依次选择上方菜单栏中的“邮件-->选择收件人-->使用现有列表”。具体操作如下图所示。

• 选择刚刚保存的“人事信息.xlsx”表格文件中sheet1作为目标列表导入。

 

• 导入表格之后，邮件那一栏的图标即如下图②所示。

导入表格文件之前

导入表格文件之后

• 下面一系列步骤利用表格信息，编辑“信函模板”。

• 在需要统一替换处，插入指定的合并域。如姓名。

依次点击菜单栏中的：邮件-->插入合并域-->选中“姓名”。

在文本界面即显示<<姓名>>标志。代表模板中的可被特定属性值替换的属性名。

 

•  根据实际情况，编写规则，此处可作个性化的处理。

如，需要在姓名之后根据员工的性别，更换不同的称谓，先生/女士。可以按照如下步骤进行。

依次点击菜单栏中的：邮件-->规则-->选中“如果…那么…否则”。

显示如下窗口。

将域名设置为“性别”，比较条件为“等于”，比较对象设置为“男”。则插入此文字设定为“先生”，否则插入此文字设定为“女士”。即表示如果该员工为男性，在文本界面显示为“先生”，否则显示为“女士”。

最终显示效果如下图。

可以按照这种方式，差异地对不同的成员编写规则。

如，员工兴趣为“音乐”，则插入此文字设定为“星期天在某某地有音乐会，欢迎您的参与。”，否则插入此文字设定为“”。

又如需对特定人员进行优待，员工姓名为“张三”，则插入此文字设定为“下班到都XX地拎两桶油”，否则插入此文字设定为“”（空）。

•  插入自动更新的日期

依次点击菜单栏中的：插入-->时间与日期。

弹出如下窗口，勾选右下角的“自动更新”。

• 查看收件人记录。

点击下图中红框圈出的区域的左键或者右键，可以切换收件人列表中的记录。即对应的每一位员工的信函的具体内容。

• 预览并保存为模板文件“模板.docx”

• 生成信函。

依次点击菜单栏中的：邮件-->完成并合并-->选中“编辑单个文件”-->全部-->确定。

即可。

最终生成的信函文件。

同样的，如果想要“人事信息.xlsx”文件进行练习，可以email：2456392738@qq.com