项目管理之沟通管理

目录

前言

一、沟通模型是什么？

二、项目沟通管理过程

三、规划沟通管理

1.规划沟通管理的ITO

2.工具与技术的使用

四、管理沟通

1.管理沟通的ITO

2.三种绩效区别

五、控制沟通

1.控制沟通的ITO

2.工具与技术的使用

总结

前言

本文章主要介绍以下项目管理中的沟通管理是如何实现，以及注意点。

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一、沟通模型是什么？

如图所示，

编码：把思想或想法转化为他人能理解的语言

信息和反馈信息：编码过程所得到的结果

媒介：用来传递信息的方法

噪声：干扰信息传输和理解的一切因素（如距离、新技术、缺乏背景信息等）

解码：把信息还原成有意义的思想或想法。

沟通模型包含了5个基本状态：已发送，已收到，已理解，已认可，已转化为积极的行动

沟通渠道又分为了正式沟通渠道，非正式沟通渠道，

正式沟通渠道：传达文件，召开会议，上下级之间的定期的情报交换等。

优点：沟通效果好，重要信息的传达一般都采取这种方式。

非正式沟通渠道：团体成员私下交换看法、朋友聚会、传播谣言和小道消息等都属于非正式沟通。

优点：沟通形式不拘，直接明了，速度很快，容易及时了解到正式沟通难以提供的内幕消息。

缺点：非正式沟通难以控制，传递的信息不确切，易于失真，曲解，而且，它可能导致小集团、小圈子，影响人心稳定和团体的凝聚力。

二、项目沟通管理过程

它包括以下3个过程：

1.规划沟通管理，写一个文档，沟通管理计划，规定如何做好沟通管理。

2.管理沟通，根据沟通管理计划，生成，收集，分发，储存，检索及最终处置项目信息的过程。

3.控制沟通，在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程，以确保满足项目干系人对信息的需求。

三、规划沟通管理

概念定义：规划沟通管理是根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制定合适的项目沟通方式和计划的过程。本过程的主要作用是，识别和记录与干系人的最有效率且最有效果的沟通方式。

1.规划沟通管理的ITO

输入：项目管理计划、干系人登记册、事业环境因素、组织过程资产；

工具与技术：沟通需求分析、沟通技术、沟通模型、沟通方法、会议。

输出：沟通管理计划、项目文件更新。

2.工具与技术的使用

沟通需求分析：确定项目干系人的信息需求，包括所需信息的类型和格式，以及信息对干系人的价值；沟通渠道的总量为n(n-1)/2,其中，n代表干系人的数量。

沟通方法：交互式沟通（会议，电话，即时通信，视频会议）、推式沟通（信件，备忘录，报告，电子邮件，传真，语音邮件，日志，新闻稿）、拉式沟通（企业内网，电子在线课程，验教训数据库，知识库）。

四、管理沟通

概念定义：管理沟通是根据沟通管理计划，生成，收集，分发，储存，检索及最终处置项目信息的过程。本过程的主要作用是，促进项目干系人之间实现有效率且有效果的沟通。

1.管理沟通的ITO

输入：沟通管理计划、工作绩效报告、事业环境因素、组织过程资产

工具与技术：沟通技术、沟通模型、沟通方法、信息管理系统、报告绩效

输出：项目沟通、项目管理计划更新、项目文件更新、组织过程资产更新

2.三种绩效区别

工作绩效数据：是在项目管理过程中，一边执行一边收集起来的，未经任何加工整理的原始资料，用于真实，完整地记录工作的执行情况，它是指导与管理项目工作过程的输出。是项目监控时用来与计划要求做比较的实际数据。

工作绩效信息：是对工作绩效数据进行加工整理后得到的，是各基层局部监控过程的输出（总共有九个基层局部监控过程，即控制范围，确认范围，控制进度，控制成本，控制质量，控制沟通，控制风险，控制采购和控制干系人参与过程。）并成为整个项目全局监控过程的输入（监控项目工作过程）。并成为整个项目全局监控过程的输入（监控项目工作过程）。主要内容是实际执行情况与计划要求之间的偏差，对偏差程度和原因的分析，以及据此做出未来情况预测。

工作绩效报告：是对工作绩效信息进一步加工，整理，汇编而得到的，关于项目绩效的专题和综合报告。他是监控项目工作过程的输出，是要发送给主要项目干系人，以便他们据此做出相关决定，采取相关行动。

 

五、控制沟通

概念定义：控制沟通 在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程，以确保满足项目干系人对信息的需求。本过程的主要作用是，随时确保所有沟通参与者之间的信息流动的最优化。

1.控制沟通的ITO

输入：项目管理计划、项目沟通、问题日志、工作绩效数据、组织过程资产。

工具与技术：信息管理系统、专家判断、会议。

输出：工作绩效信息、变更请求、项目管理计划更新、项目文件更新、组织过程资产更新。

2.工具与技术的使用

问题日志：用于记录和监督问题的解决。它可以用来促进沟通，确保对问题的共同理解。

代码如下（示例）：

import numpy as np
import pandas as pd
import matplotlib.pyplot as plt
import seaborn as sns
import warnings
warnings.filterwarnings('ignore')
import  ssl
ssl._create_default_https_context = ssl._create_unverified_context

总结

本文章主要介绍以下项目管理中的沟通管理是如何实现，以及注意点。