项目沟通管理

项目沟通管理

项目沟通管理包括通过开发工件，以及执行用于有效交换信息的各种活动，来确保项目及其相关方的信息需求得以满足的各个过程。项目沟通管理由两个部分组成：第一部分是制定策略，确保沟通对相关方行之有效；第二部分是执行必要活动，以落实沟通策略

规划沟通管理（在整个项目期间）

基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产，以及具体项目的需求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。

规划沟通管理（输入）

1. 项目章程
2. 项目管理计划
   • 资源管理计划
   • 相关方参与计划
3. 项目文件
   • 需求文件
   • 相关方登记册
4. 事业环境因素
5. 组织过程资产

规划沟通管理（工具和技术）

1. 专家判断

2. 沟通需求分析

3. 沟通技术

   • 信息需求的紧迫性。
   • 技术的可用性与可靠性。
   • 易用性。沟通技术的选择应适合项目参与者，而且应在合适的时候安排适当的培训活动。
   • 项目环境。
   • 信息的敏感性和保密性。

4. 沟通模型

   • 基本的发送方和接收方沟通模型示例。其关注的是确保信息送达，而非信息理解。基本沟通模型中的步骤顺序为：
     • 编码。 把信息编码为各种符号，如文本、声音或其他可供传递（发送）的形式。
     • 传递信息。 通过沟通渠道发送信息。信息传递可能受各种物理因素的不利影响，如不熟悉的技术，或不完备的基础设施。可能存在噪音和其他因素，导致信息传递和（或）接收过程中的信息损耗。
     • 解码。 接收方将收到的数据还原为对自己有用的形式。
   • 互动沟通模型示例。 强调确保信息送达与信息理解。互动沟通模型中的新增步骤有：
     • 确认已收到。 收到信息时，接收方需告知对方已收到信息（确认已收到）。这并不一定意味着同意或理解信息的内容，仅表示已收到信息。
     • 反馈/响应。 对收到的信息进行解码并理解之后，接收方把还原出来的思想或观点编码成信息，再传递给最初的发送方。如果发送方认为反馈与原来的信息相符，代表沟通已成功完成。在沟通中，可以通过积极倾听实现反馈。

   发送方负责信息的传递，确保信息的清晰性和完整性，并确认信息已被正确理解；接收方负责确保完整地接收信息，正确地理解信息，并需要告知已收到或作出适当的回应。

5. 沟通方法

   • 互动沟通.在两方或多方之间进行的实时多向信息交换，需要立即获得反馈。它使用诸如会议、电话、即时信息、社交媒体和视频会议等沟通工件。
   • 推式沟通.向需要接收信息的特定接收方发送或发布信息，信息有明显的受众。这种方法可以确保信息的发送，但不能确保信息送达目标受众或被目标受众理解。如信件、备忘录、报告、电子邮件等
   • 拉式沟通.适用于大量复杂信息或大量信息受众的情况。它要求接收方在遵守有关安全规定的前提之下自行访问相关内容。这种方法包括门户网站、企业内网、电子在线课程、经验教训数据库或知识库

6. 人际关系与团队技能

   • 沟通风格评估，常用于不支持项目的相关方。可以先开展相关方参与度评估，再开展沟通风格评估。在相关方参与度评估中，找出相关方参与度的差距。为弥补这种差距，就需要特别裁剪沟通活动和工件。
   • 政治意识.指对正式和非正式权力关系的认知，以及在这些关系中工作的意愿，有助于项目经理根据项目环境和组织的政治环境来规划沟通。理解组织战略、了解谁能行使权力和施加影响，以及培养与这些相关方沟通的能力，都属于政治意识的范畴。
   • 文化艺术.指理解个人、群体和组织之间的差异，并据此调整项目的沟通策略.具有文化意识并采取后续行动，能够最小化因项目相关方社区内的文化差异而导致的理解错误和沟通错误。

7. 数据表现

   • 相关方参与度评估矩阵，显示了个体相关方当前和期望参与度之间的差距

8. 会议
   
   C 代表每个相关方的当前参与水平，而 D 是项目团队评估出来的、为确保项目成功所必不可少的参与水平（期望的）。

规划沟通管理（输出）

1. 沟通管理计划
2. 项目管理计划更新
3. 项目文件更新
   • 项目进度计划
   • 相关方登记册

管理沟通（在整个项目期间）

确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程

作用：促成项目团队与相关方之间的有效信息流动。

管理沟通（输入）

1. 项目管理计划

   • 资源管理计划.资源管理计划描述为管理团队或物质资源所需开展的沟通。
   • 沟通管理计划.沟通管理计划描述将如何对项目沟通进行规划、结构化和监控。
   • 相关方参与计划.相关方参与计划描述如何用适当的沟通策略引导相关方参与项目。

2. 项目文件

   • 变更日志
   • 问题日志
   • 经验教训登记册
   • 质量报告
   • 风险报告
   • 相关方登记册

3. 工作绩效报告，工作绩效报告会通过本过程传递给项目相关方。工作绩效报告的典型示例包括状态报告和进展报告。

4. 事业环境因素

5. 组织过程资产

管理沟通（工具和技术）

1. 沟通技术
2. 沟通方法
3. 沟通技能
   • 沟通胜任力。 经过裁剪的沟通技能的组合，有助于明确关键信息的目的、建立有效关系、实现信息共享和采取领导行为。
   • 反馈。 反馈是关于沟通、可交付成果或情况的反应信息。反馈支持项目经理和团队及所有其他项目相关方之间的互动沟通。例如，指导、辅导和磋商。
   • 非口头技能。 例如，通过示意、语调和面部表情等适当的肢体语言来表达意思。镜像模仿和眼神交流也是重要的技能。团队成员应该知道如何通过说什么和不说什么来表达自己的想法。
   • 演示。 演示是信息和/或文档的正式交付。向项目相关方明确有效地演示项目信息
4. 项目管理信息系统
   • 电子项目管理工具
   • 电子沟通管理
   • 社交媒体管理
5. 项目报告发布.项目报告发布是收集和发布项目信息的行为。
6. 人际关系与团队技能
7. 会议

管理沟通（输出）

1. 项目沟通记录
2. 项目管理计划更新
   • 沟通管理计划
   • 相关方参与计划
3. 项目文件更新
   • 问题日志
   • 经验教训登记册
   • 项目进度计划
   • 风险登记册
   • 相关方登记册
4. 组织过程资产更新
   • 项目记录
   • 计划内的和临时的项目报告和演示。

监督沟通（在整个项目期间）

确保满足项目及其相关方的信息需求的过程。

作用：按沟通管理计划和相关方参与计划的要求优化信息传递流程。

监督沟通（输入）

1. 项目管理计划
   • 资源管理计划
   • 沟通管理计划
   • 相关方参与计划
2. 项目文件
   • 问题日志
   • 经验教训登记册
   • 项目沟通记录
3. 工作绩效数据
4. 事业环境因素
5. 组织过程资产

监督沟通（工具和技术）

1. 专家判断
2. 项目管理信息系统
3. 数据表现
4. 人际关系与团队技能
5. 会议

监督沟通（输出）

1. 工作绩效信息.是监控项目工作过程的输入
2. 变更请求
   • 修正相关方的沟通要求，
   • 建立消除瓶颈的新程序。
3. 项目管理计划更新
   • 沟通管理计划
   • 相关方参与计划
4. 项目文件更新
   • 问题日志
   • 经验教训登记册
   • 相关方登记册

补充：

1. 相关方参与度评估矩阵：分析相关方参与项目程度的不足，规划如何暂开沟通。

2. 口头沟通

   • 口头语言表达信息量：0.45，口头语言只能传达全部信息的 45%
   • 口头语言中所说内容所传达的信息量：0.07
   • 口头语言中说话的方式所传达的信息量：0.38
   • 非口头语言表达的信息量：0.55

3. 5C 原则

   • 目的明确
   • 表达正确
   • 表达简洁
   • 逻辑连贯
   • 受控的语句和想法承接，思路清晰

4. 沟通的效果与效率

   • 有效果。向正确的人提供正确的信息，就能使它们信息发挥应有的作用，因此有效果
   • 有效率。只提供所需要的信息，就可防止浪费资源

5. 项目管理信息系统： 用于收集、存储、发布和检索信息的自动化系统

6. 全渠道沟通模式下的沟通渠道数量计算公式 n(n-1)/2，n 为相关方数量

• 沟通种类

  • 正式书面，组织规章制度中明确的，必须的，强制的沟通，
  • 非正式书面，项目团队自由选择的沟通
  • 官方沟通，作为组织正式意见而发布的信息，
  • 非官方沟通，
  • 内部沟通，项目团队内部的沟通
  • 外部沟通 ，项目团队与外部相关方的沟通
  • 纵向沟通，不同级别之间的沟通，信息损耗比横向沟通大
  • 横向沟通，同一级别的沟通，
  • 口头沟通，以口头语言进行沟通，适用于需要立即解决的问题，如果问题比较严重，后续还需进行书面确认
  • 书面沟通，以书面形式沟通

• 沟通网络

  • 链式，只有上下级之间的纵向沟通
  • 轮式，严格以某个领导为沟通核心，一切沟通都围绕他进行
  • 全通道式 ，允许全体成员之间自由沟通

• 沟通技术

  • 正式书面沟通，适用于复杂、重要的事情，比如项目章程
  • 正式口头沟通，适用于需要立即得到反馈的重要事情，如合同谈判
  • 非正式书面沟通，适用于需要在以后查询，但不太重要的事情，如备忘录
  • 非正式口头沟通，适用于既不需要以后查询，也不重要的事情，如私下谈话

• 过滤：指大量信息在自上而下或自下而上的过程中损失掉的现象