如何开一个复盘会议

每个项目都有其开始和结束。通常，项目管理团队在最后阶段比开始时更兴奋。这并不奇怪，因为项目结束意味着拿到合同款，并转到新的项目。

但是，如果您更仔细地观察，实际上，项目如何圆满结束对于深入了解团队在项目中的表现至关重要且有用。这是一个机会，可以研究哪里出了问题，哪些目标实现了，哪些没有实现，以及如何促进下一批项目进行改进。

在项目管理中，这项非常重要的活动是作为复盘会议的一部分进行的。

什么是复盘会议？

复盘会议也称为汇报会或回顾会。项目管理团队可以将其用作一种工具来发现问题，从而帮助他们改进内部流程，更新工作流程，并为客户提供更好的服务和可交付成果。这是一个最佳时机，可以将团队聚集在一起并分析对项目具有重要意义的不同方面。

复盘会议有什么好处？

理想情况下，不应有任何借口不举行复盘会议。事实上，公司或组织本身应该在主持此类会议时起带头作用并采取主动行动。这是因为好处是巨大的，其中包括以下内容。

1. 提高效率。由于团队会审查项目生命周期的每个细节，因此他们将发现问题并找到解决方案，以提高其流程的效率。
2. 变得具有前瞻性。虽然错误是要注意的，但这更重要的是会鼓励团队向前看，而不是徘徊在错误上。他们将学会克服错误，并从中学习，成为更好的项目经理和团队。
3. 提供一种在内部共享信息的方法。在项目管理团队工作和整个组织的协作同样重要。通过进行事后会议，团队可以找到在内部交流信息的方法，这意味着整个公司可以够好的协作和交流。
4. 打开庆祝成功的大道。事后分析不仅谈论负面因素。它还庆祝项目的积极方面，这可以鼓励团队在即将到来的项目中更加努力地工作。

如何为复盘会议做准备

不需要为复盘会议做太多准备。最重要的是确定会议的议程。

1. 准备会议议程。与任何其他可评价会议一样，复盘会议的议程应提前计划和安排。这可以确定方向，并确保覆盖了所有内容。准备好的议程是确保不会遗漏任何内容的指南。
2. 在项目结束后立即举行会议。推迟会议只会导致忘记重要的方面和要点，甚至根本没有。最好的办法是在项目结束后立即安排验尸会议。正如俗话所说，趁热打铁。
3. 保持良好的心态。大多数人认为，举行这种类型的会议是为了指出错误并指出对这些错误负责的人。这不应该是团队的心态。相反，他们应该专注于审查所做的工作，以更好地提高团队的绩效。它应该更多地引导学习而不是指责。
4. 准备一份调查问卷，应在会议之前填写。这对于团队节省时间非常重要。调查问卷应包含标准问题，旨在深入研究项目的优缺点。
5. 保持气氛轻松。知道这是一次复盘会议已经够可怕的了。如果主持人在会议开始时没有让每个人都感到放松，那么，就不会达到预期的结果。当人们感到害怕和紧张时，他们的创造力和思维能力就会改变。结果，会议失败。

如何主持会议本身

当会议日到来时，主持人也应该做一些重要的事情，以获得预期的结果。

1. 鼓励每个人参与。主持人应该具备正确的技能，让每个人都能说话。通常，那些非常安静的人是那些思考得更深刻并有问题的答案的人。
2. 留下小工具。小工具对一个人的工作很有帮助。不幸的是，它们也可能分散注意力。对于主持人来说，重要的是要强调小工具（包括笔记本电脑）应该被抛在后面。他们被允许做笔记，但他们必须采用传统的纸笔方式。
3. 为团队提供特定具体的待办事项。团队应该始终认为，事后分析会议旨在提供可落地的方法来提高他们在未来项目中的效率。这些应该是具体的待办事项，而不仅仅是通用的“下次更好”或“改进你的工作”之类的东西。这些操作应该是像“提供一个使用看板视图的项目管理工具，以便更轻松地分配任务”这样的操作。
4. 以积极的观点开始会议。这对于帮助每个人敞开心扉非常重要。这让他们在倾听自己的优势时感觉良好，从而提高团队的士气。此外，团队在分享积极观点时不应受到限制。一切，无论它们有多小，都应该被传达出来。
5. 永远不要责备或指名道姓。请记住，事后会议是关于改进而不是指责。如果有人开始指责游戏或指名道姓，主持人应该警惕地切断那个人，并提醒他会议应该走的路。
6. 会议纪要应记录在案。这是出于文档目的。如果将来需要回到某个节点，总有一个参考可用。

结论

一个好的复盘会议有很多好处，这就是为什么无论出于何种原因都不应该放弃它。项目管理团队应该利用这种类型的会议作为他们提高绩效的一种方式，这反过来又使他们和公司受益。