Web项目经理手册-组织会议

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组织会议是项目经理日常工作中一项非常重要的工作任务,项目过程中很多重要的决定都是在会议中做出的,也有很多由于不成功的会议而对项目本身造成了不好的影响。

 

首先我们看看不成功的会议常常表现为哪些形式:

1、会议氛围不好,参与者发言不踊跃;

2、会议讨论常常偏离主题;

3、会议没有取得预期的结果;

4、会议时间常常一拖再拖。

这些不成功的会议最终的结果就是:既浪费了大家的宝贵时间又没有达到会议的目的,很多人都经历过这样的会议,对此也是深恶痛绝。

 

以下是根据我个人的经验,列出了会议组织者应该注意的问题,也可看作组织会议的最佳实践。

 

在列出最佳实践之前有三点我们必须要清楚:

1、会议是否会取得成功很大程度上取决于会议的组织者。只有组织得有力,会议才有可能取得成功,这是会议成功的充分条件。

2、会议的组织者和参与者的想法通常是不一致的,有时候甚至会大相径庭。所以不要希望会议的参与者和你一样,对会议有着如此的期待,对大多数参与者而言,在会议中他只是一个发表想法的人, 他不用对会议的成功承担责任。

3、以下十一条最佳实践是形式上的约定,具体的实施可以根据实际情况来做。

 

     组织会议的十一条最佳实践

1、只有需要开会时才开会。有时候两三个人单独小范围沟通会更加有效。

2、提前发出会议议程,以便会议参与者知道他们来做什么。

3、请对人很重要,不要把非必要的人召来开会,当然也不要漏掉那些关键人物。在确保必要人物都在的情况下一次会议参与者越少效果越好。

4、提前预约参与者的时间,以确保他们能按时到场。

5、会议的开场很重要。会议组织者要在开始前做好几件事情。通常我建议有几点要在开场时说:

  (1) 再一次强调会议的目标,我们来做什么。

  (2) 强调一下会议的基调。比如:本次会议是一个需求确认会,而非需求讨论会,主要是讨论做还是不做以及告知大家我们要做什么,而不要把太多的精力放在讨论如何做上面。

  (3) 说明一下会议的规则。如要发言,请举手;不要有小圈子讨论;不要打断别人的讲话,等别人说完你再说等等。

6、会议过程中时刻注意引导和控制会议,以确保会议按照目标进行。一次会议的氛围是否良好,讨论是否充分,好的引导至关重要。比如多提一些开放式的问题。

7、会议记录很重要,把一些结论和有价值的内容记录下来,这些是本次会议的重要成果之一。

8、会议要有结论。我们常在会议上听到有人说:"大家讨论了这么半天,结论呢?"。没有结论的会议是没有意义的。

9、会议后别忘发会议纪要,以及一些Action,什么人什么时候做什么。

10、会议后的action执行情况的反馈很重要。反馈是对会议参与者的尊重,同时也告知了会议的效果。否则会让大家感觉到这是一个可无可无的会议,大家以后参与的积极性也会降低。很多会议往往都不注意这一点。

11、按时结束的会议会受到所有人的欢迎。

 

      这十一条最佳实践,我认为适用于项目过程中的大多数会议,其他类型的会议也可以采用。

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