项目经理如何组织一个高效成功的会议？

项目经理如何组织一个高效成功的会议？

 

会议对于项目经理来说是一种重要的管理沟通渠道，如何开好一个高效的会议对项目来说至关重要，这考验项目经理的能力和经验，我们总结了以下开一个高效成功的会议技巧，供大家借鉴参考：

※ 如何才能够算一个成功的会议

1.有效：集思广益，解决个人无法完成或突破的问题。达到会议目标。

2.和谐：营造和谐气氛，大家对整个团队有安全感，信任感和认同感。

3.参与：每个参与会议的人都必须用心去关注会议内容。

4.效率：在会议规定的时间内完成，并形成结论和解决问题。

5.学习：参与会议的过程也是个体学习的过程。

 

※ 会议通知必须包含的内容

1.会议的名称：最好体现到Email主题上面一目了然；

2.会议的目的：背景是什么，是为了解决什么问题？

3.会议的时间和地点：时间地点必须明确，并且已经确认好；

4.会议的议程：分为几个阶段，每个阶段的重点和内容，规划的时间。

5.准备资料：会议相关的资料提前准备好；

6.参会的人员：哪些是必须参会者，哪些是非必须参会者。 

※ 会议的决议的追踪

1.什么事情；

2.由谁负责来完成；

3.什么时候完成，提交的成果是什么；

4.由谁负责跟踪；

※ 会议的议程的设计

1.由重要到不重要(刚开始成员注意力更集中)

2.由不尖锐到尖锐(刚开始讨论尖锐问题难以控制时间和破坏会议气氛)

3.由容易到困难

※ 会议主持人常犯的毛病

1.独占发言，占用大家的沟通和讨论时间

2.性格火爆，不能容纳他人意见

3.优柔寡断，难以控制会议过程

4.没有站立在中立方解决冲突而是加入到冲突中

5.不按照预先定义的会议计划进行，而人为操控和改变

 

※ 如何开场

1.首先要介绍会议的背景，会议是在什么样情况下召开的

2.介绍会议的目标，是为了解决什么问题

3.会议的整个议程，相关要讨论的事项和讨论的先后次序

※ 如何让大家愿意发言

1.营造欢乐，和谐的会议气氛

2.建立包容和安全的讨论环境

3.保持客观，对事不对人

4.主动出击，适时发问，营造发言的机会。

5.有效的倾听和良好的沟通

※ 会议记录的重要技巧

1.活用5W2H(what、where、when、who、why、how、how much)

2.掌握主词，动词和形容词

3.关键的数词和关键词一定要记录清楚

4.一言以蔽之

※ 会议主持人的重要工作

1.触动大家积极发言和讨论

2.控制会议中可能的冲突

3.控制会议时间，保证按会议计划进行

4.注意总结大家的发言，目的是要形成最终的决议

※ 会议中如何发言

1.相关发言一定要针对会议的主题

2.发言的内容要坦诚和客观

3.发言内容要准确，很好的表达自己的思路

4.发言过程不要贬低他人的看法，对不同意见要客观分析

※ 主持会议的原则

1.以人为本：主持人尊重与会人员，与会人员都能够表达自己的意见

2.停止操控：应该集思广益，而不是用职权控制会议结果

3.目标和过程兼得：在过程中达到目标，让每个人享受会议过程

4.对事不对人

5.感觉与理性兼顾

6.解决问题也要处理情绪。

项目经理要经常召开会议，整个会议影响因素很多，真正要开一个高效会议并不是一件容易的事情，需要长期的积累和锻炼。