采购到付款流程的优化指南

“采购到付款”（P2P）这个词可能会让你联想到复杂的金融交易和流程。从某种意义上说，你是对的。 但是仔细想想，实际的应付账款概念其实相当简单。

用最通俗的话讲，采购到付款周期只不过是公司针对原材料和服务进行询价、采购、收货和付款的过程。理论上和名义上都是如此。

在现实生活中，采购到付款的过程往往糅合了错综复杂的信息和义务。如果管理失当，这些信息和义务可能会拖累公司，拖累资源。当“采购到付款”周期达到应付账款最后的步骤时，事情会变得非常乏味。

让我们来看看采购到付款周期中的不同步骤，并对各步骤的内容进行分解。

简而言之，你可以期望你的采购到付款周期是这样的：

供应管理：指围绕与供应商保持联系以及作为客户管理与供应商关系的所有做法和习惯。供应管理对于保持供应链平稳运行和确保日常运营平稳运行至关重要。没有什么比供应问题更能让一家公司的运营能力崩溃的了。

供应商选择：供应商选择是指为选择合适供应商进行的所有比较研究。因为最佳供应商会是长期合作伙伴，所以这是采购到付款周期非常重要的组成部分。手动选择供应商的成功执行通常需要花费大量的公司时间和资源。

请购：请购是获得部门领导或公司领导的内部批准，以订购必要的原材料或服务的过程。在许多公司，这是手动P2P周期中最复杂的步骤之一，伴随着签名丢失，部门主管需要时不在，以及其他手动问题。

采购订单：采购团队随后创建采购订单。这是一份正式的文件，详细说明订单细节，这样你的供应商就能正确且准确地填写。

收货：采购到付款周期的收货阶段是指实际接收已订购原材料或服务的过程。

发票对账：发票对账是指比较发票和采购订单的行为，目的是确保所有内容相匹配，你的供应商向你收取适当的费用。(这通常是开发票过程中最乏味的内容之一，也是使用支付解决方案实现采购到付款过程自动化的主要原因之一。)

应付账款：这是采购到付款周期中的最后一步，涉及处理采购订单的付款，确保付款及时发出，以及将付款记录到你的会计系统中。(应付账款步骤也是采购周期自动化另一个很好的理由。)

采购软件如何提高“采购到付款”的效率？

随着企业了解更多关于使用采购软件的收益和节省成本的机会的信息，像8Manage SRM这样的现代采购管理软件越来越受欢迎。

从采购到付款的软件在单个界面中集成了采购申请、采购订单、收货和发票。从采购到付款的自动化可以简化流程，优化支出，提高合规性，降低成本并降低风险。8Manage SRM全面的采购到付款解决方案提供了许多功能，包括：

1、采购申请和批准

企业提交采购申请并进行采购立项。8Manage 可为不同的采购申请设置不同的审批流程，并按照不同的采购类别或供应商等级等条件分派不同的采购负责人。

系统还支持拼单与批量订单，极大地减少采购人员处理订单的工作量和提高采购效率。

2、采购订单管理

8Manage SRM系统可自动生成采购订单，通过供应商自助平台或电子邮件自动发送给供应商，供应商可在线接收和审批采购订单。系统实时记录采购订单的整个执行过程，所有的执行问题都可追溯缘由。

3、数字化供应商管理

供应商管理中的关键步骤之一是能够快速找到合适供应商，并附带完整的历史交易记录，以支持商务决策。

8Manage 提供实时的 360° 供应商信息管理，以增强你发现供应商并与之合作的能力。系统对新供应商进行资质验证管理，以及对现有供应商进行绩效管理 。每发生一笔交易，系统都会自动获取并更新相关指标的绩效信息。

4、发票匹配

供应商可根据此采购订单的付款条件自动生成电子发票，8Manage 会把此电子发票自动发给企业的采购负责人并触发此电子发票的审批流程。审批通过后，系统自动生成此发票的付款申请并自动将此付款申请发送给供应商。

5、采购数据分析

从采购申请到发票批准，8Manage SRM具有流程透明度和对每个流程的可见性。你可以立即调出任何任务的状态，分析供应商绩效指标，以及通过自定义报告和分析进行更多操作。