利用项目管理软件应对常见的项目资源挑战

当说起资源规划时，听到最多的词就是 “混乱”。要管理好不断变化的多个项目，如果没有正确的工具、技术和信息，难免会感到力不从心。

资源规划不当会导致很多问题。或者说，有效的资源规划非常困难。本文总结了一些企业现在可能面临的资源规划挑战：

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1、“团队正在发展，但我不清楚每个人做什么”

透明度对于有效的资源管理很重要。你需要知道谁有空，他们的技能是什么、是否被指定用于其他项目。如果没有这些信息，项目计划就会成为空中楼阁。这将削弱项目经理交付预期项目成果的能力。

2、“没有将技能合适人员与匹配到相关项目”

资源规划就是在正确的时间将正确的人员分配到正确的项目上。如果没有资源规划流程，就无法始终做到这一点。于是，你会指派那些技能不达标、无法胜任任务的人员。或者恰恰相反，指派的资源资质过高，而花费却超出了需要。无论哪种情况，预算和项目的成功都会面临风险。

3、“没有充分利用员工”

这一挑战是指资源没有得到充分利用。例如，从事低价值项目，或参与本可分配给他人的繁忙工作。这就意味着大材小用或者没有物尽其用。这就好比买了一块劳力士来拿来当镇纸。

4、“常常临时将人员分配到项目中”

临时分配是指在分配资源的过程中没有策略。随意分配资源，没有对技能需求、新需求、项目目标等进行分析。如果企业只是按照先到先得的原则运作，即第一个提出资源要求的人就能得到资源，最终可能会损害项目效率和利润率。如果对资源有多种需求，就应该对项目进行优先排序。这样可以确保资源的最佳利用率——将 MVP 分配给对务最有帮助的项目。

5、“我们的计费效率还可以更高”

团队并不是每天 100% 的时间都花在项目上。他们通常还要处理大量的行政事务，如会议、电子邮件，还要吃午饭等等。因此，你需要一种合理方法来计算出他们到底有多少时间可以用于项目。过高估计资源能力可能会导致计划延误。

6、“我们使用的是互不关联的工具，需要大量管理”

有些企业试图跟踪和规划资源，但却没有使用正确的工具。无休止滚动的电子表格、手工计算、猜测分配等等都会降低效率。合适的资源管理工具可以让你直观地了解资源情况，一目了然地查看可用性，并能简单地拖放资源进行分配。这样可以节省管理时间，更容易为项目找到合适的人员。

如果企业面临上述挑战之一，是时候重新审视资源规划管理了。

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利用专业资源规划工具和技术

正如上面提到的，使用正确的工具可以更轻松地进行资源规划。如果在使用电子表格管理资源时遇到困难，那么专业的资源规划软件会有所帮助。

8Manage PM项目管理软件是一个端到端管理项目全流程的解决方案，其中资源管理工具是其最有效的工具之一，有助于解决上述谈到的那些挑战。它消除了预测中的猜测，也消除了规划和管理资源中的手动工作。这意味着项目经理可以有效地管理多个项目，并每次都能建立最合适的项目团队。

● 计划和调度，了解可用资源和可用时间
● 评估每个人的可用技能和项目所需技能
● 资源利用，了解何时何地投入资源
● 确定最需要关注和专业技能的优先计划
● 项目与非项目工时填报，实时资源成本计算
● 项目资源跟踪分布，及时冲突预警

除了支持上述功能外，8Manage 资源管理还确保项目经理按需、实时了解人力资源和非人力资源，从而提高他们处理资源冲突的能力和对交付的控制能力。了解更多8Manage PM项目管理软件的优势，如实时进度跟踪、精细化成本管理、高度可视化等，请联系我们申请免费试用。