如何为团队制定理想的看板工作流程？

看板使用起来很简单，但对团队来说却是一个强大的工具。看板创建了一个可视化的工作流程，展示了团队如何协同工作以及工作是如何完成的。这种工作流程可以让团队了解每个项目阶段的效率，从而帮助团队提高生产力。

从历史上看，看板多用于制造和开发团队，但现在各行各业的经理们在看到该工具的实用性后也开始使用看板。本文将展示如何建立一个专业的看板工作流程，为你的团队发挥效用。

什么是看板工作流程？

看板工作流程是一种工作管理系统，允许企业使用看板工具和原则来管理工作流程。看板工作流程可以管理任何类型的业务流程，这也是其被制造业、软件开发、市场营销等行业的企业广泛使用的原因。

为此，你需要定制看板栏目，使每个栏目代表流程或工作流程的一个阶段。然后，可以用看板卡来代表任务，当任务经过不同的工作流程阶段时，就在看板列中移动这些任务。

8Manage 看板,高亚科技

8Manage 看板是一款可视化的项目管理软件，帮助管理者将任务分配给团队成员、监控成本、跟踪他们的进度并自动化工作流程。此外，管理者还可以使用甘特图、项目仪表板、时间表和许多其他工具来规划、安排和跟踪业务流程。

什么是看板工作流程管理？

建立管理组织业务流程的看板工作流程系统只是第一步。接下来，需要采取以下措施监督其实施：

● 让团队了解看板方法的原则和最佳实践
● 分配活动所需的资源，并确保在需要时可以使用这些资源
● 管理劳动力、材料和设备等资源的成本
● 确定在制品（WIP）限额，避免瓶颈问题
● 确定关键绩效指标
● 通过计算活动准备时间和其他指标来监控团队绩效
● 管理经常性任务
● 平衡团队的工作量，避免团队成员过度分配任务

看板工作流程示例

如前所述，创建看板工作流程有数百种可能性，以下是一些示例，希望能对你创建自己的看板工作流程有所启发。

项目管理看板工作流程示例

项目可以简单定义为在规定时间内执行的一系列活动。例如，市场营销活动符合这些要求，因此可以被视为一个项目。

在本例中，看板栏目定义了所有营销活动必须经历的四个工作流程阶段：“待做、设计中、制作中和准备审批”。

通过看板，营销经理可以为团队成员分配任务、分配资源、跟踪到期日期，并为所有这些活动分配优先级。此外，8Manage系统的看板还支持跟踪这些活动的成本、跟踪其完成百分比、与团队成员在线协作等。

制造业看板工作流程示例

除了项目管理应用，看板还可用于管理正在进行的活动，如制造团队的日常运作。这个制造业看板工作流程示例的工作原理与上一个示例几乎相同，但在本例中，看板卡代表的是制造团队成员为生产产品而执行的任务。

8Manage 看板,高亚科技

如何快速创建看板工作流程？

看板很容易设置，但首先必须了解其机制。

1、添加团队成员

首先，采用一个看板软件，如8Manage看板，进入该软件后，邀请所有团队成员，以便他们能够与你合作完成项目。

你还可以邀请利益相关者，让他们能随时了解情况。不过最好是等工作流程构建完毕后再邀请，这样他们第一次登录时就可以查看到一些内容。

8Manage看板可让你随时轻松邀请新成员加入工作区，并为每个新团队成员提供不同的权限级别。你可以控制谁在工作区内看到什么。

2、创建新的看板项目

团队成员被邀请加入工作区后，需要创建第一个项目来容纳工作流程。创建项目时可以为新项目命名，并选择谁将负责该项目。所有的项目规划细节都可以在稍后进行编辑。最重要的是你启动了一个新项目，可以开始构建工作流程。

3、添加所有任务

在默认的板屏幕上，你将看到已经三列：待办事项，正在进行和已完成。

首先将团队的所有任务添加到“待办事项”中，为每个新任务命名并为其创建看板卡。你还可以单击每个任务并添加有关此任务的更多信息，以便团队成员在开始工作时拥有所需的信息。

4、创建自定义列

通过创建自定义列来表示工作流程的每个阶段。比如在软件开发项目中，可以创建“需求、设计、实现、测试、验收”这几个看板列。

5、分配工作

当看板列已定制为反映此工作流程的独特阶段后，你可以将任务分配给团队成员，并在他们流经看板列时跟踪他们的进度。

8Manage 看板允许跟踪组成团队工作流程的任务的详细信息，如优先级、完成百分比、截止日期、受让人等。此外，系统还提供出色的看板工作流程管理功能，如任务调度、工作流程自动化设置、成本和资源跟踪以及实时协作。

除了看板之外，8Manage系统还提供了一套实用的项目管理工具，其中包括用于制定项目计划的甘特图、用于跟踪工作时间的时间表以及用于分析团队生产力的项目报告，全力帮助管理者做出更好的决策并成功完成项目。