合适的人员、项目与时间：如何高效配置项目资源

有效的资源分配对于项目成功必不可少。采取周到的资源分配方法，可以为项目创造一个理想的执行环境，确保按时交付高质量的成果，进而提升企业的声誉和盈利能力。

不优先考虑资源分配，会发生什么情况？

对于一些企业主和经理来说，在企业中建立资源管理功能似乎没有必要，甚至认为花钱购买资源管理软件是一种资源浪费。

然而，这种想法是短视的，因为尽管初步的资源配置可能需要一定的资金和努力，但长远来看，这将是一种具有回报性的战略投资。

忽视资源配置的重要性，企业可能会承担不必要的风险。如果企业不将资源配置视为项目管理的关键组成部分，可能会遭遇以下不利后果：

1、技能或人员短缺

缺乏资源预测能力的组织可能无法及时识别项目执行过程中可能出现的人力资源短缺。

当现有资源无法满足项目需求时，组织可能面临紧急招募新员工的压力，这不仅可能导致项目延期，而且新员工的培训和适应也需要时间。

2、技能不匹配

设想一个软件开发人员被指派撰写一个以唐朝为背景的爱情故事，那么这个事情大概率会失败。

尽管这个假设可能显得荒谬，但在现实生活中，如果企业做出错误的配置选择，也可能会遭遇类似的情况。这强调了将员工分配到与其专业技能不匹配的任务上可能导致的失败。

3、过度分配和分配不足

缺乏及时和准确的资源规划可能导致资源分配的不均衡。一方面，员工可能因承担过多项目而感到压力和倦怠，这不仅影响生产力，还可能导致高离职率；另一方面，资源分配不足会导致项目延期和团队士气的下降。

而有效的资源分配则有助于管理个人和团队的工作量，并避免项目调度阶段出现错位。

4、有害的团队文化

资源规划不善可能导致团队文化受损，压力、缺乏意义和误解可能引发人际冲突，甚至导致优秀员工的流失。

在正确的时间，在正确的项目上安排正确的人

《从优秀到卓越》一书中提到，卓越的组织往往以“谁”而非“什么”作为其发展的起点。这表明，这些组织首先聚焦于招募合适的人才，而非立即确定其业务方向。

该书作者进一步阐述，虽然战略方向的调整相对容易实现，但找到能够组成优秀团队、有上进心、不需要严格管理的合适人才却不那么容易。

得益于技术的发展，资源分配的复杂性已大幅降低。当前市场上存在众多资源分配工具，它们使得规划、调度和分配项目资源变得更加便捷。

例如，8Manage PM是一款综合性的项目管理软件，它允许用户全面审视历史、当前以及未来的所有项目情况，评估员工的可用性和专业技能。通过该软件，用户能够预订资源、设置占位符，甚至进行未来情景的预测与规划。

借助8Manage PM项目管理软件，企业可以实现无缝资源管理。将所有资源存储在一个地方，并确保每个人都在同一页面上进行实时审批、优先目标和任务以及共享团队日历。更重要的是，通过8Manage PM的时间跟踪功能和预建报告，你可以一目了然地分析当前资源，单击几下即可重新组织和确定优先级。

8Manage PM的项目资源管理还提供内置的工时表、实时时间跟踪和费用跟踪。通过8Manage集成报表功能收集数据，有助分析团队成员的工作量、团队利用率、实际与计划时间对比、项目预算或企业的投资回报率。