使用电子表格处理采购订单，为什么不可行？

商业软件领域不断发展和创新，长期以来致力于消除办公环境中广泛使用的电子表格。

提升业务流程，使其更迅速、更透明、在必要时更易于修正，已成为一项重要的商业活动。您和您的上级管理层都清楚地认识到这一普遍需求，但您的公司仍然在使用电子表格。

无论是运营、市场营销还是销售部门，所有这些领域都可能依赖于电子表格。情况还不止于此——甚至财务部门也在继续使用Excel。这种做法正在引发一些问题。

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使用电子表格处理采购订单的弊端

当使用Excel电子表格作为主要功能工具时，有 4 个值得关注的方面——更准确地说，是操作性问题。这些问题包括：

1、数据不一致性

当使用多个电子表格时，可能会出现数据差异。这种情况会导致操作混乱。例如，如果财务部门由于部门规模庞大而使用了多个电子表格，经过分析后发现数字不一致，确定哪个数据是准确的将耗费宝贵的时间。

2、浪费个人时间

电子表格浪费个人时间，它迫使用户投入更多时间来组织和分析数据。如果他们能够使用更先进的管理软件，就不必花费如此多的时间。

3、错误难以及时发现

错误通常在何时被察觉？答案是：往往在为时已晚之际。在电子表格中筛选和分析大量数据不仅过程缓慢（在最佳情况下），而且极易引发错误。此外，主动承担此项任务的员工数量通常不多，可以肯定地说，此类任务通常不会吸引大量主动工作者。

4、浪费企业时间

电子表格对企业时间的消耗是显著的。对于那些不得不使用电子表格的员工而言，这一过程往往缓慢，导致其所在的部门——此处特指财务部门——将集体耗费更长的时间来完成既定任务。

虽然这看似一个简单而直观的逻辑联系，但其潜在影响可能极为深远。例如，如果财务部门需要更多时间来完成月末报告，那么整个组织的运营节奏将受到影响，这种延误往往伴随着高昂的成本。

电子表格与采购部门

电子表格在采购部门的应用同样值得关注。实际上，采购部门在处理采购订单及整个采购流程时使用电子表格，其问题与财务部门相似，同样是一个不明智的选择。

原因何在？简而言之，电子表格的缓慢和易错特性意味着采购部门理应获得更为高效和可靠的解决方案。通过对财务部门的快速分析，我们可以得出类似的结论：电子表格在采购流程中的应用不仅效率低下，而且容易出错，采购部门的工作流程需要更先进的工具来优化和提升。

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那么，我们可以做什么呢？简单来说，应当开始使用采购管理软件。

采购管理软件不仅有助于预防错误的发生，更为关键的是，经过精心设计的软件能够消除电子表格固有的时间浪费问题。例如，8Manage SRM采购管理软件能够清晰地展示所有采购申请、审批流程和预算情况，并提供多样化的报告选项。

● 报价单的生成与管理：8Manage SRM提允许用户向多个供应商发送报价单，接收并对比报价，简化了整个报价流程。
● 采购订单的创建与审批：该软件确保采购订单信息的实时更新，并与预设的审批流程自动关联，保障了采购流程的流畅性和合规性。
● 电子文档的发送：8Manage支持电子签名和电子盖章功能，使得采购订单可以通过电子方式安全、便捷地传递给供应商。
● 三向匹配的准确性：8Manage通过将货物收据（GRN）、采购订单和发票进行精确匹配，确保了对供应商的支付既准确又及时。
● 报告与分析功能：8Manage SRM具备强大的报告和分析工具，能够生成包括支出分析、供应商绩效评估以及库存管理在内的多种报告，为用户提供了深入的业务洞察。

该软件通过提供明确的审计跟踪，以及随时实时查看公司支出，使得低效率的电子表格成为历史，节省了采购时间，同时确保了采购流程的透明度和准确性。

除了订单管理，8Manage SRM采购管理软件还支持供应商全生命周期管理、在线电子招投标、产品信息管理等，全面助力企业的采购效益最大化提升。更多出色的采购管理方案，可联系我们申请免费试用。