项目经理：比效率低更可怕的是这件事……

技术出身，目前在做项目管理。做项目感觉每天从早到晚不停的电话，协调。每日自己制定的工作计划，最后能实施做完的就没几个，感觉效率极低。最后工程进度推进也差强人意，领导对此不认可，自己也觉得自己跟low，怎样才能提高效率减少一直被打断这种状态。

题主的这个问题，大家应该都经历过。其实我觉得根本的原因，是没有建立底层框架和思维。导致你在实际工作的时候不知道从哪里抓起。

做技术管好自己的事就好，但做项目经理，会发现你突然多了很多杂事，感觉每一件都非常重要。

这个时候该怎么办？

问度娘收集一些零散的问题，发现下次换一个问题又不知道怎么做。其实和技术一样，管理也有属于自己的知识体系，会出现混乱低效的情况，就是因为你对要做的事没有一点概念。

就好比小时候妈妈叫你去买酱油，可你连酱油长啥样都不认识，只能买回来你爱吃的零食。

而且我相信大家都看到很多时间管理的文章，但大部分人在做时间管理的时候，都是在用“番茄时间管理法”等方法努力提高单位时间的使用效率，以达到在同等时间内聚集更多注意力的结果。

但事实上，如果你方向错了，盲目追求单位时间的效率，但还是没找到解决问题的本质。忽略了提高「效能」一味追求「效率」，结果往往跑的越快，错的越远。

正如我的偶像管理学之父彼得·德鲁克所说：“没有比高效率做无用功更无用的事了。”

所以解决问题的第一步，先提升时间效能（构建底层知识体系）；第二步再提高时间效率。

你一定会在任何领域快速成长！

一、什么是知识体系？

01 为什么要建立知识体系？

小原是一名施工企业老板的司机，找领导争取机会，申请上工地去学习适应两天；

在此之前他没有经历任何现场的施工和项目经验，但回来后他很开心的发现现场的一些问题其实自己有很多都懂，也上手很快！

这是为啥？

首先是因为他是个积极的人，自己考了二建，后来又向领导争取到了机会去现场评标化，把备考二建的那些知识在现场看的时候都得到验证，想象中的知识，结合现场实践吸收。

如果只停留在考证理论上，他对工地的具体工作不会有概念；

如果没有理论，对于行业新人而言，他也只能站在边上干看，专业名词听不懂，技术点也看不明白，在工地跑两天也只能一无所获。

这也就是我为什么说，想要提高工作效能，底层的知识体系很重要！

与其花更多的时间在工作中摸索，不如先在前人的优秀总结上做实践和验证。

竞争激烈的时代，改变现状的办法就是3个字：“对”、“快”、“稳”。

用对的方法，以最高的效率达成目标。无疑，知识体系是你解决问题的根本。

02 什么是知识体系？

在我自己定义中，知识体系是和碎片化知识相对应地概念，是具有高度有序地知识集合。

也就是它的组成部分应该是，大量的知识点+有序的结构。

什么是「有序」？

你一定见过这样的人：对某个领域非常精通，无论问他什么问题，他都能从你的话题切入，旁征博引，将大量的原理、机制、知识点……一一娓娓道来，清晰而严谨。

这就是「有序」

——  在他脑海中，所有的知识点都链接在一起。他知道某一个知识点「应该放在哪里」，也知道「它会通向何方」。

如果说碎片知识是一张张街景的速写，那知识体系就是一副完整的地图。

那对于项目经理而言，要怎么有效地搭建自己的知识体系？有什么好的书籍推荐？

今天不多分享，我只分享一本书。对我而言，PMP的教材《PMBOK》，就是这样一本书。

《PMBOK》的全名是Project Management Body Of Knowledge，本质就是知识体系（body of knowledge）。目前对项目管理知识体系归纳的最为完整和系统的一本书，没有之一。

它的作用就是告诉学习这套理论的人，应该做哪些事，可以用什么方法，应该得到什么结果。

我在接下来的内容里面，也会分享几个这本书中提到的工具和方法。

至于怎么建立知识体系，最简单的方式是报名课程，在别人的经验基础上获取系统化的知识，这个方式效率最高，也最有效。

但如果你比较愿意且时间比较充足想要自己研究，我也会计划写一篇关于如何构建知识体系的内容，这里就不展开讲了，只分享一个基本原则：

不要用碎片化的时间学习碎片化的知识。

但你可以用碎片化的时间学习系统化的知识，也能用整块的时间学习系统的知识。

搭建知识体系的目的，从底层改变你对某些事情的认知，从而找到对的方向。

二、先提升时间管理的效能，再提高时间管理的效率。

01 怎么样才算真正的时间管理？

专注于效能而不是效率的管理才是时间管理的本质。

我们先来区分一下，时间管理的效率和效能有啥区别。

时间管理的效能：时间的利用与目标实现之间的一致性。

所以，它关注的是“正确的方向”。

也就是劲儿使对地方，也是为什么我要先讲构建知识体系，因为知识体系的构建，就是让你知道为了实现目标应该怎么做，在心里有一把度量尺。

时间的使用效率：单位时间内完成的工作量。

更专注我完成一项任务所需要的时间。提高效率的方法比较简单，比如提高专注力等等。

真正难的时候提高效能，高效的完成正确的事情。

那些能有日理万机还游刃有余的项目经理，在做时间管理时，他关注的不是时间的使用效率，而是时间的使用效能。

你的时间花在哪里，结果就在哪里。所以只有当你的时间流向和最后要取得的目标成果保持一致时，才能把时间管理的效能发挥到最大化。如果相反，则相互抵消，效率越高，错的越远。

这个道理你画个数轴就能懂了，方向为+3，时间为-4（数字越大，效率越高），二者相加得-1，结果更差。

02 怎么提高效能？

从这里开始，是基于你已经构建了自己的知识体系，就拿项目管理来说，你可以很好的使用各种项目管理工具的前提下。

提高效能只有2步：

1、找出最重要的事

2、让你的时间和你的目标流向一致

具体怎么做？

（1）找出最重要的事。

你说你很忙，难道还能忙过乔布斯？那为什么人家的效率那么高？其实本质是因为你有太多重要的事，你觉得每件事都很重要。

这里就要用到《PMBOK》中的一个结构化工具「优先矩阵」，为你的任务做优先级排序。

按照下面的表格对自己的工作任务进行分类。

然后问问自己，如果工作时间砍半，你现在一定要做的事是什么？以此确定出最重要的1件（最好不超过3件）事来执行！

（2）让时间和目标流向一致

作为项目经理，为了让团队的目标和时间都保持一致，你需要解决几个问题：

1-你的团队成员不知道项目包括什么具体的工作，你该怎么办？

2-你的团队不知道自己在项目中的职责，你该怎么办？

3-你的团队不清楚项目各项具体工作时间安排，你怎么办

而这三个问题，同样有对应的解决办法。

以上的工具是我基于《PMBOK》中选取的几个，由于篇幅问题，更多结构化思维的工具使用及适用范围，也会计划在后期来给大家做个分享！

三、写在最后

提高工作效率并做好时间管理的本质是提高你的效能。

而提高效能的前提是你能快速发现问题，并从脑海中检索出解决办法；

这个检索的对象，就是你的知识体系，体系越完善，你能得到解决方案的速度也就越快。

有些人就总能给你一种安心的感觉，他做事有章法，尽管偶尔会出错，但你仍然相信他；

还有些人，虽然感觉连续表现都很优秀，但每次取得成绩都让你感觉摸不着头脑，总觉得事因为运气，因为他自己也不知道自己为啥得到这个成绩，也不知道自己下一次会不会失败。

这是因为真正优秀的人，在任何条件下都能保证稳定的输出。

而构建知识体系就是为了稳定高效的解决问题。

现在还在被杂事缠身的你，先搞定自己的知识体系，基础打好再做上层建筑，这是小孩玩积木都懂的道理。

你构建好了自己的知识体系，保证完成工作的正确性，提升了时间管理的效能，你就能在正确的道路上行走；

接下来，如果还能继续提升时间的使用效率，就可以在正确的路上狂奔。

对于项目经理而言，知识体系构建只需要吃透《PMBOK》这一本书就够了，如果你想“以考促学”，通过考取PMP证书来系统学习这些项目管理方法论、工具、技巧、流程等内容的使用，也欢迎找老原。

*原创文章，未经授权请勿转载

——

我是「项目经理老原」，每天都会有项目管理案例干货分享。