什么是『知识管理系统』？为什么企业需要搭建知识管理系统？

你的企业或团队在知识迁移的过程中有遇到过以下问题吗？

1、花费过长时间的员工培训：当新员工入职时，传统的培训方法可能需要大量时间和资源。而且，由于知识可能分散在各种文档、手册和资源中，培训过程变得更加复杂。这导致培训过程的时间延长，影响了生产力和效率。

2、知识手册存在困惑：有时候，即使有知识手册，员工在阅读时仍然会感到困惑。可能存在信息不清晰、缺乏实际示例或缺乏交互性的问题。这会导致员工对工作流程或产品使用方面的理解不够准确，影响了工作质量和客户满意度。

为解决这些问题，企业需要一种方法来清晰地传递知识给员工和客户，使他们能够独立地处理工作和使用产品。知识管理系统是一种解决方案。通过搭建知识管理系统，企业可以解决知识迁移问题，提高培训效率，并为员工和客户提供易于访问和使用的知识资源。

一、什么是知识管理系统？

知识管理系统是帮助您更有效地管理和传输知识的软件。它通过两种方式帮助企业/团队做到这一点：

1. 通过可查找的数字指南为员工提供支持

2. 通过基础知识支持员工培训

它将所有公司信息集中在一个位置，并允许您收录、编目这些知识并将其传递给其他用户。

二、主要特性和功能

知识管理系统有三大主要功能。

借助知识管理系统，您可以创建、组织和共享数字指南。这些数字指南不仅仅是 PDF、Word 文档或 SharePoint 文章，还有企业所需的交互式清单、工作流文章等。

您在知识管理系统中创建的数字指南具有交互元素。这可能意味着你所建立的知识内容可以包含可折叠部分、弹出窗口、链接、附件或其他元素，使最终用户更容易快速获取所需的信息，以便他们可以处理任务。

最后，数字指南的目标是帮助所需用户能够学会自主执行工作，而无需寻求其他帮助。那么这个时候就需要使知识库有着清晰分类、实时更新、便于进行查找索引的动态内容了。

1. 数字指南（员工手册）

知识迁移的一部分是培训您的员工该做什么。拥有连接到数字指南的集成课程可帮助您更好地形成完善的学习。

基础课程为进一步培训奠定了基础。它们提供背景信息、入职须知、工作sop等，让您的员工能够准备好自主处理任务。

在知识管理系统中，您可以上传基础课程。员工可以在入职或其他持续发展培训之前或期间参加这些按需课程，提高新员工的工作效率和工作能力。

3. 用户分析

知识管理系统的一个关键功能是用户分析和搜索报告。

• 他们使用什么关键字来搜索您的平台？

• 他们最常浏览哪些文章？

• 员工的基础课程学习进度？

知识管理系统具有用户分析和搜索报告功能，可以帮助企业了解用户的搜索行为和浏览偏好，从而找出知识差距和改进的地方。它还可以帮助企业确定员工在使用知识库时的错误或困惑，并进行相应的改进和培训。

三、其他工具

除了这三个关键功能之外，知识管理系统还有其他附加工具，可帮助确保您有效地将知识传授给用户。

使知识迁移更顺畅的一些附加功能包括：

1、评论和反馈

知识管理系统具有反馈循环，以便知识库创建者和阅读用户可以进行沟通交流。最终用户可以在知识文章下提供反馈和建议。然后，内容作者可以根据反馈做出响应并进行更改。

例如，知识库创建者可以在文章末尾设置点赞/点踩，以及提供用户表单反馈提交入口，让用户有机会可以指出该文章内容是否有帮助，或者提出知识库中令人困惑的步骤以及文章中的信息已过时/不准确。

2、浏览器扩展

浏览器扩展允许员工在 Web 窗口中工作时访问知识库。这意味着员工可以随时地进入知识库进行学习，且不用担心数据会丢失。

3、多端访问

知识管理系统允许用户在PC端、移动端（比如手机、ipad等）随时随地都可进入知识库进行学习，不用受设备的限制。

4、AI智能搜索回答
在有目标地进入知识库学习时，面对繁多冗杂的信息，即使有着明晰的目录分类，我们找起来也需要一定的时间。此时，知识管理系统里的搜索引擎便起到很大的作用——输入所需关键词，便可迅速定位找到解决问题的方法。值得一提的是，在此基础之上，现如今有的知识管理系统已经推出基于文档的AI智能搜索回答，更快、更精准地帮助用户找到问题答案。

四、您可以在知识管理系统中存储什么？

您的知识管理系统是一个集中知识库，用于存储公司的所有信息和资源。您在知识管理系统中搭建的知识库包括用户需要能够访问的任何资源，并将帮助您的用户学会执行某些操作。

可以在知识管理系统中存储的一些不同类型的文档包括：

• 员工手册

• 公司政策

• 工作流程

• 参考指南

• 工作清单

• 基础课程

五、知识管理系统的用例

1、为什么需要知识管理系统？你会如何使用它？

知识管理系统可帮助您应对挑战，例如：

• 变更管理（转型和适应性变革）

• 文档管理

• 知识管理

• 员工入职

• 员工培训（持续学习）)

• 员工支持

作为知识管理软件，知识管理系统几乎可以帮助任何企业。它可以帮助需要管理知识并将其从专家传授给员工和/或客户的企业。

2、知识管理系统特别有用的一些企业包括：

• 后台运营

• 呼叫中心、联络中心和客户支持

• 教育

• 金融机构（即银行和信用合作社）

• 保健和医疗

• 科技

• 旅游业

• 跨境电商

当然，如果您正在为员工支持、知识管理、培训等创建业务战略，无论您的行业如何，您都可以使用知识管理系统。

3、知识管理系统的优势

在传授知识方面，知识管理系统具有许多优势。其中一些好处包括：

• 减少任务时间

• 更快地适应变化

• 提高一致性

• 更快地扩展团队

• 缩短培训时间

• 提高敏捷性

六、通过正确的知识迁移策略助力企业发展

当您将知识管理系统与正确的知识转移方法配对时，企业/团队的工作效率将会大大提高。

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