IT项目管理——分析与工具

本篇首先讨论一个与同学合作完成一个促进班级间互动交流的微信公众号的项目，利用WBS和甘特图两个工具指定项目章程和项目管理计划，以指导项目的实施和运营。接下来用思维导图描述上述项目策划研讨会的会议记录，并对该记录方法的优缺点进行评价。

 

WBS（工作分解结构）将项目按工作阶段可交付成果分解成较小的、更易于管理的组成部分。我将本项目分为项目范围定义、分工与实施、试运行三个大部分。项目范围定义分为确定项目范围和准备资源两部分，即需要做哪些任务、为完成这些任务需要准备哪些资源。做好了范围确定和资源准备后，即可开始分工与实施。首先将任务分派到个人，然后开始公众号栏目设计与内容准备，这部分可以与公众号申请与审核并行进行，以节省时间。准备好内容并开通公众号后，即可将内容发布，同时配以宣传推送，以推广其使用。至此分工与实施部分完成，接下来进入试运行部分，该部分分两个子任务，分别是收集评价与反馈，并据此不断迭代改进。按时间轴将上述内容排序，绘制甘特图如下：

 

其中项目范围的确定和任务分配不包含实质内容的产出，通常一两次会议即可敲定，而准备资源则需要较长的时期。初始内容的准备依赖于公众号的栏目设计，因此两者是顺序关系，而从分配好任务开始负责公众号开通的人即可开始工作，与前两个任务并行，审核不受项目组人员控制，需留出足够时间。准备好内容并获得公众号后，发布几乎是瞬时的事情，而宣传推广工作与之同时开始，却需要一定的时间。当宣传推广进行到一半时，假设拥有了一定的用户，这时就正式进入了试运行阶段，收集反馈评价与迭代改进是并行、连续不断进行的，可根据用户意见进行有针对性的改进，以提升产品满意度。

 

以本年级微信公众号项目为例，会议主要讨论了项目目标和运营方式，并为此指定了项目管理计划，代表会议主要内容的思维导图如下所示：

项目的主要目标是开发一个帮助加强班级间了解并促进交流活动的微信公众号。在运营上，首先由项目组内成员完成开发并填充初始内容，然后面向全年级不同班级同学进行推广。在试运行阶段收集反馈与改进的同时，鼓励不同班的同学（公众号用户）产出内容，进而自然地促进班级间了解、交流，并借助公众号平台组织一些线下的联合活动，线上线下联动促进不同班级同学的交流合作。项目管理规划方面，与之前的描述一致。

可以看到，用思维导图的形式记录会议内容，具有简练、层次结构清晰的优点，一目了然地表达了会议的主干内容及其逻辑关系。但相比较传统的文字记录的形式，具体细分部分的描述则不够详细，同时比较项目管理计划的甘特图，思维导图不能很好地表示时序信息，也难以附加执行人、里程碑等信息，可作为一个项目概览，但足以指导项目的具体实施。可综合上述优缺点，对每个部分附加详细的文字描述，并结合WBS和甘特图等工具，更具体地描述项目计划，指导项目实施。