作者:花生酱先生
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一、为什么要沟通汇报
在实际工作中,沟通汇报是很重要一部分。
一个是对于考核业绩的影响,再一个是跟领导距离的拉近,为以后争取资源是由很大关系的。
但是事实上很多人都忽略,或者觉得枯燥无聊,没难度又没提升。
其实不然,在团队协作的过程中,信息衰减是很致命的。
很多人很有能力,做10分,说6分,领导只看到5分。
有的人很懂汇报,做9分,说8分,领导能看到7分。
所以汇报可以说是尤为重要的一部分。
很多产品经理的状态是:从领导那拿到了尚方宝剑后,急急忙忙开始东砍西砍。
但是即使再用心,领导也觉得微不足道。最后搞不好领导还不满意,就更加的心理不平衡了。
汇报缺乏逻辑、没有规划,导致付出的工作没有得到相应的回报,就太可惜了。
所以我们要看看汇报是怎么一回事,我们要怎么对付它。
笔者以自己亲身经历为例子,希望给大家一个直观的感受。
二、沟通汇报的流程
汇报也是讲究流程的,不是随心所欲的。
想象汇报产品就是我们的FEED流,而领导就是我们的用户,我们该如何运营他呢?
汇报的流程大可分为三部分:沟通明确部分、跟进进展部分、总结汇报部分。
这三个部分分别有三种汇报原则和重点,下面我们分解来看一下。
1. 沟通明确
首先接到任务的时候,要搞清楚6W3H的9大点,没搞清楚的点要当场确认。
这里我们着重要遵循6W3H原则来处理一个需求,只有搞清楚这几个要素,才能算完全领会了领导的意图,从而去进行需求分析和方案确认。
何为6W3H呢?
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Why 为什么要这样做
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What 具体要做什么
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When 什么时候开始
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Where 针对什么
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Who 谁来负责
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Whom 关联方是谁
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How 具体怎么做
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How much 成本是多少
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How long 需要花多久时间
案例:
领导:我们把报表功能重做一下吧,下面人反馈不好用。
产品:那领导,反馈的原因是交互问题还是性能问题呢?
领导:性能问题比较大,而且字段太多了。
产品:好的领导,我去处理。
我们大多数和领导的对话是这样进行的,也许忌惮于一些事情,不敢跟领导沟通翔实。
其实这样沟通下来,领导内心也是疑惑的,所以我们一定要在任务开始的时候确认清楚。
仅仅确认来龙去脉是不够的,也要让领导了解你的想法和下一步动作,正确的画风是这样的:
领导:我们把报表功能重做一下吧,下面人反馈不好用。
产品:那领导,反馈的原因是交互问题还是性能问题呢?
领导:性能问题比较大,而且字段太多了。
产品:好的领导,那我们的重点就是为了提升体验呗?砍掉一些字段可以吗?
领导:可以砍,但是得业务方同意才行。
产品:好的,我来跟他们确认,这个希望什么时间上线?
领导:我承诺的11月底,尽量按这个时间点。
产品:好的领导,11月底有资源支持,下周一需求评审,本周五之前给您方案您看如何?
领导:可以,去推进吧。
听取完领导的安排后,要简洁地把这些内容复述一下,比如:
领导,跟您确认一下:
为了提升APP的体验(Why)
您希望我和业务部门(Who)(WHOM)
与本周五之前(When)
针对报表查询这个功能(Where)
跟他们理清楚目前尚在使用的字段(WHAT)
请您确认一下是否还有遗漏。
领导确认了要素之后,我们可以再跟业务方确认方案了,跟业务部门确认后,要把3H跟领导确认:
领导好!
已跟业务部门确认,报表优化的方案如下:
1、字段由100个精简为30个,明细见附件。
2、查询主界面显示优化,详情界面跳转查看。
3、历史加载结果在本地保存,提升查询性能。
共计改造工作量为30人日,预计11月30日版本全系统上线,预计载入效率提升50%以上。
特请示领导,请领导批示,谢谢!
这样才是一个好的开始。
2. 跟进进展
沟通之后,要按领导确认的方案和时间节点情况,拟定一个汇报日历。
记录好项目的关键节点时间,做好汇报节奏的规划。
不能事事都频繁请示,否则会变成一种依赖。
但是也不能缺乏请示,否则领导会觉得不在掌控之中。
具体的节奏要根据领导的时间安排和习惯,比如两天左右,下班时间汇报等。
在进展中遇到方案确认或需求变更,是一定要知会领导的。
领导好!
报表精简项目正在推进中,目前进度正常,风险点暂无。
为提升体验,我们新增了筛选功能,后端工作量不变。
重新布局了信息展示,效果图见附件。
以上情况情领导了解,谢谢!
主要思路就是刷存在感,这样既给了领导进度的知会,也不会给领导造成困扰。
3. 总结汇报
当项目进行结束的时候,一定要把一开始的目标和结果做一个对比总结,这是自信和善始善终的表现。
尤其是注意要用数据说话,这样会给领导留下深刻的印象。
领导好!
报表精简项目已经推进完毕,11月6日开始到11月30日,需求完成率百分百。
目前页面使用次数增加20%,载入时间减少50%,调研业务部门后得到好评。
以上情领导了解,并指示下一步工作内容,谢谢!
没有总结汇报,会导致很多项目石沉大海,万一出了什么问题传到领导耳朵里,同样对我们是很大的减分项。
三、沟通汇报的心得
看到这里,不管你是领导还是下属,也许都有一些感触吧。
在校园教会我们的是,成绩说话,单兵高压作战。
而在职场,事事要讲来龙去脉和沟通协作。一个成熟的职场人不会抱怨繁杂的手续,而是会去理解运用这个游戏规则来实现自己的利益。
不用心汇报的同事可能会承受更多的压力和猜忌,而认真汇报的同事则越来越轻松简洁。
所以,这不是一种效率低下,而是默契建立的必经之路。
世事洞明固然是学问,但人情练达即是文章。
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作者:花生酱先生,人人都是产品经理专栏作家,微信公众号:产品之术。金融业资深产品经理,对职涯规划与个人发展有丰富经验,产品涉猎广泛,ERP、金融领域较多。
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