Oracle NetSuite应用场景指南-财务应收

Christina(Ning)Wang

已于 2024-02-07 20:58:52 修改

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分类专栏： NetSuite 财务应用场景篇文章标签： oracle

于 2023-11-30 20:00:04 首次发布

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前言

财务部门中负责应收部分的人员其工作内容主要是处理与客户应收相关的事项，每天会面对各种实务场景。目前，NetSuite标准功能能够支持应收人员面对哪些实际应用场景，以及发现在当前有哪些限制点，是我们研究此次课题的初衷。

因此，我们希望本次研究能够在梳理应收部分相关功能的基础上，发现NetSuite中的更多潜在价值，更好地利用NetSuite帮助财务人员处理日常应收工作。

一、AR 人员工作内容

应收账款人员的日常工作主要涉及到以下几个部分：

客户管理中客户信用控制及付款条款设置；

发票管理，主要涉及收入确认的各类凭证管理，如发票，贷项通知单等；

折扣扣除中主要涉及的销售折扣，现金折扣，合理扣除，待定扣除以及小额尾差处理等；

收款管理，主要涉及已开发票收款、预收款事宜，以及退款管理、催款管理；

对账单管理，主要涉及向客户出具、发送对账单等事项；

应收报表管理，主要涉及应收账龄表、应收登记册，清账报表，未结发票，退货授权等相关报表。

因此，AR应用场景也将围绕以上几个模块展开说明。

二、应用场景

发票管理

1.基于销售订单创建发票

路径：事务处理—销售/订单管理—销售订单/货品履行—页面“账单”按钮

销售订单从创建起将经历不同的阶段：创建—履行发货—开票—接受付款。因此，销售订单状态在创建完成后将变为“待履行”，完成履行发货后变为“待开票”，后续点击“账单”按钮即页面即可跳转至“发票”页面，用户确认信息无误可保存发票，后续将进行“接受客户付款”操作。

发票本身会有未结—全额付款的状态，其总账影响如下：

	科目	说明
借	应收账款	增加一笔应收款项。
贷	收入类科目	增加一笔收入，用户可根据实际情况维护二级科目。
贷	应交税费—增值税（销项税额）	增加一笔销项税额。

这里有以下注意事项需要说明：

a. 如果同一个销售订单先多次履行发货，则会对应多张Item Fulfillment，如果在对应Item Fulfillment上开票，则同一个销售订单将对应多张发票。

b. 为什么销售订单页面在订单未履行时也会存在“开票”按钮？原因是存在为销售订单直接开票的场景，比如提前开票（未履行可直接开票），或者有一些货品是不需要履行的，比如服务类货品，所以将不会有履行的操作，可直接进行开票操作。

c. 如果一个销售订单不履行发货而直接开票，用户在开票时需要确认好对应的明细信息后保存即可；如果一个销售订单不履行发货而被拆分为多次开票，用户可在每次开票时填入部分信息（数量、金额等），下次再开剩余金额的发票即可。

2.直接创建发票

路径：事务处理—销售—创建发票

直接创建发票没有对应的销售订单，创建发票后后续才能接受客户付款，所以客户可根据实际情况应用功能。

如果销售库存货品后直接为客户开具发票，其总账影响我们可理解为合并货品实施情况与发票：

	科目	说明
借	应收账款	增加一笔应收款项。
贷	收入类科目	增加一笔收入。
贷	应交税费—增值税（销项税额）	增加一笔销项税额。
借	成本类科目	增加一笔成本支出。
贷	库存	减少对应的库存价值。

如果是销售非库存货品或者为客户提供服务后开具发票，总账影响则如下：

	科目	说明
借	应收账款	增加一笔应收款项。
贷	收入类科目	增加一笔收入。
贷	应交税费—增值税（销项税额）	增加一笔销项税额。

另外，按照路径：事务处理—销售—创建发票—列表可以显示系统内所有发票清单。

3.现金销售

路径：事务处理—销售—输入现金销售

现金销售Cash Sale，其销售获得的现金款是收入及税金的合计，是一种现付的销售方式，也是零售企业最主要的商品销售方式。比如，在实体店销售商品的业务场景，表明直接将产品出售给消费者后由消费者直接支付款项，商品的所有权在出售者收到付款后即刻由出售者转移到消费者。

如果销售库存货品，其总账影响如下：

	科目	说明
借	银行类科目	增加货币资金。
贷	收入类科目	增加一笔收入。
贷	应交税费—增值税（销项税额）	增加一笔销项税额。
借	成本类科目	增加一笔成本支出。
贷	库存	减少对应的库存价值。

如果是提供服务，其总账影响如下：

	科目	说明
借	银行类科目	增加货币资金。
贷	收入类科目	增加一笔收入。
贷	应交税费—增值税（销项税额）	增加一笔销项税额。

4.合并发票

路径：事务处理—销售—对发票进行分组

合并发票的操作需要用到系统标准功能—发票组Invoice Groups，该功能的本质是为了更好地管理客户或销售订单所关联的多张发票，因此每一个发票组都由不同数量的发票组成，而发票组本身是不会过账任何总账影响的。

在每一个发票组的详情界面，可以看到在同一个发票组内的所有发票的汇总信息，包括目前应收总额与客户已付，也可以在详细信息中查看具体发票信息，总账影响将以各个单独发票的总账影响计算。

之后，可通过“接受客户付款”完成后续客户部分/全额付款；

另外按照事务处理—销售—对发票进行分组—列表可以显示系统内所有发票组清单。

相关详细的内容在之前的CSDN网站中NetSuite知识会中有所发布，大家可以点击链接查看：

CSDN博文—合并发票：Invoice Group功能

5.批量开票

路径：事务处理—销售—销售订单开票

在批量开票的页面筛选需要开票的客户，确认过账期间及开票日期后，在下方列表中勾选需要批量开票信息前的复选框，点击“提交”即可，页面将进入后台处理程序，完成后可点击具体信息进行查看。虽然我们一次对多张销售订单进行开票的操作，但是每个订单将对应产生一张发票。

折扣扣除

1.销售折扣

在NetSuite基本功能中折扣管理可通过销售单据（销售订单或销售发票）的表头项目折扣或销售单据行上添加折扣货品来处理，NetSuite的市场营销模块对促销折扣优惠券等有详细的说明，本文仅就折扣项目使用和其财务总账影响做展示，促销折扣功能在本文中不做探讨。

折扣货品需预先在货品类别中创建维护，主要关注点在会计科目的定义，税务计划的选择以及复选框”用于销售税前，这三项的设置；

折扣项目-可设置为百分比折扣也可设置为固定金额折扣；

会计科目-销售折扣科目；也可不设置科目-折扣项目则为非过账折扣；

税务计划-通常情况下折扣税务计划与销售货品税率一致，需创建一致的税率，比如增值税率13%的货品，对应的折扣项目也应税率应为13%的折扣项目；6%的货品，则对应的折扣项目税率也应该为6%；如果实际场景存在折扣项目为非征税项目，可以设置税务计划为不征税（Non-Taxable）,税率为0；

用于销售税前-关于折扣项目-会计标签下因中国是实行增值税（VAT)税种的国家，始终应用税前折扣设置，所以该复选框忽略。

需要注意的是，在交易单据中应用过账类折扣货品，商品或服务的销售收入和折扣会在利润报表中分别列示，可完整展现业务的收入/折扣金额，并且财务也可以直接通过折扣科目分析销售折扣；在交易单据中应用非过账类折扣货品，利润报表中只显示商品或服务的净销售收入（折扣后金额），无法直接看到销售折扣的情况；当然应用两种类型折扣货品均可通过业务单据上的折扣货品项目进行折扣的分析。因此，在以下场景的举例中，我们按照过账类型与非过账类型展开说明。

（1）过账类折扣货品

创建销售折扣：百分比折扣-销售折扣 5%。

折扣项目可根据是整单折扣，单品折扣，可按照实际场景选择放在交易单据表头位置，或是添加到应用折扣交易单据行的下面，我们按照不同场景举例说明。

场景一：将折扣应用于行项目

当折扣项目应用于销售时，它会将折扣项目之前的行项目金额减少一个百分比或指定金额。

举例：发票INV789为发票行中第1个货品，5%折扣，第2个货品无折扣的处理。

对应财务总账影响，折扣5%，应用到了发票行的第1行货品中，以第1行货品不含税金额为基础计算5%折扣，10010*5%=500.50，入账到销售折扣科目。

注意：行项目折扣的添加不会应用于所有的交易单据行货品，如果需要应用到整单所有货品行的折扣，可以将行折扣项目-添加到交易单据表头的折扣项目。

场景二：将折扣应用于整单所有货品行

举例：发票INV790为整单折扣的情况-折扣项目放在表头。

对应财务总账影响，折扣5%，应用到了所有发票行的2款商品中，以2款不含税金额为基础计算5%折扣，17010*5%=850.50，入账到销售折扣科目。

场景三：将折扣应用于一组包含小计的行项目组

若对连续的多个货品行应用折扣优惠，可通过在小计合计行下面添加一个折扣项目来实现。

举例：对货品第1行和第2行应用折扣优惠。

除了百分比折扣，实际业务场景中也存在指定金额的折扣，比如某商家周年庆活动，整单满500减100元，可以创建一个绝对金额的折扣项目，处理方式如场景四所示。

场景四：固定金额折扣项目

实际促销场景中，存在满减折扣，假如是订单满500减100元的折扣，这里特别注意因中国是VAT税，NetSuite中单价维护均是不含税单价，如果是满减100的话，商业场景100是订单总金额减少100 换算成100/1.13=88.4956（税率13%为例）。

（2）非过账类折扣货品

使用非过账类型的折扣项目货品，适用于会计上入账不体现销售折扣科目的情景下，只以折扣后的净额确认收入。

创建销售折扣：百分比折扣-销售折扣 5%。

场景一：将折扣应用于行项目

举例： INV792，发票行第2行货品，有5%的折扣。

应用非过账折扣项目时，财务影响不体现折扣的金额，只以销售净额显示在收入金额中，

即7000*（1-5%）=6650.00。

场景二：将折扣应用于整单所有货品行

举例： INV791，折扣项目为整单折扣，显示在表头上。

应用非过账折扣项目时，财务影响不体现折扣的金额，只以销售净额显示在收入金额中，即10010*（1-5%）=9509.50 /7000*（1-5%）=6650.00。

场景三：将折扣应用于一组包含小计的行项目组

若对连续的多个货品行应用折扣优惠，可通过在小计合计行下面添加一个折扣项目来实现。

举例：商家对某品类货品购买后，有固定金额折扣，INV802中，商家对ipad类别第一个和第二款组合有个固定的100元折扣，可通过创建小计合计行，然后再应用折扣项目，则折扣可应用到小计合计包含的货品中。

折扣金额分摊扣减收入以不含税金额为计算基准，

第一行货品折扣后金额9957.92（10010-88.5/17010*10010），

第二行货品折扣后金额6963.58（7000-88.5/17010*7000）。

本场景仅展示非过账类型折扣项目在交易单据中的应用和其总账影响，实际业务场景中，企业可根据管理需要选择不同的折扣类型。

场景四：固定金额折扣项目

关于固定金额折扣-非过账项目应用场景不多，这里仅展示系统中的应用和总账影响，实际场景根据企业管理需要相应选择。假如是订单金额满500减100元总额的场景，在设置非过账折扣时，折扣金额与非过账折扣一样均是不含税单价，只是会计科目不做选择，为非过账项目。

举例：INV801。

非过账类型固定金额折扣，直接在所应用的第2行货品上扣减销售收入，以扣除折扣后的金额确认为主营业务收入6911.5（7000-88.5）。

以上所举场景中的销售折扣货品均属于征税项目，发生销售折扣后，增值税额也会随折扣比例进行计算；如果在实际业务场景中，存在不征税类型(税率为0)的销售折扣，需要在创建销售折扣货品时，调整税务计划为不征税（S2-Non Taxable）

举例：INV 803 发票，第2行货品的5%折扣，类型为不征税折扣项目，税率为0，则该交易增值税计算则按照提供折扣前的货品原值进行计算，5%折扣 350，税额为0 ，应交增值税金额计算按照货品原值*13%为2211.3 （1301.3+910），折扣额350元不参与增值税款的计算。

总账影响如下：

2.现金折扣

路径：事务处理—客户—接收客户付款

现金折扣的处理主要与付款条款相关，在维护付款条款的基础上在发票及付款时应用该条款与折扣。

这里我们举例说明：INV782，付款条款为1% 10 Net 30 ；到期日为2023年11月19日，付款日11月10日，提前10天支付，现金折扣10元，不含税金额1000*1%=10元；

对应总账影响如下：

	科目	借方金额	贷方金额	说明
借	银行存款	1,120.00		实际到账银行存款。
贷	应收账款		1,120.00	核销应收账款。
贷	应收账款		10.00	核销应收账款。
借	销售收入：现金折扣	10.00		提前支付现金折扣10元。

3.合理扣除

路径：事务处理—客户—接收客户付款

合理扣除，英文为Deduction，与Deduction and Chargeback Management SuiteApp相关，需要用户在SuiteApp Marketplace进行搜索，在NetSuite中免费安装。

该功能主要的应用场景是与客户协商一致，从应收款项中合法合理扣除部分金额，从而关闭某个发票。例如协商一致的质量赔偿，客户产生的额外保险等场景，具体操作将在付款页面进行。

我们以案例说明。背景：原始发票金额为11700元，目前已付10000元，还有1700元未付。

首先，在接受客户付款界面“扣除和拒付”子标签下选择对应发票后填写对应信息，包括扣除金额与扣除类型（默认设置，如有需要可手动更改），也可以点击“自动应用扣除”设置自动填充信息；

然后可查看相关记录，路径：扣减管理—记录—复查记录

对应信息可显示原始发票，关联付款记录以及自动生成的贷项通知单信息，可点进具体事务处理链接查看详细信息。

此时回到原始发票界面，我们可以看到对应总金额为11700，此时扣除和付款的金额之和等于应付发票金额，所以发票的状态已被设置为“全额付款”。

进入贷项通知单界面，“来源”字段显示扣除，“备注”与先前维护信息一致，状态变为“已完全核销”。

4.待定扣除

路径：事务处理—客户—接收客户付款

待定扣除，英文为Chargeback，与Deduction and Chargeback Management SuiteApp相关，需要用户在SuiteApp Marketplace进行搜索，在NetSuite中免费安装。

主要的应用场景是还未与客户达成一致，但需要暂时关闭某个发票，将争议金额重新订立为新的发票（Chargeback 发票）。例如，客户接收时发现货损，但是双方对货损原因存在争议，所以将原发票关闭，依据货损价值新建待定扣除发票，记录客户的“待收回应收”，具体操作将在付款页面进行。

我们以案例说明。背景：原始发票金额为100元，目前已付90元，还有10元未付。

与合理扣除场景同样，首先在接受付款界面“扣除和拒付”子标签下选择对应发票后勾选“拒付”复选框以及确认拒付类型（默认设置，如有需要可手动更改）；

然后可查看相关记录，路径：扣减管理—记录—复查记录

对应信息可显示原始发票以及新生成的Chargeback发票，关联付款以及自动生成的贷项通知单信息，可点进具体事务处理查看。

此时回到原始发票界面，我们可以看到对应总金额为100，状态显示为“全额付款”。

找到系统自动新创建的Chargeback发票，其状态为未结，在“来源”字段可看到扣除管理文件号，点击可跳转详细信息页面，“备注”与先前维护信息一致，在下方“扣除”的子标签看到相关信息。

这里需要补充的是，假如付款中既包含合理扣除，又包含待定扣除，则需要在勾选发票时添加两行数据，我们同样以案例说明。背景：原始发票金额为11700元，目前已付11000元，还有700元未付；但是700元中有400元为合理扣除，300元为待定扣除。

路径：事务处理—客户—接收客户付款

同样在付款界面“扣除和拒付”子标签下分别添加两行相同的发票号码，分别输入合理扣除金额400与待定扣除金额300，勾选“拒付”复选框后保存即可。

回到原始发票，我们可以看到付款记录与贷项通知单金额之和等于发票的应付金额。

5.小额尾差

路径：自定义—脚本—DC Small Balances Write Off MR—运用脚本

小额尾差冲销，英文为Write-Off，与Deduction and Chargeback Management SuiteApp相关，需要用户在SuiteApp Marketplace进行搜索，在NetSuite中免费安装。

主要的应用场景是微小金额的应收抹除。例如，在合同约定范围内，由于汇率引起的微小应收差异，予以直接进行抹除，具体将使用脚本部署运行。

我们依旧以案例说明，背景：原始发票金额为100元，目前已付90元，还有10元未付（前提：我们已经提前维护了百分比为10%，金额限制为15的冲销限额数值）。

进入脚本部署界面后在“参数”子标签中进行维护，除了子公司为必填项之外，其余两个参数均根据实际情况维护，在编辑后选择“保存并执行”。

这里需注意，如果需要系统自动运行该脚本，则需要在设置好运行的间隔（每日/每周等，开始日期/时间，重复间隔等），系统将按照计划运行脚本。如果是单次运行设置，选择“单个事件”即可。

运行脚本后回到之前发票页面，发票的状态由“未结”变为“全额付款”，在相关记录中可以看到付款与贷项通知单的总计信息。

查看贷项通知单的详细信息，其状态为“已完全核销”，可以看到之前在脚本部署页面维护的备注信息以及“来源”字段显示的“小额余额冲销”。

关于整个Deduction and Chargeback Management的所有设置内容我们在NetSuite知识会中有相关非常详细的步骤讲解与案例，各位可点击下方链接查看文章。

CSDN博文—Deduction and Chargeback Management

收款管理

1.基于销售订单创建客户存款/预收款

路径：事务处理—销售—销售订单—页面“创建存款”按钮

销售订单在创建完成后状态将变为“待履行”，可从当前页面上点击“创建存款”来创建存款，此时客户存款与订单将进行绑定，客户存款页面将显示销售订单编号，后续如果销售订单履行完毕，即可自动核销，销售订单将显示“全额付款”。

记录客户存款总账影响如下：

	科目	说明
借	银行类科目	增加一笔银行存款。
贷	预收科目	增加一笔预收款项。

2.直接创建客户存款/预收款

路径：事务处理—客户—记录客户存款

该操作等同于直接输入预收款项，在该页面确认客户，金额，科目等信息后即可保存，在后续销售订单履行完毕，客户付款时可手动将客户存款应用至不同的发票核销，该方式则为手动核销，后续可在发票的相关记录中查看对应存款核销的记录。

在存款核销界面的操作标签中有总账影响按钮，点击后可看到具体的总账影响。

其总账影响如下，将应收款项与预收款项进行了转换：

	科目	说明
借	预收科目	减少一笔预收款项。
贷	应收账款	增加一笔应收款项。

3.接受客户付款

路径：事务处理—客户—接受客户付款

在接受客户付款的界面，确认客户、应收账款科目和银行科目信息，在核销的子标签下我们可以选择相应的发票信息，输入对应的付款金额（部分或者全额），保存后表明客户付款成功。

客户付款总账影响如下：

	科目	说明
借	银行类科目	增加银行存款。
贷	应收账款	减少应收账款。

这里需要注意的是，如果客户先前在账户中已存入了对应预收款，此时在核销子标签中我们可以手动选择相应的发票与存款记录，将二者进行核销，该方式为手动核销；如果是自动核销则是基于订单创建存款，待订单履行完毕之后系统即可自动完成核销。通常，如果多张发票对应一张付款单（多对一），则需要手动选择核销的发票，而一张发票对应一张付款则偏向自动核销（一对一）。

4.单个客户的批量付款

路径：事务处理—客户—接受客户付款

在付款界面，可通过筛选客户，日期等信息，在等待付款的发票中勾选多张发票一并进行付款核销，即一次针对同一客户的多张发票进行付款。

5.合并付款

在这里举例说明一个应用场景，如果客户在接收到货物后将支付发票的款项及预收款一并从银行合为一笔打入银行账户，我们应该如何在系统中处理？

路径：事务处理—客户—记录客户存款

第一步，我们可以按照上述路径直接在记录客户存款界面全额存入这笔收到的款项，然后在接受客户付款界面直接将要支付的发票勾选进行核销；

第二步，剩余未使用完的存款可用于下次其余的发票的核销。

6.逾期利息处理

路径：事务处理—客户—评估财务费用

该功能主要的应用场景是对客户的逾期发票收取滞纳金或财务费用，这样客户就可以收回他们账簿中未付账单所产生的费用。

首先，需要按照设置—会计—首选项—财务费用首选项完成相关设置，定义对应的年利率，收入科目，税码，宽限期等信息；

后续在评估财务费用界面可筛选出当前逾期客户及逾期余额，输入评估余额保存后系统将根据之前财务费用首选项的设置生成对应的总支付金额。

对应生成的财务费用发票中的货品行由系统自动自定义为FinChrg，用户无需设置，财务费用发票的备注位置也将自动注明财务费用。

对应财务费用发票总账影响如下：

	科目	说明
借	应收款项	增加一笔应收款项。
贷	营业外收入	增加一笔营业外收入，收入类科目。
贷	应交税费—增值税（销项税额）	增加一笔销项税额。

后续正常在接受客户付款时将应收账款冲销即可。

7.付款便捷化操作

“付款链接”功能允许客户使用计算机或移动设备在线支付发票，以加快应收账款回收速度。NetSuite在向客户发送包含发票的电子邮件时，在邮件中添加付款链接，同时在发票的PDF上添加“二维码”。当客户点击链接或者扫描二维码时，会被引导到支付页面。客户可以选择多种支付方式，包括ACH、信用卡和PayPal完成支付。当支付完成后，系统会自动创建客户付款记录，核销相应的发票。以下为具体的步骤：

首先，向客户发送账单，其中附上支付链接；

接下来，客户可点击邮件链接或者PDF上的二维码进行支付跳转；

然后，客户可在PC或手机上打开NetSuite的支付界面，选择支付方式；

最后，将通过后台的支付网关界面进行支付。

更为详细的内容我们在NetSuite知识会中有详细说明，大家可以点击下面的博文链接进行查阅。

CSDN博文—从NetSuite Payment Link杂谈财务自动化、数字化转型

8.逾期催款

催款信Dunning Letter是NetSuite的付费SuiteApp，它允许我们在 NetSuite 中设置自动催款流程，以帮助管理应收账款的收款，并在付款到期前发送提醒函。

同时，它也是追踪逾期发票并持续向客户发送催款信函以要求客户付款的系统方法。该功能主要包含客户级催款（同一客户下的多张发票）与发票级催款（单张发票）。

当系统运行催款评估工作流时，会确定对哪些客户和发票进行催款。接下来，根据在催款程序中设置的首选项与催款信模版，系统将通过自动或者手动方式向客户发送催款信电子邮件。

更多相关内容，大家可以参考系统中的帮助内容：

NetSuite帮助—Dunning Letter Overview

9.分期付款

启用功能路径：设置—公司—启用功能—会计高级功能—分期付款

该功能的适用场景为销售制造设备，医疗器械等金额较大、需要分期付款的场景。启用后，在订立好分期条款的场景下，我们能够基于销售订单与发票总额在付款时分期付款。由于分期条款可设置为每期平均或自定义比例，所以是比较灵活的。

条款设置路径：设置—会计—会计列表—新建

首先要在会计列表中维护好对应的分期付款条款，包含设定为几期、付款比例是平均还是自定义、是否提前支付税等参数；

后续在销售订单上选择条款后系统将根据设置自动算出每期应付金额。当基于总金额创建一张发票后，AR账龄表也将根据发票到期日期进行显示；

后续付款时，系统也将自动勾选核销发票中对应金额的记录。

10.开票计划

启用功能路径：设置—公司—启用功能—事务处理开票—高级开票

该功能可用于周期较长、分阶段付款的场景，比如软件实施服务公司的里程碑式付款。该功能与分期付款稍有不同，分期付款会基于总金额开票，在付款时分期支付，而开票计划在创建发票时已经按照计划计算完毕，可创建对应金额的发票。

创建开票计划路径：列表—会计—开票计划—新建

在销售订单界面开票的标签中可以看到计划开票的日期与金额，后续创建发票时将按照该金额自动填充到发票，当然时间也是允许用户进行更改的。

11.对账单费用

路径：事务处理—销售—创建对账单费用

该功能类似于创建只包含单行货品的简易发票，在定义货品，比如服务类货品总账科目的基础上输入单笔总费用，产生收入，可在月末将所有对账单费用一并通过对账单发给客户。

对账单费用总账影响如下：

	科目	说明
借	应收账款	增加一笔应收账款。
贷	收入类科目	增加一笔收入。

退款管理

在退款管理中我们设定了4个主要场景，NetSuite中的退款操作的基本处理逻辑是先基于销售订单或者是发票创建退货授权申请，然后依据退货或退款的具体场景来具体操作。

1.退货不退款

路径：事务处理—销售—输入销售订单/创建发票—对应销售订单/发票页面“退货授权”按钮

该场景的背景为客户未付款，或者客户退款暂不支付而是应用至未来发票。假设客户反馈需要退货，此时发票已经创建处于未结，我们则需要基于销售订单/发票，点击创建退货授权申请，后续处理收货（客户退回货品），创建贷项通知单操作，整个流程并不涉及退款操作。

退货授权作为申请本身不会不产生任何总账影响，接着收到客户退回的货品后需要在退货授权界面点击接收，保存即可（路径：退货授权—接收按钮）；或者按照事务处理—客户—接收退货订单路径进入接收退货授权的界面，选择提交，两种方式都会生成对应的货品收据。

退货货品收据总账影响如下：

	科目	说明
借	存货科目	增加库存，表示收到退货货品后库存增加。
贷	成本类科目	减少主营业务成本。

之后需要点击退款生成贷项通知单（路径：退货授权—退款按钮），其总账影响如下：

	科目	说明
借	收入类科目	表示减少收入。
借	应交税费—增值税（销项税额）	表示减少销项税额。
贷	应收账款	表示应收款项减少。

完成后最初的退货授权申请将变为“已退款”，相关记录中将包含贷项通知单与货品收据信息。

2.退货退款

路径：事务处理—销售—输入销售订单/创建发票—对应销售订单/发票页面“退货授权”—接收—退款（贷项通知单）—退款（客户退款）

假设客户反馈需要退货及退款，此时发票已经创建且客户已经支付款项，我们则需要基于销售订单/发票，点击创建退货授权申请，后续处理收货（客户退回货品），创建贷项通知单以及最后的退款操作（路径：贷项通知单—退款按钮），可以参考上一场景的处理方式。

客户退款总账影响：

	科目	说明
借	应收账款	表示退款完成。
贷	银行类科目	表示银行存款减少，真正退款给客户。

其实，之前的步骤与退货不退款的操作完全一致，只是在创建贷项通知单后需要再操作一步，点击退款跳转至客户退款界面，该界面系统将自动勾选先前的贷项通知单，保存后即完成最后的退款，退货授权的状态会变为“已退款”。

以上退货不退款与退货退款两种场景的差异就在于是否最后用银行存款给客户退了款。

3.不退货只退款

在实际业务中也会碰到比较特殊的场景，比如客户反馈需要退货，如果企业需要承担退货寄回的运费等各项杂费时，可能会考虑到成本较高的原因便不需要客户再寄回该物品，企业仅作退款处理。

同前两个场景一致，我们可以先在销售订单或发票上申请退货授权，在销售订单创建货品收据时不勾选“重新入库”，这样该货品接收后将不计入库存，之后正常进行退款操作即可。

路径：事务处理—销售—输入销售订单/创建发票—对应销售订单/发票页面“退货授权”—接收

另外，在实际业务当中的另一处理方式是为客户补发货品（原始发票已支付完成），可在系统中创建用于补货的销售订单，然后由仓库进行发货，最终生成新订单的发票。补发货品并不收钱，而是在先前退货生成的贷项通知单核销界面勾选本次补发所生成的新发票，二者进行冲销。若原始发票未支付，则需要手动将原始发票与贷项通知单核销，新生成的发票则正常收款。

当然，不管是哪种方式，对于企业的影响都会使销售成本增多，因为是企业本身来承担由于退货带来的损失。如果有保险公司/物流/快递公司如果进行赔付，则可以另外创建新的赔付发票进行赔付处理。

另外一点是如果已经创建了退货授权申请，但最终协商一致或其他原因无需退货退款的场景下，用户无需将退货授权删除，点击关闭即可，退货授权状态则为“已关闭”。

4.预收款退款

退预收款的场景会特殊一些，有两种不同的小情景。一种是已有销售订单并基于销售订单创建了客户存款之后需要退预收款；另外一种场景则是不基于销售订单，而是客户直接创建存款作为预收款，之后退预收款的场景。两种场景虽路径有所不同，但是处理方式是一致的。目前，都会存在一笔客户存款的预收款。

客户存款路径：事务处理—客户—记录客户存款

客户存款总账影响如下：

	科目	说明
借	银行类科目	增加一笔银行存款。
贷	预收款项	增加一笔预收账款。

在发放客户退款界面选择对应客户存款信息，将应收账款将与银行科目冲销；

路径：事务处理—客户—发放客户退款

客户退款总账影响如下：

	科目	说明
借	应收账款	退款完成。
贷	银行类科目	银行存款减少。

存款核销主要是应收与预收的冲销；

路径：事务处理—客户—记录客户存款—应用

存款核销总账影响如下：

	科目	说明
借	预收账款	预收账款减少，表示将预收账款退还给了客户。
贷	应收账款	应收账款减少，与预收款项进行了冲销。

存款核销完成后，客户存款状态将显示已全部核销，完成预收款退款。

5.现金退款

现金销售退款是指将钱立即退还给使用现金、支票或信用卡支付商品或服务的客户的交易。退款操作可以从现金销售页面直接发起，也可以单独创建现金退款，二者路径不同。当然也可以按照之前场景的操作，先申请退货授权，然后进行退货入库，冲销应收账款，最后进行客户退款，用户可根据实际情况进行选择。

现金销售退款路径：事务处理—销售—输入现金销售—“退货授权”按钮/退款按钮

库存货品退货入库总账影响如下，需注意如果是服务类货品则无总账影响：

	科目	说明
借	存货科目	返还原来发出的库存。
贷	成本类科目	冲销原来的成本支出。

贷项通知单总账影响如下：

	科目	说明
借	收入类科目	将销售收入退还客户。
借	应交税费—增值税（销项税额）	冲销之前的销项税额。
贷	应收账款	表示应收款项减少。

客户退款总账影响如下：

	科目	说明
借	应收账款	冲销原来的应收账款。
贷	银行类科目/库存现金	退还客户金额。

以上的操作和传统场景中退货退款操作流程基本一致。

如果在现金销售界面点击退款，则跳转至现金退款界面。

库存类货品现金退款总账影响如下：

	科目	说明
借	库存类科目	返还库存。
贷	成本类科目	冲销原来的成本支出。
借	收入类科目	销售收入减少。
借	应交税费—增值税（销项税额）	冲销之前的销项税额。
贷	银行类科目/库存现金	完成实际退款。

服务类货品现金退款其总账影响如下：

	科目	说明
借	收入类科目	销售收入减少。
借	应交税费—增值税（销项税额）	冲销之前的销项税额。
贷	银行类科目/库存现金	完成实际退款。

如果是直接创建现金退款，路径：事务处理—客户—现金销售退款，其总账影响同在现金销售界面直接发起退款相同。

对账管理

路径：事务处理—客户—生成对账单

生成对账单功能会显示所有客户在对应时间内的应收账款余额，用户可勾选对应客户名称打印对应的对账单。

也可以勾选显示未结的事务处理，这样打印的对账单上只会显示未结的发票，已经付款的信息则不会显示在对账单中。

如果是想打印单个对账单，按照事务处理—客户—单个对账单路径进入，选择客户后页面会显示其在对应时间内的应收账款余额，可将该页面直接进行打印，或向客户发送邮件或者传真。

对账单功能允许我们利用系统的标准功能，通过电子邮件的形式单独向某一客户发送对账单，也允许批量发送对账单。当我们在打印对账单界面勾选对应的客户后，在操作标签下点击电子邮件，系统将按照在客户信息中维护的默认邮件地址发送包含带有对账单PDF附件的邮件。

用户也可以根据自己的需求设置电子邮件模版及对账单样式。

路径：自定义—表单—事务处理表单—标准对账单（自定义）

应收相关报表

1.应收账款账龄报表

路径：报告—客户/应收账款—应收账款账龄

应收账款账龄表有汇总表与明细表之分，能够看到公司在不同账期内尚未收回的应收账款。汇总报告中包含了客户，当前/总计未结余额以及默认的30/60/90的不同账期内的未结余额。

也可以通过下方的账龄选项对报表进行设置。

明细表更加侧重事务处理的相关信息，可以看到某客户关联的事务处理类型及金额信息，比如发票，贷项通知单等。

路径：报告—客户/应收账款—应收账款账龄—详细信息

2.清账报表

路径：报告—客户/应收账款—按发票/付款排列的应收账款付款历史记录

清账报表有两个报表组成，按发票排列的应付账款付款历史记录与按支付排列的应付账款付款历史记录。这两张报表可帮助我们判断发票与付款的对应关系。前者从发票出发，后者从付款出发。

从发票的角度来看，它的数据主要包含客户，支付类型，日期，金额（已付）等信息，另外还能够看到未结金额是否为0，来判断客户的发票应收款项是否已经完全结清。

从付款的角度来看，它的数据主要包含客户，发票类型，日期，金额（已核销）等信息，和发票角度的信息基本保持一致。同样，我们还能够看到未核销的金额是否为0，来判断客户的应收款项是否已经完全核销完毕。

3.应收账款登记簿

路径：报告—客户/应收账款—应收账款登记簿

该报表所看到的是关于应收账款的所有事务处理信息，所以它包含了科目，事务处理类型，日期，文件号码，客户，发票金额，付款金额等信息，这里的事务处理会涉及到发票，付款，日记账，贷项通知单，客户退款，存款核销等不同类型。

4.未结发票报表

路径：报告—销售—未结发票

该报表与清账报表不一样的是，并没有涉及到任何与付款相关联的信息，全部是发票的相关信息。

它告诉我们的是给客户开了发票后客户需要在哪个日期前完成最后的付款，但实际上即使过了发票的到期日期，如果客户依旧还未付款，发票的状态依旧也是未结，相关的信息也会出现在这张报表上。

5.退货授权登记簿

路径：报告—订单管理—退货授权登记簿

该报表包含了所有退货授权申请的信息，我们可以通过不同的状态来追踪当前退货授权的进程，因此不管是正在进程中还未处理完的退货还是已经处理完成的都会显示在该报表中。报表中包含退款申请日期，客户，文档编号，退货授权状态，总金额等信息。

6.未结退货授权报表

路径：报告—订单管理—未结退货授权

该报表主要展示的是未结退货授权申请的相关信息，所以并不包括已经完成的退货授权。其中主要包括未结申请的日期，文件号码，客户，状态，未结金额等信息，这样能帮助应收人员更为快速、方便地判断未结退货事宜的处理进程，是等待接收，还是等待退款等不同的状态。

7.待接收退货授权报表

路径：报告—订单管理—待接收的退货授权

该报表可能偏向于仓库人员来处理，但是也便利应收人员查看截至当前日期对应的退货授权执行情况。其中主要包括待接收的退货授权日期，客户，货品，数量以及已接收数量。其中，未接收或者部分接收的记录都会在该报表中显示，但一旦退货授权的货品全部被接收，对应信息则会从该报表记录中消失。

三、目前限制及未来增强点

需要用日记账总账：

1.应收账款—坏账

根据企业会计准则的要求，企业应制定应收账款坏账准备计提会计政策，财务人员进行相应处理：

（1）坏账准备计提—日记账

通过日记账单据操作，总账影响如下：

	科目	说明
借	信用减值损失	计提坏账准备，增加一笔费用。
贷	应收账款—坏账准备	应收账款贷项。

（2）实际发生坏账—日记账

（3）核销应收账款坏账金额

找到客户页面，点击接受客户付款；

在付款页面，选择应收账款科目，该科目必须与发票下应收账款科目相同，收款账户勾选“未存资金”；

核销页签-核销金额=0，勾选发票页签下对应发票最左边列“核销”框，和贷记标签下贷记金额，点击保存，因金额为0，并无记录生成，只是关联了未结发票和坏账准备贷记，实现核销；

最后，查看发生坏账发票—相关记录，相关记录关联到了坏账损失贷项—日记账。

2.应收票据处理

（1）收到客户的银行承兑汇票

操作:找到对应发票—点击接受付款—付款页面—选择科目（应收票据），保存；

总账影响如下：

	科目	说明
借	应收票据	增加应收票据。
贷	应收账款	应收账款减少-收到票据冲减应收账款。

（2）票据到期承兑

NetSuite当前环境无票据管理模块，票据到期承兑，均可使用日记账进行操作；或者通过自定义交易类型来实现；

方法一：日记账方式（创建日记账Journal Entry )

	科目	说明
借	银行存款	承兑汇票到期—收到银行存款。
贷	应收票据	承兑汇票到期—应收票据减少。

方法二：通过自定义交易类型—票据到期承兑

新增—票据到期承兑—进入票据到期承兑页面—选择对用公司Subsidiary1，选择货币，录入日期，备注等，行下面—输入银行科目（票据承兑到账银行）—保存；

（3）票据未到期贴现

同票据到期承兑，票据未到期贴现，可使用日记账进行操作；或者通过自定义交易类型来实现；

	科目	说明
借	银行存款	承兑汇票到期-收到银行存款。
借	贴现利息	增加贴现利息支出。
贷	应收票据	承兑汇票到期-应收票据减少。

或者通过自定义交易类型实现：

应收账款融资-保理业务/贴现的场景与应收票据场景中提到的贴现处理方式一致。

其他：

3.应收发票币种与客户实际支付币种不同

NetSuite支持对客户进行多币种维护，客户资料里可设置一个首选货币，也可根据需要添加其他货币种类，以满足业务的需要。在实际业务场景中，会存在客户支付货币不同于发票货币的场景，由于NetSuite目前不支持直接接受与发票货币不同的款项，因此我们需要设置一个虚拟的中转账户，该功能也是未来版本的增强点。