外贸销冠养成之注意好这8个工作细节

梳理了这些年外贸工作养成的好习惯～今天和大家分享下：

1

如何更条理性地回复客户问题？

当客户发来一串问题，可以在他上封邮件的问题后进行回复，并以下列句型开头:

①In response to your queries, please find below my reply in blue:
②Regarding to your questions, kindly see my reply in blue below:

关于你的问题，请查看我如下的回复:

回复时请用蓝色，或者绿色，紫色等颜色，慎用红色，因为有些老外会觉得这个颜色bloody.

在客户的问题后进行回复，并且以带颜色的字体区分开，使得细节一目了然，帮助客户快速答疑解惑。

必要时还可以加上【项目符号】如1.2.3或者a. b. c, 增加邮件条理性。

2

如何分类管理客户？

学会分类客户。不管是用Excel还是通过CRM, 精细化国外客户群体，是外贸销售重要的一环。
分类有多种标准，比如按区域划分，按购买频率划分，按询盘来源分类，最常见的是按ABC客户在销售额的体现划分。

细分客户的主要好处：

1）需要推广产品的时候，可以针对客户群体进行营销。

2）不同级别的客户，有不同的跟进周期。

例如A级客户，跟进频率可以把握在一周1-2次，多社交互动，多了解跟进售后，按客户的复购周期，促成返单。

3

怎样高效地进行时间管理？

销售冠军都是时间管理高手，今天分享一个时间管理办法，运用PDCA简化工作，提高工作效率。

P：（Plan 计划）时间管理的杀手，就是没有计划

计划包括：年度计划/本月计划/当周计划/今日计划

计划内容包括: 紧急事务，重点项目，日常工作，临时事项

D：（Do 执行）

按待办事项，量化目标，并按轻重缓急依次处理和标记完成状态。
C：（Check 检查与反思）

检查在处理工作的过程中发现的问题，或潜在风险，以及反思工作中应注意的情况。

A：（Act 复盘与纠偏）最重要的环节

今天还有什么没处理完？
今天哪些事情可以做得更好？
今天什么工作有进步？
结束后并开始新一轮的循环，进行明天计划。

4

怎样建立产品和服务的FAQ体系？

准备自己行业体系的FAQ.

收集客户常问问题，整理出一套标准答案。详细的FAQ 具有产品和服务的特点，会激发客户的购买需求。最重要的是，可以高效帮你处理一些重复工作。
如遇到爱问问题的客户，发过去FAQ不仅能快速答疑解惑，还能让对方感受到你的专业。
FAQ模板（可根据自身行业来制定）

Got a question? Find our FAQs here. {FAQ引导语} *What details are required for a quotation? *Can I make changes before I ship? *What are the shipping options? *When will my order ship? *How long can I get my goods? *How can I track my order? *What do I do if I received a defective order? *Can I have samples before my order? *What's the minimum order quantity?

5

邮件主题命名的注意事项：

邮件的主题要随着内容更换。这里需要强调一下，主题还是那个主题，只不过内容需要跟进进度，去调整。
比方Inquiry for School Bag 是客人发给你的，主题是school bag. School bag不变；

你回邮件 Re: (是回复邮件自动生成的格式）后面可以加Re: Quotation for school Bag -20220314 书包报价，这样就有一个互动形式了，客人询价，你回复报价。
紧接着：客人回复：Re: Re: (第二遍回复了，所以两个Re:) School Bag Offer-20220314，他要确认订单了，让你开合同。
那么你可以回复，去掉一个Re. 省得邮件主题等会Reeeee个不停，Re: PI for School Bag +合同号，以此类推。

等到比如货做好了，那么改为Re: Shool bags are ready for shipment + 合同号

这样当客人看到主题更新的内容，都可以捕捉到邮件的梗概。
有些客户大忙人，时间很有限，忙得和陀螺一样，这样也是在帮他们提高工作效率。他会觉得你很用心，一直在更新进展。

6

带附件邮件的注意事项：

如邮件带有附件，需提醒对方邮件里含有附件，如:

1. The requested 文件名 is attached to this email. 2. Please see attached 文件名for more details…I've attached + 文件名

且附件的文件名字，请一定要另命名。切记不要出现qq截图48585fgr2frg, 或者jpg.008之类的图片名。
同时，多附件的时候，请在邮件里跟客户沟通清楚，比如你的附件为装箱单，发票，产地证明，邮件应为：

I am attaching herewith the following documents for your confirmation:

1) Packing list

2) Commercial Invoice

3) Certificate of Origin
图片也依次命名，收件者才能省心，清心。
附件大小最好在1-5MB以内，最好不要超过10MB.

7

尊重客户的计量习惯

比如英国、美国客户，他们使用英制单位。如英寸，加仑，盎司，等。

在图纸中以英制单位标注，这样不仅是比较贴心的举措，帮助他们节省时间精力，也能避免不必要的错误。

比如英美客户问oz, 而我们通用的是ml. 可以按照他们的单位来报价，简化他们的核算。

8

灵活运用infographic

Infographic = information+graphic 图文信息结合
比起传统的表格或者生硬的纯文字，图文结合不仅使得数据或内容一目了然，还能拔高自身专业度。

拿钢铁行业举例，如下图：

关于Infograhic App推荐： Canva, Infogram, Venngage

同样，在social media或者开发信/promotion邮件里，引用infographic，通过图像将文字显得更加生动，吸引力。

后记：

外贸销冠与普通外贸业务员的差别，往往都体现在一些细节上，所谓细节决定成败。类似这样的工作细节还有很多，不断梳理和总结，日积月累，才会让自己业务能力越来越强。

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