SAP-MM知识精解-审批策略的实现逻辑

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导读

 

本篇，我们结合采购订单的审批功能，分析一下SAP审批策略的实现逻辑。

 

很多朋友在学习审批策略初期，有时候很难理解审批策略中的一些关键名词，比如“审批组”“批准代码”“发布标识”等。从而，难以理解SAP审批策略的实现逻辑。

 

我们将从业务分析到系统功能设计的角度，分享一下SAP审批策略。

 

 

正文

 

业务分析

 

SAP审批策略就是为了实现对SAP中相关单据的审批。那么，要实现单据的审批，系统功能要满足哪些业务要求呢？

 

1. 能筛选出需要被审批的单据

 

企业中的业务单据量很大，并非所有单据都需要被审批，比如，针对采购订单的审批，大于一定金额才要求被审批，金额小的订单，就不需要审批。

 

类似上述的业务需求，系统要允许企业定制一些筛选条件，保证需要被审批的订单，必须被审批，不需要审批的订单，不用被审批。

 

SAP系统通过“分类和特性”这一基本功能，实现订单的筛选。

 

SAP系统通过预先设置“分类和特性”的特征值，当业务订单符合特征值的要求时，系统就会触发审批策略，也就是说，系统将保证此类订单必须被审批。

 

1. 定义审批的层级

 

当我们筛选出来哪些订单要被审批后，下一个问题是：这些订单需要进行采购几级审批。

 

比如，采购订单的金额大于1000，需要部门经理和部门总监进行审批，那么，我们就需要针对此种业务定义二级审批。

 

SAP通过定义不同的“批准代码”，从而实现对审批层级的定义的。

 

1. 定义审批后的订单状态

 

我们要审批单据，一旦单据被审批了，原则上，单据在一定程度上就不能被修改了。这个很好理解，我们要采购10台电脑，部门经理同意了，审批通过了，我们不可能把采购数量改成11台；同样，未经过审批的订单，是不能收货的。

 

SAP中通过定义不同的“发布标识”，实现对不同状态的管控。

 

最后，会把“发布标识”分配给不同的审批层级，进而保证，当订单经过审批后，其订单状态是符合业务要求的。

 

 

总的来说，对于订单审批业务的基本逻辑，我们可以抽象为三层：

 

1. 先得能筛选需要审批的订单，并且保证该审批的订单要被审批；
2. 其次，要能够设置符合企业需求的审批层级；
3. 再者，审批后，订单的状态要符合审批后的要求；

 

为了满足上述三层基本业务逻辑，SAP系统设计了以下三个系统功能，如下图所示：

审批策略的系统功能介绍

 

1. 创建“特性”

 

在实际业务中，企业会设定哪些订单需要被审批，也就是当订单符合某些特征时，就需要被审批。

 

创建“特性”，就是创建审批的筛选条件。

 

假定某企业，需要以“订单类型”“采购组织”“采购组”以及“订单净总额”为维度，设定筛选条件。

 

那么，我们就需要分别以“订单类型”“采购组织”“采购组”以及“订单净总额”，在SAP系统中设置4个特性。

 

创建特性的T-Code CT04

 

在上图中，需要注意两点：

 

a.建议选择“多值”，选择“多值”的话，可以满足当企业需要多个订单类型都能触发审批时，可以在该特性中维护多个特征值。

 

b.由于该特性的建立，是源于系统中的标准字段，所以，我们需要在结构CEKKO中，找出相应字段名，维护此处。

注意：如果是设定采购申请的审批特性的话，此处应该维护结构名“CEBAN”。

 

注意如下图，带有数值，类似“订单净总额”这种特性时，建议勾选允许“间隔”，勾选上，意味着我们可以输入一些带间隔的选项，比如100-1000，＞1000，＜1000等。

 

通过上述方法，我们可以分别创建“订单类型”“采购组织”“采购组”以及“订单净总额”的四个特性。如下所示：

2.创建“分类”，并将所创建的“特性”分配给“分类”

 

         T-Code  CL02

 

如下图，分类的创建需要注意两点：

a.类类型需要选择032

b.将“特性”准确地分配给该分类。

我们创建好了分类，并将所创建的特性分配给了分类，如下图所示。

到这里，我们已经成功地将筛选订单的特性创建完毕，并将特性分配给了相应分类。

3.创建“批准组”

 

这里，我们先简单“批准组”的作用。

 

如上图所示：SAP定义了一个“批准组”的概念。

 

a.我们需要将前面所创建的“分类”分配给“批准组”；

b.我们需要在后面，在特定的“批准组”下创建“批准代码”，即就是审批的层级。

 

换句话说，SAP通过“批准组”，将“分类、特性”和“批准代码”关联在一起，为我们创建审批策略，做好基础工作。

 

后台路径：

 

IMG → 物料管理 → 采购 → 采购订单 → 采购订单的下达过程 → 定义采购订单的审批过程 → 批准组

 

我们创建批准组Z2，并将分类“FRG_EKKO”，分配给批准组“Z2”;

 

如下图，我们创建一个Z2的审批组，在类别中维护之前创建的分类代码“FRG_EKKO”，其中“Rel.obj=2”是默认生成的，这个指的是“订单”，这个我们可以不管。

注意：整个系统中，针对订单的分类只能是一个，在上图中，我们能看到虽然不同的批准组，但是对应的分类都是“FRG_EKKO”。

 

4.创建“批准代码”

 

“批准代码”实际上就是审批的层级，而且，根据我们在3中的介绍，“批准代码”是在“批准组”下创建的。

 

后台路径：

 

IMG → 物料管理 → 采购 → 采购订单 → 采购订单的下达过程 → 定义采购订单的审批过程 → 批准代码

 

如下图，我们在批准组Z2下创建了两个批准代码：“Manger 01”，“Manger 02”。

5.创建“批准代码”

 

后台路径：

 

IMG → 物料管理 → 采购 → 采购订单 → 采购订单的下达过程 → 定义采购订单的审批过程 → 发布标识

这里需要说明两点：

 

“核发”这个对勾是否勾上决定了该状态下是否允许收货，如果勾上了，意味着该状态下可以收货，如果不勾，意味着不能收货；

 

“可变性”，如下图所示，有如下多种可能性。

1：该状态下，审批之后，不允许修改； 

 

2：该状态下，审批之后，可以修改，而且不管改什么，都不需要重新审批；

 

3：该状态下，审批之后，可以修改，但不管改什么，都需要重新审批；

 

4：该状态下，审批之后，可以修改，如果修改的地方是审批条件里面定义的，则需要重新审批；不是审批条件定义的，则不需要重新审批；

 

5：该状态下，审批之后，可以修改，不管改什么都需要重新审批，打印之后再修改也需要重新审批； 

 

6：该状态下，审批之后，可以修改，如果修改的地方是审批条件里面定义的，则需要重新审批；如果打印过，不管修改过什么都需要审批；

 

空：与“3”相同。

 

上述内容，我没有详细测试，源于资料介绍，大家可以测试看看。

6.创建“批准策略”

 

我们完成了“分类和特性”的创建，并将分类分配给了“批准组”；

 

我们在“批准组”下创建了“批准代码”；

 

我们定义好了“批准状态”

 

做好了所有准备工作，我们可以开始创建“批准策略”了。

 

首先，我们得明确，“批准策略”的创建，必须在某个“批准组”下面。

 

这样系统才知道，你这个“批准策略”将引用哪个“分类和特性”作为筛选条件，以及你将准备用哪些“批准代码”作为审批层级。

 

因为，在前面的系统操作中，我们已经给“批准组”分配了“分类”和“批准代码”了。

 

后台路径：

 

IMG → 物料管理 → 采购 → 采购订单 → 采购订单的下达过程 → 定义采购订单的审批过程 → 批准策略

 

如下图，我们在“批准组Z2”下，创建一个批准策略Z2，并选择相应的批准代码。

接着，我们点击“批准前提”，如下图选择，意味着01的审批是02的先决条件，也就是01批完了，02才能审批

接着，我们点击“批准状态”，给每种情况分配之前所定义的批准状态；

如下图，三种情况分别是：01、02都未批准的情况，01审批了，02还未审批，以及01、02都审批了的情况。

批准状态分配完毕后，点击“分类”，这里的分类是什么作用呢？

 

我们在前面创建好了“分类和特性”，并未给特性赋予具体的特征值。

 

换句话说，我们要以订单类型作为筛选条件，并未说明当订单类型为什么时，才触发审批。

 

在这里，就是我们维护具体条件的地方。如下图，当订单类型=NB，采购组织=1000，采购组=001，且订单净总额＞1000EUR时，才触发审批功能。

 

注意1：下图中四个条件是and的关系，也就是采购订单必须同时满足，才能触发审批。

注意2：下图中的功能，除了后台进入，也可以使用事务码CL20N进入。

最后还有一个模拟审批，这里我们就不演示了，大家可以自行操作，如果模拟审批没问题，意味着此审批策略有效。

 

最后，我们再用一张图总结一下：