PMP-6.12 监督相关方参与

一、监督相关方参与基础内容

0. 涉及领域：

(1)资源管理计划

资源管理计划确定了对团队成员的管理方法。

(2)沟通管理计划

沟通管理计划描述了适用于项目相关方的沟通计划和策略。

(3)相关方参与计划

定义了管理相关方需求和期望的计划。

1. 监督相关方参与阶段需参照文档

(1)问题日志

问题日志记录了所有与项目和相关方有关的已知问题。

(2)经验教训登记册

在项目早期获取的经验教训，可用于项目后期阶段，以提高引导相关方参与的效率和效果。

(3)项目沟通记录

根据沟通管理计划和相关方参与计划而与相关方开展的项目沟通，都已包括在项目沟通记录中。

(4)风险登记册

风险登记册记录了与相关方参与及互动有关的风险，它们的分类，以及潜在的应对措施。

(5)相关方登记册

相关方登记册记录了各种相关方信息，包括(但不限于)：

<1> 相关方名单

<2> 评估结果

<3> 分类情况

2. 监督相关方参与的定义

监督相关方参与是监督项目相关方关系，并通过修订参与策略和计划来引导相关方合理参与项目的过程。 

3. 监督相关方参与的作用

本过程的主要作用是，随着项目进展和环境变化，维持或提升相关方参与项目的效率和效果。

4. 监督相关方参与的执行时间

本过程需要在整个项目期间开展。

5. 监督相关方参与阶段可影响的领域/文件

领域

(1)资源管理计划：可能需要更新团队对引导相关方参与的职责。

(2)沟通管理计划：可能需要更新项目的沟通策略。

(3)相关方参与计划：可能需要更新关于项目相关方社区的信息。

文件

(1)问题日志

可能需要更新问题日志中与相关方态度有关的信息。

(2)经验教训登记册

在质量规划过程中遇到的挑战及其本可采取的规避方法需要更新在经验教训登记册中。

调动相关方参与效果好以及效果不佳的方法也要更新在经验教训登记册中。

(3)风险登记册

可能需要更新风险登记册，以记录相关方风险应对措施。

(4)相关方登记册

更新相关方登记册，以记录从监督相关方参与中得到的信息。 

二、 监督相关方参与过程

(一)输入—工作绩效数据

工作绩效数据包括：项目状态数据

(1)哪些相关方支持项目

(2)他们的参与水平和类型

(二)工具与技术

[一] 数据分析技术

适用于监督相关方参与过程的数据分析技术包括(但不限于)：

1. 备选方案分析

在相关方参与效果没有达到期望要求时，应该开展备选方案分析，评估应对偏差的各种备选方案。

备案分析详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12565692.html

2. 根本原因分析

开展根本原因分析，确定相关方参与未达预期效果的根本原因。

根本原因分析关注识别问题的主要原因，它可用于识别出现偏差的原因以及项目经理为达成项目目标应重点关注的领域。

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根本原因分析详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/16160722.html

可通过因果图分析根本原因，因果图示例如下：

因果图将问题陈述的原因分解为离散的分支，有助于识别问题的主要原因或根本原因。 

因果图用于识别质量缺陷和错误可能造成的结果。

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3. 相关方分析

开展相关方分析，确定相关方群体和个人在项目任何特定时间的状态。

相关方分析详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12521189.html

[二] 决策

1. 投票

​通过投票，选出应对相关方参与水平偏差的最佳方案。

2. 多标准决策分析**

对考察相关方参与的成功程度的多种标准进行优先级排序和加权，识别出最适当的选项。

详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12575195.html

[三] 数据表现--相关方参与度评估矩阵

​使用相关方参与度评估矩阵，来跟踪每个相关方参与水平的变化，对相关方参与加以监督。

应该检查相关方的期望与当前参与度的变化情况，并对沟通进行必要调整。

相关方参与度评估矩阵详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/17438312.html

[四] 人际关系与团队技能

人际关系与团队技能我们在管理沟通中已经详细说明过，详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/17918609.html

​可用于收集需求过程的人际关系与团队技能包括(但不限于)：

1. 积极倾听

通过积极倾听，减少理解错误和沟通错误。

2. 文化意识

文化意识和文化敏感性有助于项目经理依据相关方和团队成员的文化差异和文化需求对沟通进行规划。

3. 领导力

成功的相关方参与，需要强有力的领导技能，以传递愿景并激励相关方支持项目工作和成果。

4. 人际交往

通过人际交往了解关于相关方参与水平的信息。

5. 政治意识

​政治意识有助于理解组织战略，理解谁能行使权力和施加影响，以及培养与这些相关方沟通的能力。

[五] 会议

​会议不再局限于面对面或声音互动。

虽然面对面互动最为理想，但可能成本很高。

​电话会议和电信技术可以降低成本，并提供丰富的联系方法和会议方式。

会议的类型包括： ​为监督和评估相关方的参与水平而召开的

1. 状态会议

2. 站会

3. 回顾会

4. 相关方参与计划中规定的其他任何会议

(三)输出

1. 工作绩效信息

作绩效信息包括与相关方参与状态有关的信息

(1)相关方对项目的当前支持水平

(2)​与相关方参与度评估矩阵

(3)相关方立方体

(4)其他工具所确定的期望参与水平相比较的结果。

2. 变更请求

变更请求可能包括用于改善相关方当前参与水平的纠正及预防措施。

​应该通过实施整体变更控制过程对变更请求进行审查和处理。

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至此监督过程组就已全部完成，监督过程组从项目开始就进行，也就是说，我们需要监督的内容在项目开始的时候就已经要有详细的列表。

无论是对范围、进度、成本、质量、资源、风险、沟通、相关方以及最后的采购内容需要早早就有概念。

整个监控过程组就是将我们上面规划阶段就明确要求监督的内容与实际情况对比。(获取工作绩效数据，对比完成形成工作绩效信息，最后形成工作绩效报告)

如果有变更就实施整体变更控制流程。

这就是监控过程组的内容，PMBOK是一本很重前期规划的书籍，也是一本字典。

作为项目经理来说，前期规划很重要，很多项目经理基本没有规划的概念，即使有规划的概念也是千疮百孔的规划，细致度差很多。

当然也有很多项目是没办法前期规划的，项目到眼前才知道。但作为项目经理应该有整体项目管理的一个框架，如果是前面说的项目，也应该知道这个项目在框架的那个部分，需要做什么。

PMBOK是一本字典，在我们进行项目管理时，可进行查看，不一定就会有什么启发，或者查缺补漏，知道欠缺了什么。

愿各位在进步中安心！

2024.02.04 禾木

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