PMP-6.11 控制采购-采购文档更新、合同管理、索赔管理（工具）

一、控制采购基础内容

0. 涉及领域：

(1)需求管理计划

需求管理计划描述将如何分析、记录和管理承包商需求。

(2)风险管理计划

风险管理计划描述如何安排和实施由卖方引发的项目风险管理活动。

(3)采购管理计划

采购管理计划规定了在控制采购过程中需要开展的活动。

(4)变更管理计划

变更管理计划包含关于如何处理由卖方引发的变更的信息。

(5)进度基准

如果卖方的进度拖后影响了项目的整体进度绩效，则可能需要更新并审批进度计划，以反映当前的期望。

1. 控制采购阶段需参照文档

(1)假设日志

假设日志记录了采购过程中做出的假设。

(2)经验教训登记册

在项目早期获取的经验教训可供项目未来使用，以改进承包商绩效和采购过程。

(3)里程碑清单

重要里程碑清单说明卖方需要在何时交付成果。

(4)质量报告

质量报告用于识别不合规的卖方过程、程序或产品。

(5)需求文件

需求文件可能包括：

<1> 卖方需要满足的技术要求

<2> 具有合同和法律意义的需求，

如健康、安全、安保、绩效、环境、保险、知识产权、同等就业机会、执照、许可证，以及其他非技术要求。

(6)需求跟踪矩阵

需求跟踪矩阵将产品需求从其来源连接到能满足需求的可交付成果。

(7)风险登记册

取决于 <1> 卖方的组织 <2> 合同的持续时间 <3> 外部环境 <4> 项目交付方法 <5> 所选合同类型 <6> 最终商定的价格 <7> 每个被选中的卖方都会带来特殊的风险

(8)相关方登记册

相关方登记册包括关于 已识别相关方的信息，例如： <1> 合同团队成员 <2> 选定的卖方 <3> 签署合同的专员 <4> 参与采购的其他相关方

2. 控制采购的定义

控制采购是管理采购关系，监督合同绩效，实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同的过程。

3. 控制采购的作用

控制采购过程的主要作用是，确保买卖双方履行法律协议，满足项目需求。

在控制采购过程中，需要把适当的项目管理过程应用于合同关系，并且需要整合这些过程的输出，以用于对项目的整体管理。

如果涉及多个卖方，以及多种产品、服务或成果，就往往需要在多个层级上开展这种整合。

4. 控制采购的执行时间

本过程就需要在整个项目期间开展。

5. 控制采购阶段可影响的领域/文件

领域

(1)风险管理计划

每个协议和卖方都会带来独特的风险，因此可能需要更新风险管理计划。

如果在执行合同期间发生重大的意外风险，则风险管理计划可能需要更新。

应该把具体的风险记录到风险登记册中。

(2)采购管理计划

采购管理计划包含在采购过程中需要开展的活动。

可能需要基于卖方执行工作的绩效情况，对采购管理计划进行更新。

(3)进度基准

如果卖方的重大进度变更影响到了项目的整体进度绩效，则可能需要更新并审批基准进度计划，以反映当前的期望。

买方应该注意某个卖方的进度拖延，可能对其他卖方的工作造成连锁影响。

(4)成本基准

在项目交付期间，承包商的材料价格和人力价格可能随外部经济环境而频繁变动。

这种变动需要反映到成本基准中。

文件

(1)经验教训登记册

<1> 更新经验教训登记册，记录能有效维护采购工作的范围、进度和成本的技术。

<2> 对于出现的偏差，经验教训登记册应该记录曾采取的纠正措施及其有效性。

<3> 如果已经发生索赔，则应记录相关信息以避免重蹈覆辙，其他关于如何改善采购过程的信息也应记录在内。

(2)资源需求

​随着承包商的工作进展，可能因工作执行不符合原定计划而需要变更资源需求。

(3)需求跟踪矩阵

​更新需求跟踪矩阵，记录已实现的需求。

(4)风险登记册 ​

取决于卖方的组织、合同的持续时间、外部环境、项目交付方法、所选合同类型，以及最终商定的价格，每个被选中的卖方都会带来特殊的风险。

​随着早期风险的过时以及新风险的出现，在项目执行期间对风险登记册进行变更。

(5)相关方登记册

​随着执行阶段的工作进展，承包商和供应商可能发生变更，应该把承包商和供应商的变更情况记录在相关方登记册中。

二、 合同相关内容

1. 合同作用

(1)买方和卖方都出于相似的目的来管理采购合同，每方都必须确保双方履行合同义务，确保各自的合法权利得到保护。

(2)合同关系的法律性质，要求项目管理团队必须了解在控制采购期间所采取的任何行动的法律后果。

(3)对于有多个供应商的较大项目，合同管理的一个重要方面就是管理各个供应商之间的沟通。 ​虽然采购管理员可以是项目团队成员，但通常还向另一部门的经理报告。

2.  合同管理活动

(1) 收集数据和管理项目记录

包括

<1> 维护对实体和财务绩效的详细记录

<2> 建立可测量的采购绩效指标(考核表)

(2)完善采购计划和进度计划

(3) 建立与采购相关的项目

<1> 数据的收集

<2> 分析和报告机制

<3> 并为组织编制定期报告

(4)监督采购环境，以便引导或调整实施

(5)向卖方付款

三、 控制采购注意事项

1. 控制措施的质量 (采购审计)

采购审计的独立性和可信度，是采购系统可靠性的关键决定因素。

2. 组织的道德规范、内部法律顾问和外部法律咨询

持续的反腐计划，都有助于实现适当的采购控制。

3. 在控制采购过程中，需要开展财务管理工作：监督向卖方付款

(1)这是要确保合同中的支付条款得到遵循，确保按合同规定，把付款与卖方的工作进展联系起来。

(2) 需要重点关注的一点是，确保向卖方的付款与卖方实际已经完成的工作量之间有密切的关系。

(3) 如果合同规定了基于项目输出及可交付成果来付款，而不是基于项目输入(如工时)，那么就可以更有效地开展采购控制。 

4. 在合同收尾前

若双方达成共识，可以根据协议中的变更控制条款，随时对协议进行修改,通常要书面记录对协议的修改。

四、控制采购过程

(一)输入

1. 协议

协议是双方之间达成的谅解，包括对各方义务的一致理解。 ​

对照相关协议，确认其中的条款和条件的遵守情况。

2. 采购文档

采购文档包含用于管理采购过程的完整支持性记录，包括

(1)工作说明书

(2)支付信息

(3)承包商工作绩效信息

(4)计划

(5)图纸

(6)其他往来函件

3. 批准的变更请求

批准的变更请求可能包括

(1)对合同条款和条件的修改

<1>修改采购工作说明书

<2>定价

<3>对产品、服务或成果的描述

(2)变更过程

与采购相关的任何变更，在通过控制采购过程实施之前，都需要以书面形式正式记录，并取得正式批准。

在复杂的项目和项目集中，变更请求可能由参与项目的卖方提出，并对参与项目的其他卖方造成影响。

项目团队应该有能力去识别、沟通和解决会影响多个卖方的工作的变更。

4. 工作绩效数据

工作绩效数据包含与项目状态有关的卖方数据 例如：

(1)技术绩效

(2)已启动、进展中或已结束的活动

(3)已产生或投入的成本

(4)工作绩效数据还可能包括已向卖方付款的情况

(二)工具与技术

1. 专家判断(关注点/会议点/讨论点)

(1)相关的职能领域

<1> 财务

<2> 工程

<3> 设计

<4> 开发

<5> 供应链管理

(2)法律法规和合规性要求

2. 索赔管理

(1)索赔定义

如果买卖双方不能就变更补偿达成一致意见，或对变更是否发生存在分歧，那么被请求的变更就成为有争议的变更或潜在的推定变更，此类有争议的变更称为索赔。

(2)影响

如果不能妥善解决，它们会成为争议并最终引发申诉。 

(3)处理方法

<1> 在整个合同生命周期中，通常会按照合同条款对索赔进行记录、处理、监督和管理。

<2> 如果合同双方无法自行解决索赔问题，则可能不得不按合同中规定的程序，用争议解决方法(ADR)替代去处理。

<3> 谈判是解决所有索赔和争议的首选方法。

3. 绩效审查(数据分析技术)

对照协议，对质量、资源、进度和成本绩效进行测量、比较和分析，以审查合同工作的绩效。

其中包括

(1)确定工作包提前

(2)落后于进度计划

(3)超出或低于预算

(4)是否存在资源

(5)质量问题。

绩效审查详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/17999745

4. 挣值分析 (EVA)(数据分析技术)

​计算进度和成本偏差，以及进度和成本绩效指数，以确定偏离目标的程度。

详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/17932413.html

5. 趋势分析(数据分析技术)

趋势分析可用于编制关于成本绩效的完工估算 (EAC)，以确定绩效是正在改善还是恶化。

详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/17932413.html

6. 检查

检查是指对承包商正在执行的工作进行结构化审查，可能涉及

(1)对可交付成果的简单审查

(2)对工作本身的实地审查

​(3)在施工、工程和基础设施建设项目中，检查包括

买方和承包商联合巡检现场 以确保双方对正在进行的工作有共同的认识。

检查详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/17999745

7. 审计

审计是对采购过程的结构化审查。

应该在采购合同中明确规定与审计有关的权利和义务。

​买方的项目经理和卖方的项目经理都应该关注审计结果，以便对项目进行必要调整。

审计详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/17817440.html

(三)输出

1. 采购关闭

买方通常通过其授权的采购管理员(或招标代理机构)，向卖方发出合同已经完成的正式书面通知。 ​

关于正式关闭采购的要求，通常已在合同条款和条件中规定，并包括在采购管理计划中。 ​

一般而言，这些要求包括：

(1)已按时按质按技术要求交付全部可交付成果

(2)没有未决索赔或发票

(3)全部最终款项已经付清

(4)项目管理团队应该在关闭采购之前批准所有的可交付成果。

2. 工作绩效信息

工作绩效信息是卖方正在履行的工作的绩效情况，包括

(1)与合同要求相比较的可交付成果完成情况和技术绩效达成情况

(2)与SOW预算相比较的已完工作的成本产生和认可情况。

3. 采购文档更新

采购文档更新可包括

(1)用于支持合同的全部进度计划

(2)已提出但未批准的合同变更

(3)已批准的变更请求 采购文档还包括

(4)由卖方编制的技术文件

(5)其他工作绩效信息

<1> 可交付成果的状况

<2> 卖方绩效报告和担保

<3> 财务文件(包括发票和支付记录)

<4>与合同相关的检查结果

4. 变更请求

(1)变更领域

​在控制采购过程中，可能提出对项目管理计划及其子计划和其他组件的变更请求， 例如

<1> 成本基准

<2> 进度基准

<3> 采购管理计划

应该通过实施整体变更控制过程对变更请求进行审查和处理。

(2)已提出而未解决的变更

<1> 买方发布的指示或卖方采取的行动，而对方认为该指示或行动已构成对合同的推定变更。

<2> 因为双方可能对推定变更存在争议，并可能引起一方向另一方索赔，所以通常应该在项目往来函件中对推定变更进行专门识别和记录。

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采购管理这里是以买方(甲方)视角需要进行的工作。

完成PMBOK内容后会进行招投标的专题内容。

愿各位在进步中安心！
2024.02.04 禾木

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