PMP-6.8 控制资源--问题解决

一、控制资源基础内容

0. 涉及领域：

资源管理计划 资源管理计划为如何使用、控制和最终释放实物资源提供指南。

1. 控制资源阶段需参照文档

(1)问题日志

问题日志用于识别有关缺乏资源、原材料供应延迟，或低等级原材料等问题。

(2)经验教训登记册

在项目早期获得的经验教训可以运用到后期阶段，以改进实物资源控制。

(3)实物资源分配单

实物资源分配描述了资源的预期使用情况以及资源的详细信息，

例如 <1> 类型 <2> 数量 <3> 地点 <4> 属于组织内部资源还是外购资源

(4)项目进度计划

项目进度计划展示了项目在何时何地需要哪些资源。

(5)资源分解结构

资源分解结构为项目过程中需要替换或重新获取资源的情况提供了参考。

(6)资源需求

资源需求识别了项目所需的材料、设备、用品和其他资源。

(7)风险登记册

风险登记册识别了可能会影响设备、材料或用品的单个风险。

2. 控制资源的定义

控制资源是确保被分配给项目的物质资源按计划就位，以及监督资源的计划和实际使用情况，并采取必要纠正措施的过程。

3. 控制资源的作用

本过程的主要作用是，确保所分配的资源适时适地可用于项目，且在不再需要时被释放。

4. 控制资源的执行时间

本过程需要在整个项目期间开展。

应在所有项目阶段和整个项目生命周期期间持续开展控制资源过程，且适时、适地和适量地(1)分配和(2)释放资源，使项目能够持续进行。

5. 控制资源阶段可影响的领域/文件

项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理

领域

(1)资源管理计划 资源管理计划根据实际的项目资源管理经验更新。

(2)进度基准 可能需要更新项目进度，以反映管理项目资源的方式。

(3)成本基准 可能需要更新项目成本基准，以反映管理项目资源的方式。

文件

(1)假设日志

把关于设备、材料、用品和其他实物资源的新假设条件更新在假设日志中。

(2)问题日志

在本过程中出现的新问题可以记录到问题日志中。

(3)经验教训登记册

在经验教训登记册中更新有效管理资源物流、废料、使用偏差，以及应对资源偏差的纠正措施的技术。

(4)实物资源分配单

​实物资源分配单是动态的，会因可用性、项目、组织、环境或其他因素而发生变更。

(5)资源分解结构

​可能需要更新资源分解结构，以反映使用项目资源的方式。

(6)风险登记册

关于资源可用性、利用或其他实物资源的风险更新风在险登记册中。 

二、控制资源关注点

1. 团队管理与控制资源

(1)控制资源过程关注实物资源

例如设备、材料、设施和基础设施。

(2)管理团队过程关注团队成员

2. 控制资源过程关注

(1)监督资源支出

(2)及时识别和处理资源缺乏/剩余情况

(3)确保根据计划和项目需求使用和释放资源

(4)在出现资源相关问题时通知相应的相关方

(5)影响可以导致资源使用变更的因素

(6)在变更实际发生时对其进行管理

进度基准或成本基准的任何变更，都必须经过实施整体变更控制过程的审批。

三、 控制资源过程

(一)输入

1. 工作绩效数据

工作绩效数据包含有关项目状态的数据，例如已使用的资源的数量和类型。

2. 协议

在项目中签署的协议是获取组织外部资源的依据，应在需要新的和未规划的资源时，或在当前资源出现问题时，在协议里定义相关程序。

(二)操作、工具与技术

1. 更新资源--审查

​更新资源分配时，需要了解已使用的资源和还需要获取的资源。

​为此，应审查至今为止的资源使用情况。

2. 数据分析技术

(1)备选方案分析

备选方案分析有助于选择最佳解决方案以纠正资源使用偏差，可以将加班和增加团队资源等备选方案与延期交付或阶段性交付相比较，以权衡利弊。

#######################################################

备案分析在规划、执行、监控三个阶段(过程组)都有应用。

(1)在规划阶段，主要在范围、进度、成本、资源四大主要领域给出备选方案。

(2)在执行阶段，我们要对质量实时监控并管理

　　 如果有异常，需要立马​​​执行备选方案，涉及到范围、进度、成本、资源四大领域的变更。

(3)在监控阶段，我们需要持续对资源和相关方进行监控。

范围、进度都与资源息息相关，如果项目正常，则只需要关心资源是否够用就好了。

如果有异常，则还需要重开范围进度的规划过程。​

项目接近收尾阶段，要关注相关方的需求是否得到满足，需要让相关方参与这个阶段；

如果相关方不满意，还需要重开各个阶段。

注意：应该让相关方积极参与，可以尽早反馈相关方的问题，这样可以减少对项目影响。

与备案分析关联的工具是：多标准决策技术。

多标准决策技术详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12575195.html

备选方案技术详见详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12565692.html

#######################################################

(2)成本效益分析

成本效益分析有助于在项目成本出现差异时确定最佳的纠正措施。

详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/17930605.html

(3)绩效审查

绩效审查是测量、比较和分析计划的资源使用和实际资源使用的不同。

分析成本和进度工作绩效信息有助于指出可能影响资源使用的问题。

详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/17999745

(4)趋势分析

在项目进展过程中，项目团队可能会使用趋势分析，基于当前绩效信息来确定未来项目阶段所需的资源。

​ 趋势分析检查项目绩效随时间的变化情况，可用于确定绩效是在改善还是在恶化。

详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/17932413.html

3. 问题解决***

问题解决可能会用到一系列工具，有助于项目经理解决控制资源过程中出现的问题。

(1)问题来源

<1> ​问题可能来自组织内部(组织中另一部门使用的机器或基础设施未及时释放，因存储条件不当造成材料受损等)

<2> 来自组织外部(主要供应商破产或恶劣天气使资源受损)。

(2)项目经理解决问题 步骤

项目经理应采取有条不紊的步骤来解决问题，包括：

 <1> 识别问题

明确问题

<2> 定义问题

将问题分解为可管理的小问题。

<3> 调查

收集数据。

<4> 分析

找出问题的根本原因。

<5> 解决

从众多解决方案中选择最合适的一个。

<6> 检查解决方案

确认是否已解决问题。

4. 人际关系与团队技能

人际关系与团队技能有时被称为“软技能”，属于个人能力。 ​

控制资源过程使用的人际关系与团队技能包括：

(1)谈判

​项目经理可能需要就增加实物资源、变更实物资源或资源相关成本进行谈判。

获取资源过程也使用谈判技能详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/17896501.html

(2)影响力

影响力有助于项目经理及时解决问题并获得所需资源。

影响力详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/17910637.html

5. 项目管理信息系统(PMIS)

项目管理信息系统可包括资源管理或进度计划软件，可用于监督资源的使用情况，帮助确保合适的资源适时适地用于合适的活动。

(三)输出

1. 工作绩效数据

工作绩效信息包括项目工作进展信息，这一信息将

(1)资源需求

(2)资源分配

(3)项目活动期间的资源使用相比较，

从而发现需要处理的资源可用性方面的差异。

2. 变更请求

如果控制资源过程出现变更请求，或者推荐的纠正措施或预防措施影响了项目管理计划的任何组成部分或项目文件，项目经理应提交变更请求。

 ######################################

监控过程组是使用工具和技术比较多的，但基本围绕工作绩效数据，经过工具处理后变成工作绩效信息。

在交给项目经理判断，从而实施整体变更控制，最后达到可交付成果和工作绩效达标的结果。

项目管理说简单也简单，但其中的事情千头万绪，PMBOK可以作为一个字典，在不知道该怎么做的时候看一下，可能会提供思路。

我们之前也说过，PMBOK为了适配所有行业所以在内容上有些虚，需要各个行业的项目经理自己扩充。

愿各位在进步中安心！
2024.02.01 禾木

######################################