让软件集成为您的业务创造更多价值

将文档管理软件与您的 ERP、CRM、人力资源软件或会计软件集成是很有意义的。 在系统之间共享信息使您的团队能够通过消除重复数据输入和提高协作来避免不必要的工作。 集成简化了数据流经公司的方式，确保部门之间的合作和相互理解，从而提高生产力并节省大量成本。

与 ERP 和其他业务软件集成的文档管理解决方案提供了使用独立软件无法实现的优势(下图)。

只有文档管理能提供的好处

• 防止操纵。 全面的权限系统保护文档免受未经授权的访问。
• 可用性。 授权员工可以随时通过网络浏览器或移动设备访问文档。
• 长期存储和自动保留计划。 解决方案可以将文档存储为 PDF 或原始格式，并在定义的保留期后自动删除它们。
• 合规性。 文档管理系统使您的组织能够更好地满足隐私要求、审计标准和其他法规，包括 HIPAA、Sarbanes-Oxley 和 GDPR。

DocuWare 支持的集成

1.系统之间的无缝信息交换

DocuWare 使用多种数据源：独立数据库、DocuWare 数据库，甚至是简单的 CSV 文件。 该解决方案还通过平台服务交换数据，该服务捆绑了从外部应用程序和设备对 DocuWare 的所有访问。 平台服务基于 REST，确保所有资源和 API 点都有一个 URL。 无论设备或操作系统如何，数据都可以在系统之间移动。

使用 DocuWare 从外部来源提取数据并在您的其他系统中填充数据

DocuWare Import 模块富有生产力，在使用网络扫描仪或创建大量 PDF 文档的 ERP 程序时特别有用。 例如，如果您使用的 ERP 系统将所有发票、贷项通知单和其他文档导出为 PDF，您可以将这些文档自动存储在 DocuWare 中。

DocuWare 还可以从数据源检索信息并使用该数据集填充 DocuWare 中的记录。 这确保了两个系统中的数据是一致的。

2.DocuWare Smart Connect 为现有软件增加价值

DocuWare Smart Connect 直接从任何应用程序的界面读取术语，并使用它们在 DocuWare 中搜索相关文档。 只需单击一下，您就可以在 DocuWare 中看到相应的文档——包括订单、发票、合同、电子邮件、简历以及与项目、交易或员工有关的任何其他文件。

例如，您可以直接从您的会计软件中查看文档。 当您查看与供应商的最近交易时，您单击嵌入在会计软件中的 Smart Connect 按钮即可显示相关发票。 可以安装第二个按钮，加载相关的交货单或完成该过程所需的任何其他文档。

Smart Connect 还包括突显搜索（Highlight Search）功能。 设置完成后，此功能可在任何应用程序中使用，包括 CRM、会计软件、聊天或 Microsoft Word。 您只需设置一次，因为突显搜索（ Highlight Search）功能可与任何应用程序集成。 无论您使用什么程序，您只需突出显示一个术语或一个数字，按下键盘快捷键，所有相关文档都会显示出来。

3.预配置的连接（Connect-to）模块

连接（Connect-to）模块提供与 SAP、SharePoint、Microsoft Outlook 和多功能打印机 (MFP) 等企业应用程序的集成。

SAP 连接器促进 ERP 集成

可以将 SAP 内容存储库分配给 DocuWare 中的存档，使您能够跨多个存档进行存储。用于搜索或显示文档的数据将安全传输。

借助 SAP，您可以组织公司最重要的信息流。 这会产生大量适用法律法规的商业文件。 在 DocuWare 中存档，您的文档可以进行修订和审核。

文档归档始终可用于 SAP 中的日常业务。 例如，一键显示链接到 SAP 数据记录的发票。 条形码或 SAP DocID 等唯一值可确保链接正确。 DocuWare 通过网络浏览器访问。 因此，无需额外安装软件。

DocuWare 的 MFP 连接器可与 Toshiba、Ricoh、Sharp、OKI 和 Xerox 的 MFP 配合使用。将 MFP 用作网络扫描仪，您可以在扫描时将文档转发给正确的员工。为此，DocuWare 导入模块监控网络目录并将扫描的文件存储在员工的文档托盘中。

因为它是基于网络的，DocuWare 与几乎所有类型的数字基础设施集成。这意味着可以直接从第三方应用程序或网络扫描仪或平板电脑等设备调用解决方案的功能。 DocuWare 还可以使用公司现有的服务器资源进行文档管理。这自动包括数据库同步、从邮件服务器导入、集成外部用户管理以及其他功能。

如果您想了解有关 DocuWare 的集成功能如何在您的公司中发挥作用的更多信息，可以申请免费演示。