使用文档管理系统结束内容混乱

使用文档管理系统结束内容混乱

在我们目前所处的混合工作新环境中，数据和文档量快速增长而导致的“内容混乱”是效率和有效协作的常见障碍。管理这个问题可能是现代企业面临的最大挑战。

根据分析公司IDC发布的预测，2020年至2024年间创建的数据量将超过过去30年创建的数据量。如果你现在不开始制定战略来应对这种增长，你什么时候开始呢？

您花多长时间查找信息？
通常，我们启动任务并将其本地保存到我们的计算机上。旧的数据共享方法（如USB存储设备）已被证明是不安全的，不再被广泛使用。但是，许多公司的员工仍然通过文件托管服务上传文件进行协作，在邀请同事审查他们的工作时通过电子邮件发送链接。然后，团队成员通过评论、电子邮件反馈和即时消息服务分享他们的建议——每个人都可以看到手头的任务，但每个人都清楚吗？当我们需要文件时，我们确切地知道在哪里可以找到我们的文件吗？这些文件是在我们的邮箱里或是在同事的邮箱中呢？

想想仅在您的邮箱中寻找所需的信息都是多么的耗时和令人沮丧。Microsoft Outlook 和其他电子邮件程序的目的不是为了处理您每天大量的电子邮件。它们专为通信而设计，而不是为有序的存储、安全性或快速查找而设计。如果您很难找到电子邮件中收到的信息，那么通过实施DocuWare提供的电子邮件管理功能，您可以在改善信息流方面向前迈出一大步。

电子邮件管理可以使您将电子邮件的正文文本及其附件保存为单独的文档，为每个文档编制索引，将它们放在文档管理系统中的正确文件夹中，并将附件集成到业务流程中。此外，您还可以向授权的团队成员提供存档的电子邮件和附件来增强协作。

无论您属于哪个部门，您都不可能在孤岛中工作。您的工作需要与同行、客户、供应商或客户合作，他们都有自己的工作方式。在没有数字化的情况下，以适合所有人的方式访问信息是棘手的。使用数字工具进行协调非常重要，这样您的工作和项目才能向前推进。

摆脱文档无组织状态
许多公司因为缺乏集中、安全的存储库，也没有强制实施一致性的软件解决方案而对业务关键型文档失去了控制。您可能遇到过那些组织超级强且在其文档目录中有自己的命名约定的企业。这种归档适合他们，但如果没有一个智能的文档管理系统，企业就会对其企业内容失去控制，而企业内容是每个企业智力资本（智力资本是指一个公司两种无形资产的经济价值：组织资本和人力资本。）的基础。

使用文档管理解决方案，您可以利用通过创建公共数据字段来链接属于同一业务流程的文档的功能。版本控制可确保文档保持其原始完整性，这样您就不必担心需要管理多个纸质副本或由不同的人离线编辑多个电子副本的问题了。

最重要的是，管理不善、未数字化的文档和数据造成了 DocuWare 所说的内容混乱。我们知道，这种情况直接影响您在项目上进行有效协作的能力，增加您的安全风险，并最终抑制您提供卓越客户体验的能力。

整合是一种战略优势
您的文档管理解决方案将涉及您企业中的每个系统。为了防止内容混乱，您需要一个系统，该系统可以在大多数（如果不是全部）信息系统中捕获、识别、分类、分发和归档文档。

您的文档管理系统需要与您的技术堆栈高效集成，以便它可以将信息传递给您的其他业务软件，并从第三方应用程序收集和管理数据。从本质上讲，您的文档管理系统将与您的环境同化并简化您管理公司文件和数据库的方式，同时为处理大量数据的团队提供更大的控制。

DocuWare专为在您的IT生态系统中工作而构建。与电子邮件、团队门户、CRM、ERP、人力资源系统、自主软件等 500 种不同应用集成，我们的成功不言而喻。DocuWare还与扫描仪、多功能设备等关键业务硬件集成，可轻松将纸质文档转换为数字文档。

现实世界中的文档管理
我们最近帮助奇切斯特学院集团部署了 DocuWare，重新设计了一些长期存在的、过时的基于纸张的流程，提高了合规性，增加了存储容量，并鼓励更环保的新思维方式。该解决方案是在繁忙的人力资源部门实施的，处理人事文件并确保员工数据的搜索速度与检索速度一样快。“触手可及，我现在就是这样描述员工数据的。能够将文档从 Outlook 拖放到 [文档] 托盘中是一个真正的游戏规则改变者，“该集团的人力资源项目协调员 Sara Barrett 说。

这只是一个案例，说明了DocuWare客户如何自动化和改进流程，增强协作并消除对繁琐、昂贵的纸质流程的依赖。