如何创建良好的内部知识库

我们都知道在客户服务方面选择正确的知识库软件的重要性。但我们经常忘记的是，我们的员工也是我们的客户。

根据盖洛普最近的研究， 世界正在经历员工敬业度危机。只有大约三分之一的美国员工投入工作，而在全球组织中工作的员工只有 13%。

下载本文的电子书，离线阅读“如何创建良好的内部知识库”的四步流程！

这意味着什么？嗯，这不太好。对工作不热情或对工作场所不积极的员工不会创造出好的最终产品。

有多种方法可以提高员工敬业度。从给予信任到创造积极的工作环境。但一个经常被忽视的简单领域是为员工创建良好的内部知识库。

为什么我们需要内部知识库软件？

您不仅可以减轻经理和主管在培训新员工时的一些压力，而且您现有的员工也将拥有可以一次又一次返回的核心资源。

您目前可能管理着少数员工，但随着您的公司开始发展，请考虑内部知识库的作用。

而不是需要不断重复的问题、电子邮件和会议；您的团队可以使用自助服务方法有效地解决他们的疑问。

沟通不畅是导致工作场所积极性降低和员工敬业度降低的最大因素之一。必须花费大量时间寻找信息并试图了解政策需要时间和耐心。良好的内部知识库管理的重要性怎么强调都不为过。Baklib这一款知识库软件强烈推荐给您！

良好的内部知识库的重要性

除了提高员工士气和敬业度之外，良好的内部知识库软件还有几个主要好处，包括：

集中信息：当您开始构建并贡献内部知识库时，它就会成为宝贵的集中资源。所有公司信息都可以存储在那里，从角色扮演销售电话到公司的增值税号。它减少了混乱，并有助于培养自信的员工，使他们能够在没有监督的情况下有效地工作。

降低培训成本：培训新员工需要花费大量时间和资源。这意味着生产力下降和成本上升。良好的内部知识库软件可以作为新员工快速了解公司文档的有效方法，同时允许现有成员继续他们的工作。

提高生产力：无论您身处哪个行业，内部知识库中的有效文档都将提高生产力。无论这意味着更快的上市时间还是更顺利的营销活动，这一切都始于全面发展、训练有素的员工。

那么，如何充分利用您的资源为内部员工创建知识库呢？以下是一些提示：

1. 在开始之前决定要包含哪些信息

不用说，知识库的成功取决于内容的质量。有许多资源可帮助您为客户创建杀手级 SaaS 产品文档，其中一些技巧也适用于您的员工。

要记住的要点是，您的员工应该获得与客户一样多的时间（如果不是更多的话）。因此，你的内部知识库不应该是你急于求成的东西，或者只是事后才想起来的东西。

如果您听说过“GIGO”（垃圾进，垃圾出）这个表达方式，那么这在这里是非常相关的。

内部知识库软件中应包含哪些内容？

那么，您应该包含哪些类型的信息？你如何决定什么是有用的，什么是无用的？

从客观的角度审视你的公司是值得的。其工作流程、流程、培训曲线以及员工面临的常见问题。

在决定您需要的信息时，请务必使用您最重要的资源 - 您的员工。与他们交谈。询问他们每天使用和需要哪些信息，以及将哪些信息放在一个地方会有帮助。

从公司假期和病假政策，到回答客户查询的最佳实践，一切都应该在您的内部知识库软件中组织良好。

一旦你将每个人的答案纳入你的研究中，并将其与你自己的观察相结合，就可以列出一个清单。决定如何组织信息。如果您的员工不知道在哪里查找信息，那么拥有大量可用信息是没有用的。

各个部分应该开始自然出现。您需要将信息（例如人力资源政策）归为一类。公司的历史和价值观又是另一回事。某些项目或情况需要遵循的程序、客户服务指南以及不同部门的不同资源。

您的营销团队不需要接收与技术人员相同的信息，而向他们提供过多的知识只会让他们更加困惑。

要记住的事情

请记住，您不一定必须从头开始。您很可能已经有很多公司文档可以用作起点。无需重新发明轮子，而是根据您的知识库重新调整其用途。

随着时间的推移，您的内部知识库软件的价值将会增加，并且您会不断更新它。

2. 选择最适合您公司的知识库软件

在决定选择哪种知识库软件时，请考虑几个重要因素：

它是否快速且易于使用？您的员工是否可以快速找到他们需要的信息，而无需花费大量时间来查找某些文档？

它有有效的搜索引擎吗？您的团队可以通过输入一两个关键字轻松找到他们需要的内容吗？搜索引擎是否允许部分搜索，以防您的员工不知道他们要查找的文档的确切名称？

它是否提供了干净的用户体验？是否组织良好且赏心悦目？它是否具有良好的逻辑流程并让如何使用变得显而易见？或者它是否杂乱、低效且令人困惑？

它能否提供卓越的创作体验？这是选择知识库软件时要问的一个重要问题。创建知识库不仅仅是一开始的大量工作。你的内部知识库是一个活生生的、会呼吸的资源，并且会不断更新。如果您希望所有员工都做出贡献，那么创建文章和插入图形应该尽可能干净和简单。

是否有可用的内部评论选项？当您编写文档时，在大多数情况下，它不会单独分配给一个人。您很可能会与多名员工建立合作关系。因此，请确保您的知识库软件允许内部评论，与文章内容分开。

它是否提供良好的用户访问限制？您不希望组织中的每个人都可以使用您的所有信息。因此，请确保您选择的知识库软件能够为您的员工分配访问权限。

什么是最重要的？

当然，选择最好的知识库软件有些主观。一个人看重产品的东西，另一个人可能觉得没有用。但是，您的软件必须满足一些基本的知识库软件功能。如果没有，您应该寻找一个可以的。

3. 设置你的知识库结构

您已经知道文档的组织将节省时间并为所有人带来更丰富的体验。因此，花时间让结构完全正确是值得的。

您应该在开始添加内容之前定义它。如果您通过与团队交谈来进行研究，请尝试找到共同模式。

确保类别有意义、具体且重点突出。它们还应该具有逻辑性并且易于划分为子类别。

例如，一个部分称为“公司政策”，子部分可能是“人力资源表格”、“客户合同”等。

仔细选择您的权限设置。虽然您希望您的员工感觉他们在透明的工作场所中工作；某些信息，例如工资和支出，您可能希望限制少数授权员工的访问权限。

4.确保你的员工可以提供反馈

您的知识库并不是一成不变的，您构建知识库的方式也不是一成不变的。您可能会发现一开始您认为合乎逻辑的事情在日常工作中却变得毫无意义。

找出内部知识库问题的最佳方法是询问每天使用它的人。因此，请确保您的软件允许员工反馈。

作为日常用户，在改进您的内部知识库软件时，它们将是最有价值的资源，可以让您知道缺少什么、可以改进什么以及不需要什么。

您可以通过多种方式收集反馈。通过跟踪用户分析（例如文章浏览量和点击量以及用户在线行为），或者要求员工对文章或部分的有用性进行评分。

您还可以进行调查并直接询问他们认为知识库的哪些部分有用以及哪些部分令人困惑。

您的知识库应该是团队努力的结果。因此，通过要求员工做出贡献来提高员工士气。倾听他们的想法，让他们通过贡献一篇文章或添加一些文档来向您证明自己。

感觉受到重视并知道他们的想法和贡献很重要，这是提高员工敬业度的好方法。

总结

您的内部知识库软件与您为客户提供的知识库解决方案同样重要，因此请确保您投入相应的精力来创建和更新它。

有效的沟通是运营一家成功公司的基础——而这从您的关键内部文档开始。

您的知识库文档应该无缝组织、逻辑清晰、快速且易于使用，并允许用户反馈和持续贡献。

通过内部知识库软件，您可以在一页上了解所有员工，同时减少培训和入职成本、提高生产力并促进长期增长。