同时管理多个项目的技巧

 

项目经理通常会从管理一两个项目起步。学习平衡项目花费，时间表，资源调用的质量，范围管理，客户期望等这些因素。在项目数量比较少的时候还是比较容易做到的。
在具备一些经验并经过了严酷的工作环境下的训练后，项目经理们通常会同时管理多个项目。很多小项目不需要全职的项目经理，并且公司也经常有多个项目需要管理，这样就产生了臭名昭著的多任务，项目经理(MPM)如果不想每天工作12到18个小时，MPM们必须要快速高效。下面很多技巧对所有项目都有用，但是当同时协调四个，五个项目的时候，你需要调用所有的能用上的技巧以保证事情的正常进行。当然，也要了解自己的极限，不要同时管理太多的项目，不然可能你没有一个项目能管理好。
采纳那些能对你有用的技巧，并且以你的风格来使用他们。
非正式的技巧：

1.      拥有可靠的消息来源：开发一个可靠的消息来源，让你了解谁在推动项目的进程，谁在制造问题；
2.      了解客户的优先级：客户总是希望有用不完的预算，计划被完美的执行，但是每个项目都有一个真实的优先级表，这个优先级表并不一定是时间，预算，产品性能指标。项目经理需要了解到，是什么才是客户成功的关键因素；
3.      了解依赖关系：花时间把外部因素，内部资源和管理决策理解清楚。大多数项目最近会受金融风暴的影响，并在商业上作出反应。
4.      时间管理：不要让会议把你一天的工作排满。预留几个小时让你能够应对突发情况，并且花些时间计划明天工作的优先级。

正式的技巧：
1.      使用规范性的报告：通过使用同样格式的表格，模板和跟踪系统把程序和子项目的花费，计划，事务报告过程规范化。这样可以帮助你减少输入错误，避免重新排版数据，避免使用不同的管理系统进行工作。
2.      盯住你的预算：每周检查财务上的数字，避免因没有计划的加班，没有审批的时间花费等带来的意外情况，制止超出项目范围的工作的进行；
3.      记录很关键：把达成的协议、问题理解，和内外部人员或组织作出的承诺文档化。用电话进行协商，但是用Email保证你有一个对达成协议的文字化记录；
4.      沟通：每一周或者两周通过邮件或者管理网站每一周或者两周对项目情况和正在进行的工作内容进行沟通，沟通对象包括管理层、项目组成员以及需要的相关方。
5.      快速决策：当项目存在依赖关系时，必须迅速做出决策以避免工作阻碍，从源头阻止失败趋势的蔓延。收集尽可能多的真实情况，与技术专家讨论，尽量达成一个能应对将来变化的决定。

长期管理多个项目会让你具有带领大型复杂项目的经验与才智。