管理大型项目的5条诀窍：如何完成看似不可能完成的事情

这是山猫的第45篇原创

本文来自国外项目管理文章，授课的老外讲课很有精神，翻译整理：广州山猫。

我们都有一长串未实现的愿望。未完成工程的墓地。不成功的事业像没有好好收尾的白色墓碑。“这是一本未完成的书的草稿。”“埋葬在这里的是一个从未实现过计划的商业理念。”“这个未完工的灵魂可以安息。”

没有人启动一个项目时就期望它会失败。然而，很多时候我们的大多数想法、任务、计划都落空了，因为我们经常低估了实现目标所需要完成的努力。

 

今天你的盘子里会有什么东西最终落入到一堆未完成的愿望中？

 

我必须学会如何在组织今年的"StyleCon"活动中消除拖延情绪。 这是本次会议的第三年，今年的各项组织工作似乎进展顺利。人们经常问我，我在兼顾其他工作的同时，如何组织这么复杂的会议。

 

答案（除了适当的时间管理）：

 

1、激发你和团队的动力。

2、为适应环境变化而调整的滚动式计划。

3、把复杂的工作分解成更小的、易于管理的部分。

4、每一项工作都有明确的责任人。

5、来自团队的有效协作。

 

你的大项目是什么？一个50页的纸，鹰侦察项目，写一本书，完成一场马拉松？

 

完成你想要做的事情是很重要的。

 

无论你是在一个重要的项目上工作还是与团队合作，这5个诀窍将让你的项目稳步向前，最终帮助你跨越终点。

 

1 为你的项目设置激励机制

 

 

最好的情况是总是以乐观的态度对待工作。

 

享受它。

 

找到什么激励你工作——你应该想做你的工作。

 

这个过程的一个重要部分是学会说“不”，为什么你需要学习说“不”的艺术？为了避免陷入你根本不想做的项目中。

 

如果你有选择，说“是的”或“不”。如果你没有灵感去从事一个项目，那就let it go。

 

 

当你使用这个简单的选择技巧时，很多时候你最终都会说不。你不会参与那些你不感兴趣的项目。

 

但是在许多项目（工作/学校）中，你没有选择的权利。在这种情况下，从这些方法之一中汲取灵感：

 

胡萝卜：建立激励机制来激励你。如果你能做——那么得到报酬去做会更有动力，当你的银行账户能收到报酬时，这本来就是一个令人振奋的激励因素。

对于"StyleCon"活动，我们在最初阶段就找到了赞助商。我们喜欢StraightRazor.com, DazzlePro & RibbedTee，这些公司相信我们的愿景，并承诺在经济上支持它。当你没有选择余地时，让我们说在学校的任务，建立一个简单的奖励制度。买一件漂亮的夹克或者吃一顿丰盛的晚餐是很简单的事情。在脸谱网上公开陈述你的目标——这也是一种问责制工具（参见下面的第4章，理由是将责任建立在你的项目中）。

 

棍棒：为不达到目标设定惩罚。对某些人来说，惩罚比奖励更有动力。不做你的工作的惩罚包括为你的项目的每一个阶段设定一个截止日期。即使不完美，也要关注项目的进度。如果你在截止时间前没有完成项目，那么可以考虑扣除项目奖金的方式。这种机制会迫使你转变为行动模式，即使你的情绪或环境阻碍了你的创造力。

 

 

2 根据实际情况调整计划

 

让你的计划逐步变成现实。

 

计划往往是根据情况而改变的。

 

不变的是你的愿景。

 

为什么不能做出一些改变？通常这就是你开始这个项目的原因。当你的计划看起来不确定或无效时，一切都只会停留在想象状态。

 

明确的目标为你的行动指明方向，无论大小。当你把注意力转移到长期目标上时，重要的决策突然变得容易了。当一个闪闪发光的想法突然分散你的注意力时，你将知道如何抵制它。

 

当你有一个长期的，有远见的目标时，你可以把不起作用的计划扔出窗外，或者在目标实现过程中调整方向。

 

为什么？因为你明白这个计划并不像长期目标那么重要。

 

完成一个项目比在僵化的计划更重要。尤其是当他们不起作用的时候。

 

作为准备今年“StyleCon”会议的一部分，我接触了两个我尊敬的男士，并向他们提出了充分准备的问题。他们的回答帮助我理解组织大型活动的风险。

 

答案指出会议组织失败的共同原因。我们的解决之道之一就是当范围扩大时，开始从小处做起，并且根据需要不断调整计划。

 

实现大项目的人理解某些事情——项目、任务、活动的结束对人们来说是非常重要的。完成后会给人带来自信以及产生积极的情感共鸣。

 

这样的人不是简单地完成某件事，而是充满激情地完成及享受了结果。他们是怎么做到的？他们从一个清晰的头脑开始，以耐心和理性对待挫折。

 

记住，好的结尾会带来好的感受。半途而废没有任何奖励。

 

3 将大项目分解成足够小的工作任务

 

从一个清晰、详细、有目的、明确的目标开始。把它分解成小而可测量的碎片。

 

以下是为什么要把你的项目分成更小的块的一些原因：

 

 

• 较小的目标更容易衡量。
• 较小的目标没有大挑战那么让人容易害怕。
• 小目标的快速成功实现给了你足够的动力来继续下一个小目标。
• 集中精力完成小目标确保你的注意力没有发散去试图解决复杂的大目标。

在现实环境中坚守你的目标。

 

 

 

不要用你的愿望来制定一些模糊不清的目标，比如你希望发生些什么事，要尽量将目标具体化。把你的情绪放在一边，设定合理的、现实的目标。如果你不能衡量你的目标，它就不会被实现， 明确你要为实现目标所做的具体事情。

 

时间是衡量一个项目或一个小目标成功的关键因素。有时你只有一个小时的空闲时间——你如何利用一小时可以很容易的推算出你整个一周为实现目标可能达成的进度。

 

没有什么比进步更具有激励性。当你取得进步的时候，不管它多么渺小，它对你都是一个强大的激励。

4 找到共同承担责任的人

 

 

我们没有完成项目的最大原因之一是我们没有人检查我们的进展。很少有人把责任放在他们的生活和工作中。

 

我们都有盲点和弱点。我们认为自己无所不能。但很多时候我们没有做到。

 

找一个共同承担责任的伙伴，如果不会就找一个教练指导你如何来找。允许别人问你一些棘手的问题，避免在预先设定的deadline内错过这些问题。每周安排一次与他们见面或电话会议沟通。

 

每个星期四，我花一个小时和我的朋友兼项目责任承担伙伴Aaron Marino交谈。我们互相为我们为自己设定的目标负责，确保“StyleCon”会议每年都取得成功。

 

有一个责任合作伙伴可以让你知道当前项目的真实情况。当你允许别人检查你的进展时，它会激励你更加努力地达成你口头上的目标.

 

5 建立团队合作

 

 

 

几千年前，我们的祖先面临着让他们感到容易受伤害的危险。于是他们通过组建团队来弥补个体面临的危险。部落或组织让他们更好地防御肉食动物带来的危险，使他们更有效地狩猎。

 

这个简单策略的现代版本体现在我们与团队合作的愿望和效率上。

 

我有一个团队来弥补我的弱项：

Jamie每个月回答和撰写数以千计的电子邮件；

Yuri是一个技术很好的工程师；

Jane是一个社交媒体专家；

Bea准备我的演讲稿；

Tina创作这个网站上神奇的图片;

Thomas编辑我所有的视频，使他们能够更好地展现给广大观众。

 

建立一个团队，来弥补你那些注定要失败的弱项，这个才是真正的团队力量。

 

除了“完成项目”，没有更好的词语来说明你为项目所做出的的努力，所以不要半途而废。

 

你当前的项目是什么情况？你希望它传达什么信息？如果你看起来像你所认识的成功男人，你的生活会发生什么改变？

 

只有你自己才知道这个问题的答案。找到对你有用的东西，并将其应用到你的所有项目中，重点放在完成你已经开始的事情上，不要放弃！

 

如果想看老外讲解的原文视频，可以关注公众号在文章最末尾查看。

 

END

作者：广州山猫

项目管理和职场分享

 

 

“软件项目管理实战”，是国内首家讲解一线招投标项目管理软件实战经验的课程，覆盖从售前、售中项目管理、产品研发、需求设计、阶段汇报、项目验收及总结等全过程的管理套路。不同于只讲纯理论知识的PMP、信息系统项目管理师课程，真刀真枪的项目管理实战经验分享，助力你快速成长为项目管理老鸟，提升项目交付效率至少30%。

 

系列视频课程已在国内知名课程平台审核上线，目前已累计有近万人进行学习，微信长按二维码进入：