高阶项目管理必须知道——项目组合治理

随着“双十一”大促如火如荼的开展，我们“晚八人”现在已经成功进阶为“尾款人”了，都在佳琦直播间发弹幕询问，“今晚可以早点睡觉了吧？”

 

但咱项目经理依旧是“不眠人”，毕竟是24小时全年在线的“客服”，随时随地回复客户的信息。大家赶着回家付尾款的时候还在疯狂加班；第二天大家一脸疲惫到公司后，他们一早就已经开启“疯狂搬砖模式”。项目经理小帅手上好几个项目都出现问题了，能不着急嘛？

1.案例分享

资源协调不力导致项目进度延误问题一定是项目经理的问题吗？

小帅的项目主要是资源协调的问题。眼看项目要延期正是赶进度用人的时候，A项目以他们项目优先级更高为由，“霸占”了好几个人力资源，以至于小帅无人可用、干着急。每次找到PMO，总说他们要评估一下再协调，却迟迟没有反馈，但小帅的电话都快被甲方爸爸打爆了。

以上案例的问题其实已经不在项目经理所能管理的范畴内了，这涉及到治理领域。由于企业的治理框架及流程不规范，没能快速响应变化的项目环境，导致多个项目出现资源分配不均衡、造成进度延误的风险。治理最大的目的就在于营造良好的组织环境来加速战略实施落地及组织目标的实现，但上述案例具体属于哪一层级的治理呢？

2.什么是项目组合治理？

上述项目案例中提到资源协调以及项目优先级的问题，这些属于项目组合管理的范畴，这需要更高层级的治理机构进行治理，相对应的是项目组合层级的治理。

项目组合治理是：为了优化投资、满足组织战略和运营目标，对项目组合内的项目集和项目提供指导的框架、职能和流程。与项目集或项目治理的关键区别在于：项目组合治理聚焦于提供指南以实现项目组合目标。

项目组合治理主体主要由高管组成，如组织级领导、项目组合管理团队、PMO等；其治理职能包括监督、控制、整合和决策，主要针对项目组合的投资和优先排序制定决策。

3.项目组合治理的技巧

项目组合治理主要关注四大治理域，分别是治理一致性、治理风险、治理绩效和治理沟通。我们可以通过这四大治理域的管理来进行全面的项目组合治理，也可根据项目组合的实际情况来进行调整。

3.1治理一致性域

为了确保与组织战略的一致性和目标的实现，需要建立项目组合治理机构（确定治理主体）；制定相应的治理管理计划、建立各类流程并定期进行项目组合内的项目审查，以确保组织战略持续一致。

3.2治理风险域

目的在于解决和修复风险/问题。需要建立项目组合风险管理计划，根据风险和其复杂程度，制定风险升级流程并定期审查；识别和监督关键依赖关系，包括资源、技术复杂性、法律/法规风险等，这些会对项目组合绩效产生影响。

3.3治理绩效域

监督和管理项目组合绩效以及其结果对实现组织目标的影响。需要建立绩效管理计划，重点关注投资/价值和收益；监督项目组合的健康状况，根据绩效和战略变化，及时进行变更。

3.4治理沟通域

需建立沟通管理计划、明确如何以及何时向治理主体报告风险、绩效和收益。治理主体所做决策应该透明以及接收项目组合报告。

3.5治理框架实施

具体的治理框架实施可以按照评价、规划、实施和改进四个步骤来进行：

1. 评估分析项目组合内治理现状；
2. 对治理的未来期望状况进行规划；
3. 实施治理框架、完成各种治理评审并测量治理绩效；
4. 评估绩效进行治理改进。

在实施过程中，各步骤可能相互交叠、迭代和多次反复执行，这是对实施进行有效持续的改进。

在治理框架实施阶段，要及时对项目组合进行监控、以便提供决策支持：需收集项目组合的报表并审查，进一步优化项目组合，确保战略一致性；根据审查情况，对内部资源进行科学合理调配，确保与优先级一致。

而监控最大的难点是治理主体对项目组合运营数据的收集；这种情况下借助一款成熟度高的项目管理软件，项目组合的治理可以事半功倍，下面以易趋为例。

4.借助工具项目组合治理事半功倍

4.1项目组合分析、绩效考核，确保投资最优化

项目组合治理最重要的目的是确保投资最优化，而项目是一个动态的过程，治理主体需要及时监督项目组合的运营情况，进行合适的调整。借助易趋系统可以通过项目组合分析以及组合计分卡进行绩效考核，确保选择的项目是正确的以及适合战略目标。

易趋组合分析模块，直观地从投资回报率、优先级、成本估算、完成率等多维度比较和评估各个项目，提供客观准确的分析，帮助治理主体明确组合内的项目是否最具价值。

（易趋项目组合分析视图）

易趋组合计分卡模块，系统支持将企业战略规划设立平衡计分卡，根据战略目标设置不同维度的绩效指标进行评测，便于治理主体了解战略目标是否达到预期，做出科学的决策。

（易趋项目组合计分卡视图）

4.2 组织级资源规划，确保与优先级一致

治理主体借助易趋系统可以制定组织级的资源规划流程，将资源利用在正确的地方，确保与优先级一致。

1. 首先借助易趋系统进行人才资源池的建立、维护，可以将成员的详细技能、参与项目以及资源绩效等进行记录；
2. 其次让项目经理提出资源需求后，团队/部门经理再根据项目优先级进行合理资源调拨；
3. 最后让团队成员通过工时单反馈、跟踪资源使用情况。如有异常，项目经理或团队经理都需根据优先级原则及时进行调整。

这样一套全面的资源规划体系，可以让资源的使用始终与项目优先级保持一致。

（易趋项目组合资源能力规划视图）

4.3项目组合定期报告，便于实时监督

借助易趋系统进行管理，系统可以提供自动化的度量分析。通过多维度分析报表，治理主体可以实时监督项目组合运营情况；系统自动抓取生成，节省人力、准确性高。

易趋组合报表模块，可以给治理主体提供项目组合的任务、风险、问题、工时、费用、质量、项目等七个维度的报表，根据各个维度的重要指标进行分析，形成多样化报表图，直观了解运营情况。同时还支持项目组合的周报和月报查询。

（易趋项目组合报表视图）

5.总结

项目经理作为全年无休的“客服”，成功PK过了我们的“尾款人和晚八人”，但有些项目问题真不是咱能掌控的，例如项目优先级引发的资源分配不均的问题。这种情况下，企业内部需要强有力的治理主体进行项目组合治理，从治理一致性、治理风险、治理绩效和治理沟通四大治理域的管理入手，进行全面的项目组合治理。

而借助一款成熟度高的项目管理软件，可以解决项目组合治理监督过程中，运营数据收集不及时、不全面的难点，帮助治理主体进行更加科学的决策，最终确保投资最优化以及战略目标顺利达成。

对于文中提到的易趋项目管理软件有需要的可以点击链接申请试用、详细了解一下。

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