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"职场,或者说当代社会,最重要的能力就是表达能力"
PMBOK中建议项目经理要花75%以上的时间在沟通上。协调资源、分配工作、讲解工作、调和矛盾、催进度、跟进客户、维护客户、拓展客户、讨价还价、要人要物,各种交流会议、工作汇报、回答方方面面的疑问……除了面对面沟通外,书面的沟通也少不了,几十上百封邮件分分钟砸晕你。
因此,沟通协调水平的高低决定了项目经理的能力,提高沟通效率,才是项目经理该去想的事!
项目经理,经常要奔波于领导、客户、投资人、项目组成员等项目干系人之间,总时不时地会碰见各种沟通上的问题,比如,麦肯锡经典的电梯场景,你去客户现场,电梯上碰见了客户的领导,作为甲方领导,顺口冒了句“项目进展如何了?”,此时此景,该如何表达,才能凸显出你的商务表达能力呢?这就是麦肯锡著名的电梯30秒法则,也是结构化思维的经典代表。
结构化思维是一种条理清晰的思考方式,可以快速有效地解决问题。作为一名项目经理,如果我们没有结构化思维,在遇到问题时大脑可能会一团乱,被大量的信息充斥,影响问题解决效率。
此节,就分享十种经典的结构化表达框架,帮你快速理清表达思路!
借用这些思维框架来辅助思考,将碎片化的信息进行系统化的思考与处理,从而扩大思维的层次,更全面地思考。
一、总-分-总
表达框架:总论+要点+总结
总论:结论先行,把你想表达的内容浓缩成一句话,当成结论放在第一句,这样别人就知道你的主题是什么;要点:支撑你结论的案例、数据或者理论;总结:把你的结论再次强调一下,或者,换种说法,以增加说服力。
二、SCQA
表达框架:情景+冲突+疑问+回答
情景:将你所要表达事件的背景说明一下;冲突:在这个背景下产生了哪些矛盾;疑问:这个矛盾要如何解决?回答:最后给出答案。
三、电梯演说
表达框架:共识问题+核心观点+证明观点+量化支持+解决方法
共识问题:用一个大家都认可的、无争议的问题作为铺垫,主要是为了引出后面的观点;核心观点:提出自己的核心观点;证明观点:证明自己提出的核心观点;量化支持:要用数据支持你的观点;解决办法:最后提出解决方案。
四、钩子表达
用一个有趣的故事或者句子、抑或是具有视觉冲击力的物品来引起对方的好奇,从而,让听众对你的谈话产生兴趣,就像“钩子”一样。常用的钩子,有如下几种:
时间钩: 也就是时间线,如,“过去、现在、未来”、“去年、今年、明年”、“短期、中期、长期”;关联钩:指与你表达的主题能关联起来的事物,把TA们形成三个钩子来表述。如,“公司、员工、客户”“老师、学生、家长”;天枰钩:是让你描述两个极端观点后,表达你的中性观点。如,“一方面来看,反过来看,平心而论”、“太过、不及、刚好”;调焦钩:如同单反相机的镜头,可拉近或拉远,你的观点表达也可以根据需要放大或缩小;如,“个人、公司、行业”、“广东、中国、亚洲”。
五、感谢-回顾-愿景
1、感谢:为了保持一定的礼节性,一开始可以会用感谢的话来开头;
2、回顾:然后,简单回顾一下以往的事例;
3、愿景:最后,表示畅想、祝贺、表决心、祝愿等。
六、表扬-不足-目标
1、表扬:先肯定已经取得的成绩;
2、不足:转而,提出不足之处;
3、目标:最后,提出新的愿景。
七、问题-原因-对策
1、问题:一阵见血,直接提出问题;
2、原因:分析出现问题的原因;
3、对策:提出你的解决方法。
八、RIDE
表达框架:风险-利益-差异-影响;
1、R风险:开头先说不采纳你方案会带来什么风险;
2、I利益:再说接受你的方案可以得到的利益,与风险形成一正一反、一面天堂一面地狱的强烈对比;
3、D差异:说完风险和利益,再说你的方案与众不同之处,让人眼前一亮,感性得到升华。
4、E影响:最后要谈一下你方案的负面效应。
九、FAB
表达框架:属性+作用+利益;
1、F属性:所包含的客观现实,所具有的属性;
2、A作用:能够给客户带来的用处;
3、B利益:给客户带来的利益。
十、STAR
1、S情境:事情是在什么情况下发生;
2、T任务:你是如何明确你的任务的;
3、A行动:针对这样的情况分析,你采用了什么行动方式;
4、R结果:结果怎样,在这样的情况下你学习到了什么。
最后,以一张思维导图,作为此节小结!