项目紧急状况汇报的关键5要素

紧急状况该如何有效汇报？

我曾经经历过这样一个项目。某个课程系统要对其购物车功能进行扩展改造，最初评估时，研发认为功能并不复杂，三天就够了。但是，开工之后却发现，这个“坑”改动起来牵涉面太大，老的订单系统盘根错节，不好下手，现在看来至少也得两个礼拜才能完成。可问题是，这个任务正好在关键路径上，如果它延期了，所有都得跟着延。更重要的是，老板特意交待过，这次上线关系到年底最重要的 KPI，一定不能延期……万分紧急之下，如果你是项目经理，你该怎么办？

在项目的过程中，你会遇到各种各样的情况，甚至是突发的紧急状况，这个时候，有效的沟通汇报是必不可少的。那么，如何更好地进行项目汇报呢？

紧急汇报：直面问题

在很多职场人看来，我只管安心干活就好，特别不希望有人打扰，问东问西。假设执行中遇到困难，往往也更习惯于自己琢磨，拼命地想要把进度赶回来，不到最后一刻绝不把问题暴露出来。结果，等到被发现的时候，往往已经是很大的进度偏差了。

承认自己遇到了问题需要帮助，其实是件非常困难的事情。毕竟，很多人都有“特别想要把事情做好，让老板有个好印象”的心态。

作为项目管理人员，当事情已经超出了你的可控范围时，你首先要做的，就是第一时间直面问题，如实地呈现和反馈遇到的困难。对于整个项目而言，你的真实和坦诚反而是最重要的。

但是，很多人其实并不擅长汇报，更别说这种特别困难的场景了。那么，接下来，我就给你介绍一种紧急问题的汇报方法。

紧急报告，是指在项目发生突发事件，或者提示重要风险状态变化时的实时报告，比如遇到高风险延期、线上重大问题、或者重要客户投诉等，目的是向全组或者主要干系人通报项目的重要变化，以及时协调应对工作，或者第一时间寻求外部支援。

由于事发突然，紧急报告一般不需要拘泥于具体的形式，关键在于言简意赅地传递信息，并组织后续的跟进动作。一般来说，紧急报告会包含 5 个基本元素：

事件描述；

影响后果；

跟进分析；

响应措施：包含负责人及时间表；

所需支持。

紧急报告的示例

我们来结合实际案例看一下紧急报告要怎么写。以开头的那个项目为例，我们来看看当时的紧急报告：

事件描述：购物车改造功能高延期风险；

影响后果：由于此功能在项目的关键路径上，很有可能会造成项目整体延期两周；

跟进分析：本期购物车改造功能，有部分调整涉及到底层订单系统，里面有大量遗留代码，已经很久没有人维护了。之前对此风险的评估不够充分，改动风险很高，可能会影响全站订单系统的稳定性，具体影响仍需要详细分析；

响应措施：主程全力以赴做好技术评估，本周内给出详细任务评估时间表；与此同时，产品人员介入，调研规避老系统又能满足需求的可行性，本周内给出调研结论；

所需支持：熟悉老系统的资深技术人员，以及红牛一箱。

这份紧急报告提交以后，发起人第一时间就会关注到，项目组正面临着非常棘手的问题，以及可能造成的影响和后果。同时，他也了解到，团队正在试图解决这个问题，目前的解决方案是什么，还需要什么样的支持和帮助。当然，如果你能够第一时间跟发起人当面沟通，效果会更好。回到刚刚的案例，最后，产品人员跟开发一起修改了产品逻辑，尽可能地规避了一切上线后的高风险项。

这次紧急情况的汇报，让他们及时调整了后续灰度发布的时间安排，以及上线后的运营方案，避免了用户侧更大的影响和损失，同时也把对 KPI 的影响降到了最低。

总结

在项目执行过程中如何有效应对突发的紧急情况，非常考验项目经理的专业素养。

首先，你必须要直面问题，在紧急时刻勇于站出来承担责任，不仅不会让老板对你的印象减分，还能让决策者在第一时间选择更好的应对方式。

另外，你要尽可能简洁地描述清楚可能的影响和后果，目前的建议方案和所需支持，最大程度地争取各个相关环节的协同配合，共同应对问题。

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