【档案专题】三、电子档案管理系统

导读：主要针对电子档案管理系统相关内容介绍。对从事电子档案管理信息化的职业而言，不断夯实电子档案管理相关理论基础是十分重要。只有通过不断梳理相关知识体系和在实际工作当中应用实践，才能走出一条专业化加职业化的道路，从而增强自身核心的竞争力。

目录

1、相关信息系统

1.1 业务系统

1.2 电子管理系统

1.3 电子档案长期保存系统

2、系统功能架构

2.1 总体架构

2.2 配置管理功能

2.3 安全管理功能

2.4 系统管理功能

2.5 可选功能

2.3 核心业务功能

2.3.1 形成与收集功能

2.3.2 整理与归档功能

2.3.2.1 整理功能

2.3.2.2 归档功能

2.3.3 保管与保护功能

2.3.3.1 保管功能

2.3.3.2 保护功能

2.3.4 鉴定与销毁功能

2.3.4.1 鉴定功能

2.3.4.2 销毁功能

2.3.5 利用与开发功能

2.3.5.1 利用功能

2.3.5.2 利用功能

2.3.6 移交与统计功能

2.3.6.1 移交功能

2.3.6.2 统计功能

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1、相关信息系统

电子档案管理相关信息系统之间的关系

1.1 业务系统

• 办公自动化系统
• 电子政务系统
• 音视频处理系统
• 公务电子邮件系统
• 信息发布系统
• 计算机辅助系统
• 企业资源计划系统
• 产品管理系统
• 客户关系管理系统
• 电子商务系统
• 人资资源管理系统
• 财务管理系统
• 建筑信息管理系统

1.2 电子管理系统

电子档案管理系统( Electronic Records Management System，ERMS)又称作电子档案管理信息系统、数字档案室应用系统，是对电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统。

电子档案管理系统应用于电子档案形成单位，通过维护元数据及电子档案之间的联系，支持电子档案作为证据的价值。在生命周期的尺度上，可以认为电子档案管理系统主要关注电子数据( 文件)的半现行阶段，也包含该阶段与现行阶段、非现行阶段的衔接过程。

1.3 电子档案长期保存系统

电子档案长期保存系统即可信数字仓储(Trusted Digital RepositoryTDR)系统(TDR for records)、数字档案馆应用系统，是致力于以正确和可被独立理解的方式长期保存数字档案信息的计算机信息系统。电子档案长期保存系统应用于档案馆，重点在于电子档案非现行期的长期保存和管理问题。

在实践中，我国档案馆一般通过建设电子档案管理系统(ElectronicArchive Management System，EAMS)的方式解决电子档案管理和长期保存问题，具体实施方式包括在 EAMS 中体现TDR要求或者在 EAMS 中建立单独的TDR 系统。为与电子档案形成单位的电子档案管理系统(ERMS)相区别，同时反映档案馆系统实践特点，

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2、系统功能架构

2.1 总体架构

电子档案管理相关信息系统功能架构

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2.2 配置管理功能

• 档案类型配置
• 分类方案配置
• 档号规则配置
• 保管期限表配置
• 元数据方案配置

2.3 安全管理功能

• 身份认证
• 电子签名
• 权限管理
• 审计跟踪

2.4 系统管理功能

• 参数管理
• 系统管理
• 系统配置
• 用户管理、三员管理
• 系统报告

2.5 可选功能

• 对传统载体档案及其档案复制件复制管理
• 离线储存
• 在线阅读
• 业务系统对接接口
• 电子档案长期保存系统对接
• 自动化

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2.3 核心业务功能

2.3.1 形成与收集功能

1.一般要求

• (1)系统应具备齐全完整形成并收集电子档案及其元数据的功能。
• (2)系统应具备以通过系统内部办理、外部导人办理或使用扫描仪等设备数字化纳入办理流程等方式形成档案及其组件的功能。
• (3)系统应具备按内置规则自动命名、存储电子档案及其组件，保持电子档案内在的有机联系，建立电子档案与元数据之间的关联关系的功能。
• (4)系统应具备以特定原件形式、版面格式( 即逻辑结构)形成并收集电子档案的功能。

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2.预归档功能

通过业务系统预归档系统形成与收集的，还应具备以下预归档功能

• (1)支持内置电子档案分类方案、归档范围、保管期限表等工具，支持电子档案形成或办理部门完整收集、整理应归档电子数据 (文件)及其元数据。
• (2)支持以单个流式文档集中记录电子档案拟制、办理过程中对其进行的全部修改信息。
• (3)支持按标准生成电子档案及其元数据归档数据包，或向归档接口推送电子档案及其元数据。
• (4)支持对已收集、积累的电子档案的所有操作进行跟踪、审计。

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2.3.2 整理与归档功能

2.3.2.1 整理功能

分类组织功能要求

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著录编目功能要求

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格式转换功能要求

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关联功能要求

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2.3.2.2 归档功能

接收处理功能要求

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 接收检查功能要求

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登记功能要求

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入库功能要求

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2.3.3 保管与保护功能

2.3.3.1 保管功能

备份与恢复功能要求

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监控功能要求

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档案保存检查功能要求

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2.3.3.2 保护功能

档案保护功能要求

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2.3.4 鉴定与销毁功能

2.3.4.1 鉴定功能

鉴定与处置功能配置要求

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鉴定与处置操作功能要求

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2.3.4.2 销毁功能

销毁管理功能要求

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2.3.5 利用与开发功能

2.3.5.1 利用功能

检索利用功能要求

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在线借阅功能要求

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利用登记功能要求

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2.3.5.2 利用功能

档案编研功能要求

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2.3.6 移交与统计功能

2.3.6.1 移交功能

数量统计功能要求

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2.3.6.2 统计功能

业务统访功能要求

 

注：内容经过筛选整理形成读书笔记。