工时到底如何管？——直播实录

weixin_45977872

于 2024-09-26 08:02:00 发布

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科技团队为什么要报工，

背后的底层逻辑是什么？

为什么要管理工时？

企业的精细化管理是当前环境下的大势所趋。不同于生产制造类企业的流水线与实物管理，对于软件企业或科技团队来说，最大的资产和成本就是人工，要想衡量资源的利用效率，除了看最终产出的软件产品，更精细化的衡量方式就是看这些人的时间精力投入在了哪里。

工时管理的重要作用主要体现在“人”与“事”的匹配及透明化管理上，通过记录和分析人员的工作投入，可以帮助组织了解：

人是否在做合适的事情？确保每个人的时间和精力都集中在最优先的战略任务上；

人的工作负荷是否过载？及时识别并调整资源分配，防止效率下降或人员过载；

事情的投入是否符合管理预期和战略方向？包括投入量是多少、是否符合战略优先级以及投入比例是否合理，确保组织的资源和时间集中在最具战略价值的项目上。

通过这些数据的透明，企业可以将战略执行的情况显性化，持续优化人员与任务的分配，并据此调整战略规划和评估，保证资源投入的高效性，从而实现更精确的战略落地。

（图：工时管理与战略管理的关系）

对于工时管理的必要性，我们可以再举个例子：

近几年出现了一个新词叫FinOps（FinOps 是“Finance”和“DevOps”的综合体，强调通信和协作业务和工程团队。也被称为“云财务管理”、“云财务工程”、“云成本管理”、“云优化”或“云财务优化”等），是在云原生的背景下火起来的。为什么呢？因为一开始大家觉得云计算很便宜，但逐渐大家发现有了云后不断在买机器买CPU，这个集群不断增大，账单逐年上升。这时候大家就开始关心这些机器都干什么了？为什么花这么多钱？哪个应用花的？是哪个业务部门的？

这些问题的核心就是云资源都用在何处，为谁所用。大家需要通过了解云使用情况来获得云成本的可见性，控制投入和优化决策。

类比这个思路，我们所说的工时管理可能也可以叫“HumanOps”，核心是关注组织的人都用在何处，人的时间都用在哪了。

容易流于形式的报工

实际中，大部分组织也会认为需要管理工时，但实施起来却会面临诸多挑战，比如如数据准确性、透明度不足等问题，而且管得稍微一严就极容易引发员工的抵触和对抗情绪。根据我们的观察，产生这种抵触情绪的原因主要有：

不确定感：员工可能感觉填报工时是一种对他们的不信任，并且不知道数据会被如何使用，由此增加压力和抵触。

工作零散：部分知识型工作任务较为碎片化，难以精确记录时间，填报不准确导致焦虑和迷茫。

事后填报：很多组织可能采用一周填报一次，或者项目末期后补的方式进行填报，员工常常记不住具体细节，只能敷衍处理，数据的准确性和反馈的及时性都会受到影响。

无效数据：目前大部分的做法是人工填写文字描述和工时分配，非结构化信息很难进一步分析和处理，很多填报后的数据缺乏实际用途，员工感到填报毫无意义，甚至可能导致造假。

这些原因综合起来，导致填报工时被认为是一种表面功夫，难以真正反映工作内容，且没有及时有效的反馈机制，导致员工感觉是在浪费时间，填报工时变成配合领导的形式主义。

工时管理容易踩的坑

在工时管理中，有几个常见的坑需要避开：

过度追求精确。知识型工作的时间是零散的，难以精确到分钟或秒，小时级别的估算已经足够，不必指望通过精确到秒的工具来获得真实的工时数据。工时管理的重点不在于追求绝对精确性，而是关注那些异常点，让团队及时发现问题并做出调整。

反馈周期过长。如果让员工一周或更长时间才填一次工时，往往会因为时间过长而导致填报不准确，员工可能忘记自己具体做了什么，进而影响数据的可靠性。

将工时管理与加班、考勤混在一起。这点在很多组织都会纠结，但我们需要想清楚工时管理的作用到底是什么？工时统计的主要目的是分析组织资源的整体投入方向和投入分布，而不是精确地衡量每个人的加班时长。所以我们更建议用每天8小时来构建一个“标准成本”，加班应该通过独立的考勤系统来管理，不必和工时填报挂钩。

科技团队到底如何报工，

不额外干扰团队且有效？

在研发团队的工时管理上，报工机制不仅要准确记录团队的工作量，同时还需减少对日常工作的干扰，提高效率。对于很多金融科技组织，外包管理是工时管理的一大场景，从推行难易程度、管理效率等方面综合考量，工时管理的推行步骤可能是人力制外包>项目制外包>行员。以外包管理场景出发，工时管理建议如下：

工时管理先聚焦人力制外包管理

外包形式一般有项目制外包和人力制外包，项目制外包的成本和范围基本上都是固定的，项目的结果验收是核心关注点，而非具体的个人任务。

而人力制外包的成本和范围灵活，整体责任和控制权主要在用人方，当管不好工时的时候，容易被质疑和引发从人力制外包向项目制外包的后退，因此我们建议先聚焦在管好人力制外包的工时，确保资源投放在优先级高的任务上。

（图：项目制外包与人力制外包的区别）

小队长作为第一责任人负责小队层级的工时管理

根据ADAPT方法论，小队是最小的端到端交付单元，小队长应成为工时管理的第一负责人，他最清楚团队成员的工作状态和问题，能够实时发现异常并及时调整，确保工时记录的准确性和管理的高效性。

利用每日站会作为工时管理的第一现场，高频对齐

我们提倡小队通过每日站会高频对齐协作信息，在站会上，团队成员对齐当日任务后，即可利用工具自动记录工时。

这些真实的数据为组织积累了微小但重要的数据，通过汇集可以为组织提供重要价值，为洞察战略资源的投入提供帮助。

嵌入日常工作场景的任务报工模式，不仅让工时填报更加简便，降低了工时填报的成本，也让报工统计数据更加可信，既真实有意义又高效。

使用自动化工具降低填报成本，提高统计分析效率

工时填报应该尽量简化，降低成本，避免增加员工的负担。在人力外包的模式下，即使可以通过将报工与支付挂钩，倒逼外包员工的线上化填报，但仍然需要通过有效的工时管理工具来确保数据的真实有效。

知微工具可以支持员工快速报工，比如在每日站会上，员工可以“点亮”当天的任务卡片，系统就会自动记录其在该任务上的工作时间，生成工时记录，降低人工操作成本。

同时团队可以灵活制定报工策略，自定义统计规则和数据校准规则，确保数据的准确性和可用性，帮助团队结构化分析工时数据。

（图：利用工具实现自动工时填报与统计）

分析工时数据，帮助组织优化研发资源管理

工时管理不仅仅是记录工作时间，还能为企业的战略决策提供数据支持。例如，通过工时数据分析，管理层能够每周看到各个项目的人员投入情况，快速发现资源分配是否合理。

此外，由于需求是分级分类的，报工数据通过任务汇总到需求上，再通过需求的项目归属等，可以综合、立体地统计出资源投入分布，帮助组织建立一个注意力管理机制，保证资源投在了重要的事情上面。

◉ 讨论：可以通过需求排期的预估时间来统计工时吗？

在我们直播讨论过程中，有同学提出来，只要对需求做好排期，标识好预估时间，工时也就自动出来了。

Leslie认为，采用预估时间是一种方法，而且在团队的协作过程中，工时预估的准确性会逐步趋于稳定，但当多角色或多成员参与任务时，这种方式可能会导致偏差。在过往的客户案例中，我们也会通过对比预估和实际工时，来观察两者的差异或者发现异常，比如有的团队的预估时间与实际数据非常接近，这种过于趋同的情况也可能是一种异常，在该案例找中经过审查确实存在人工调整的现象。因此预估时间可以用来观察，但还是建议与实际进行对比分析。

博士认同该观点并且补充到，填写预估时间是比较简单的，但获取相对准确的实际工时是困难的，只有获取到实际数据，才能够分析投入情况、估算准确性以及为未来的预估校准提供参考。因此低成本且尽量准确地获取工时数据是非常重要的，也是我们今天讨论的重点。

报工数据到底如何使用，

与研发资本化有何关系？

除了上面说到的，工时数据可以帮助组织分析员工的投入分布、优化研发资源管理，研发资本化也是工时管理中的一个关键应用场景。

◉ 什么是研发资本化？

研发资本化是指将企业在研究与开发过程中发生的成本，满足一定条件后，将其计入资产负债表中的无形资产，并在一定期限内进行摊销的一种会计处理方法。这种做法有助于企业合理分配研发成本，优化财务报表。

在我们既往的客户案例中，知微作为工时管理工具在这一过程中发挥了重要作用，线上化、结构化的工时数据为企业提供了详细且可量化的研发投入数据（详见文章：研发支出资本化，关键在于研发管理精细化）。

通过灵活定义和分类管理任务类型，企业可以将符合条件的研发任务归类为资本化项目，并将维护、缺陷修复等日常任务归类为费用化项目。这种精细化的工时填报不仅提高了研发成本核算的效率，还确保了数据的准确性。