写作前:
了解读者:
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为什么要了解读者:
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保证文档的可读性
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读者能够理解文档
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读者可以根据文档完成任务
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明确读者用户:小白用户or资深用户or运维or开发
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明确读者的阅读目的:了解一个概念,完成一个步骤还是查阅一个参数的显示
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明确读者的所需信息:根据读者的认知能力提供所需信息
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何为了解读者
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不要写读者不需要的东西,针对不同的人员,要明确读者需要的是什么。不要把使用手册写出了功能清单
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针对不同的读者群体,要学会减小信息差,清楚作者和读者之间的认知差异,要尽量弥合读者和作者的认知差。要时刻谨记读者和作者之间的信息差的存在,可能使用我的文档的人压根不了解这些。
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常见的信息差来源
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术语:
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尽量使用标准的术语
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同一篇文章中同一事物尽量使用同一个词
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要提高术语解释
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相似物
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一个产品提供了两个相似的功能时,文档需要帮助读者辨析,方便做出选择
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新事物
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要充分解释其来源
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如何了解读者
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走进读者:了解到读者的要求,了解读者对文档的期待,建立文档支持群
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了解读者从哪里来,读者要完成什么任务。最开始是什么状态
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读者在哪,了解读者处于什么状态
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读者去哪,为什么要告诉读者这些信息,对他们有什么用,下一步做什么
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结构化写作
学习谋篇布局,搭建清晰的文档框架,体现内容之间的联系
何为结构化写作
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理清信息之间的逻辑关系
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把无序信息排列为有序信息
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创造逻辑且顺畅的信息流
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有逻辑有条理地提炼和组织内容
为什么要结构化写作:
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为作者理清写作思路
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为读者降低阅读成本,帮助读者快速锁定目标信息
如何结构化写作
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搭建文档框架
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纵向:(让文章有深度,形成文章地主干)
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论 :结论先行。开门见山,把核心观点或者中心思想放在文章地开头位置,让读者一目了然,高效传递信息
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证: 以上统下。上层结论是概括总结,然后通过下层信息进行具体解释和说明,让文档更有理有据
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横向:(形成文档脉络)
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类 归类分组:把关联的信息按照一定的标准进行划分归类,归为同一个逻辑范畴,在分类中让混乱的事物变得有序
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比 逻辑递进:按逻辑顺序排列素材
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填充必要信息
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巧用结构化呈现
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无序列表,各项之间是
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有序列表,各项之间有递进关系
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表格
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写好标题:
用好SPA原则,写出精简准确的文档标题
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标题:指明文档内容的概括性语句
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总标题:文章核心内容的体现
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副标题:对总标题加以补充和解说
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分标题:文档内的分级标题,能清晰地显示文章的层次
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原则:
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Simple 简明扼要
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Profit 利益相关
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Accurate 准确客观
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文档类型
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概念型:介绍某个概念,内容可以是介绍背景,原理以及优劣势等。 取名:<A概述>,《A介绍背景》等
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任务型:指导完成具体的任务 :名词加动词或者动词加名词 《A工具的安装》《部署A环境》
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参考型:罗列参考信息,比如产品的型号参数,api参数等。 名词+名词 ,如《机器配置的要求》等
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极简写作:
学习如何用精简有力的语言来传递内容
误区:不是越短越极简,字越少越好
而是:简化读者理解信息成本,用最简练的语言概括最有价值的信息
如何极简写作:
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保持一致:最简单,最易忽略,术语风格体验一致
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避免啰嗦:简化效果最直观,去掉口语化的表述,叙事反复
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提供路标和索引,让用户不迷路
读者是懒惰和忙碌的
检查文档,以批判者视角审视已经写好的内容
先冷却一段时间再去审查,避免陷入自我欣赏的怪圈
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主题:是否明确聚焦,内容是否发散,是否跑题
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结构:是否符合结构化写作,是否遵循一定的顺序
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标题:是否符合SPA原则
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内容:是否简单清晰,不拖泥带水
总结:
写作前:了解读者
写作中:结构化写作,写好标题,极简写作
写作后:检擦文档