《Google工作整理术》读后感

你不是一个人有这种情况

不想加班，却发现工作中无穷无尽的任务却怎么都做不完；
想提高工作效率，缺发现自己并没有好的方法来提高效率；
不想挨领导批评，却发现经常会在工作中出现各种问题；
想每天去学习，却发现我们每天都在工作中把精力耗尽；
…
生活如此不易，我们举步前行，人并不是只学会坚持就能在职场上生存下去，这个世界一直对你说努力会有回报，但是往往看中的还是解决事情的能力；事实上，我们大部分人都是普通人，没有谁比谁聪明，很多情况下，是我们对信息的处理方式处理比别人差，就相当于两个CPU，算法不同，算出的结果以及计算时间就不同。

本书主要是前Google信息官根据自己 为了解决工作以及信息问题整理的21条原则：

1. 为了实现大脑压力最小化，要把生活组织得有条不紊。
2. 让信息尽可能快地离开大脑。
3. 多重任务通常会让你降低效率。
4. 利用故事去记忆。
5. 仅仅因为一直都是按照特定方式做某事，并不意味着就该永远这 样做。
6. 知识不是力量，共享知识才是力量。
7. 进行组织安排时，要绕开的是实际制约而不是假性制约。
8. 对自己要坦诚，但是千万不要自我评判。
9. 要懂得什么时候忽略制约。
10. 在发动汽车之前，一定要确切地搞清楚自己要到哪里去，还要 知道选择什么途径去。
11. 在实现目标的方式上要灵活变通。
12. 不要给信息归档，用的时候去搜索就行了。
13. 大脑中只保存真正需要记忆的内容。
14. 大块内容要化整为零。
15. 每周拿出些时间回顾关键信息。
16. 没有一个完美无缺的组织方法。
17. 在数字信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到。
18. 尽量使用已经上手的工具。
19. 及时加注解，有助于以后了解背景信息。
20. 把类似的任务放在一起。
21. 把工作和生活融为一体，而不是力图在二者之间求平衡。

上面的原则可能会让你产生很高的共鸣，现在我们来看看作者是如何解释我们为何要这样做。

第一章 鸡尾酒会与麦片：探索我们的大脑

第一原理：为了实现大脑压力最小化，要把生活组织得有条不紊。

首先我们来做个试验，放下电脑，抬起头，环顾四周，然后我们来个快速的测试，用笔和纸列出你刚才环顾四周看到的所有东西。
也许周边的环境你很熟悉，会让你回忆周边有哪些东西，但是即便你回忆，是不是也只能记得其中的4个？5个还是6个？不管你现在记得多少样东西，你看过的东西有朝一日你是会全忘掉的，除非你反复练习。
这个实验让我们对大脑的工作机理有了一些浅薄的认识，大脑才是限制我们有序组织的最大挑战。
大脑可以让我们能记得各种各样的人，能让我们记得歌词，能让我们预判一些事情，让我们拥有决策的能力，但是如果让你回忆过去的某些事，除非对你印象深刻或者你的父母经常给你说，否则你很难想起来，每天我们都会遇到有人说：“这件事情我忘了”，人的大脑每天都需要处理很多事情，当我们将注意力集中在一件事情上，就会导致我们忘记其它的琐事，但是，我们可以通过工具或者其他策略帮助我们存储这些事情，比如便签、每日计划表，让我们脑力不要消耗在记住这些事情上，这就引出了第一原理：为了实现大脑压力最小化，要把生活组织得有条不紊

第二原理：让信息尽可能快的离开大脑

首先我们先理解注意力，如果你目前正在读这段话，那么你的注意力 就在我这段话上面，如果我说用你的舌头舔舔嘴唇，你就会注意到嘴巴的感觉，如果楼下有人吵架，你的注意力同样会被吸引。
注意力是人的一种生存机制，我们无时无刻不在关注周边的环境，我们的注意力会被各种各样的声音或者感觉吸引，我们无时无刻不在信息的海洋的被洗涤，只有那些我们予以关注的信息才是重要且有意义的，但是哪些信息需要保存哪些信息不需要保存，这就引出记忆问题。
当我们注意到某些事情，它就会进入短期记忆，我们就能判断是否有意义，然后我们再决定是否继续处理这些事情，大多数，短期记忆会在几秒后或者几分钟后就被舍弃，比如你刚才用嘴巴舔了嘴唇。
短期记性只能记住5-9件事情，如果你想在短期记忆中记住第10件事情，有的事情就会被挤掉，这就是我们出门会丢三落四的原因，所以我们必须让信息尽可能快的离开大脑,这样你才能记住你想记住的事情。

第三原理：多重任务通常会让你降低效率

我们的注意力多数时候只能集中在一件事情上，这就是人为什么很难左手画圆右手画方，如果你想边听歌边学习，那么听歌就会妨碍你将知识存入大脑的短期记忆中，导致你学习效率大大折扣。
有的人说我可以边磕瓜子边看电视，甚至还可以打电话，那只是因为这些事情只是不需要脑力的事情，如果你需要同时做两件都需要思考和注意力的事情的时候，会使得这些信息很难编码进入长期记性中，这样就引出第三原理：多重任务通常会让你降低效率

第四原理：利用故事去记忆

这一章就是说明故事记忆法的好处，大脑在将短期记性转化为长期记忆的时候，会对信息进行"编码"，以便你用的时候，能在脑子复现。但是实际情况，明明知道知识点，在考试的时候却偏偏想不起来？那是因为我们考试中遇到的 是需要你以不同初始编码的形式或者语境去回忆信息时，大脑就会遇到困难。
上面提到的“编码”存在最大的难点就是，我们需要找到一种短期记忆转化长期记性的同时，能让我们轻松的回忆那些数据。如果你无法记得那些信息，这些信息只是在你脑子里占了一些空间，就像学习一样，你没有一种良好的编码方式，就会导致你的思绪混乱，学习效率低下。
我们经常需要记住的是事实本身，例如：英语单词、数学方程、古诗等，这些信息是非常枯燥乏味，因此大脑记忆就很难。而古诗就具有另一种情形，它具备事实所不具有的颜色、声音、情绪、行为等与我们具有关联的内容，利用故事，我们可以置身其中，利用故事上下文，可以串联起来事实。

作者本章总结

1.在有序组织的过程中，大脑是我们面临的最大挑战之一。在记忆零散信息、执行多重任务以及做出决定方面，大脑都不称职。不过，有办法可以绕开大脑的这些局限性。
2.由于大脑经常与我们作对，因而理解它的运行方式大有裨益。有了这种理解，在努力提高组织技巧的时候，就可以为我们提供指导，也能帮助我们设计出相应的系统方法，让大脑配合而不是反制我们的工作。
3.在任一时刻，你的大脑中暂存的信息都比你真正意识到的信息多出很多。一般而言，只有那些跟我们有关的信息才会进入我们的意识。
4.在我们注意到某事之后，它会进入我们的短期记忆。一旦进入了短期记忆，我们就可以判断它是否有意义，以及我们有无必要加以处理。
5.为记住某事，你得把它从短期记忆转入长期记忆。这个过程称为“编码”。
6.对某事编码的最佳方式是将其与故事挂钩。记故事要比记事实容易得多。
7.以故事助记忆，在对零散数据编码之前，想想你打算如何处理这些数据。
8.选择你要记住的内容，避免无谓地浪费脑力。

第二章 我是上班一族：让朝九晚五的工作和生活不再混乱

第五原理：仅仅因为一直都是按照特定方式做某事，并不意味着就该永远这 样做

每天过着“早九晚五”的工作生活，你是否因此而疲倦，如果是，那么你就应该详细看看作者这章对已经根深蒂固的“早九晚五”吐槽，如今很多大企业都采用弹性工作时间，就是发现“早九晚五”的工作模式对很多人产生困扰。
如今的社会，其实大多数人们普遍认识并遵守的事情并不一定都是对的，例如放假制度，我们明知道全国人一起放假，会让高速拥堵、会让我们的旅游一塌糊涂，但是这种情况无法改变，我们只能通过自身的调整去适应；又比如放暑假，全国的学生一起放暑假，这会让所有家长都感到焦头烂额，无论你是早下班、多请假陪陪孩子还是送孩子去辅导班，都会导致各种问题，导致我们的工作以及生活紊乱。

第六原理：知识不是力量，共享知识才是力量

当我们在工作中，试想一下，如果只有你掌握公司的核心技术，的确这让你在公司会无可替代，但是当遇到问题时，你是否考虑过只有你一个人能上去解决，不要只相信自己才能做好某些事，当你将自己懂得东西分享给别人，鼓励别人去做，这样你就可以把这件事交给别人，自己往更高的层面走，这样不是更好吗？

作者本章总结

1.从朝九晚五的工作日，到学校每年都放的暑假，再到“知识就是力量”的假定，很多确立已久的社会结构根本就是完全错误的，它们无不使得有序组织更加困难。
2.我们经常努力让自己的生活去适应过时的社会结构，而不是去修正这些结构，使之适应我们的生活。最终结果就是，我们每天都在错误地行事。这不是我们出了故障。不过，由于行事方式不对，我们加重了大脑的负担，给自己的生活平添了重重压力，这就让我们无法实现更好的有序组织。
3.好消息是我们并非无能为力。不过，为了人类兴旺繁荣，我们必须首先质疑我们的社会结构。或许我们无力大幅改变它们，不过我们可以改变应对它们的方式，把由此造成的影响减到最小，从而成功地绕开它们。有些事情你可以做到：
（1）努力展望技术会给你的生活带来怎样的改变，而不是等到这些变化成为不可撼动的惯例之后还是不理不睬。
（2）利用那些经济便捷的技术（诸如快速互联网接入、视频会议等）在家工作，起码是部分时间在家工作。
（3）为了避开交通拥堵，跟老板商量调整你的上下班时间。
（4）如果家里有孩子，跟街坊邻居一起组织一个暑假游戏组，让家长轮流负责照看孩子。
（5）送孩子去上暑假班，尽管这样很可能会让孩子以后报怨你。
（6）考虑搬家，离单位、学校、教堂和商场更近一些，把路途中浪费的时间和资源减到最少。
（7）切勿掉进“知识就是力量”的陷阱。跟别人分享自己的知识，邀请他们也给予分享。如此一来，人人都会把工作做得更好。
（8）跟别人一道，最好是不同于自己的那些人，共同寻找解决自己那片天地里某些重大问题的便捷办法。

第三章 赛车、篮球、短裤及歌剧：认识自己的短处，突破制约

第七原理:进行组织安排时，要绕开的是实际制约而不是假性制约

首先了解"制约"是什么？制约是阻值我们实现有序组织以及取得成功一些原因，比如你的个子不适合打篮球，你的歌喉不适合当歌手又或者你做事拖拖拉拉、做什么事三心二意等，这些都是阻值我们走向成功的困难。
但是你要充分理解你面临的制约以及挑战，这些制约是真实的还是假象的，它们是自身固有的还是遗传过来的，它们是否对你的目标产生了阻碍，你又是否面对制约切实做了什么；如果你到现在都没有认真考虑制约这些问题，那么你一直处于恶性循环中。
这里我们要注意区分真实制约与假性制约，并不是所有你看起来是真实制约的就一定是真实制约，同时那些我们完全控制不了的真实制约我们也是可以绕过去的，这里你可以尝试用笔写下你认为阻碍你高效工作的制约，并区分那些是真实的哪些是假性的。

第八原理:对自己要坦诚，但是千万不要自我评判

制约并不是那么容易找出来，不知道你是否认为你比周边人都强或者你比周边人都弱，对于自身情况，我们经常还会倾向于高估自己，毕竟相信自己也是一种自信的表现，但是过分的相信自己就会导致一些问题。
对自己不诚实，我们就会把自己的生活复杂化，去圆一个接一个的谎言，把这些脑力放在工作上不是很好吗？
如果自身去判断制约很困难，那么你可以试试“360绩效评估技术”，让同事、领导、下属去评估你的工作是好还是坏，评估你的优点、缺点，这样会给你启发，帮助你跳出“陷入自身固有方式”的模式中，如果你连制约自己的是什么，有怎么才能去解决问题呢？

第九原理:要懂得什么时候忽略制约

如果你已经区分真实制约和假性制约，那我们就进一步思考，哪些制约使我们能控制的，哪些制约我们控制不了，这样你就可以忽略你无法控制的制约，从而把精力放在其他事情上。
忽略制约的同时也并非一件好事，有时候我们放弃的往往会导致我们失去新的结果，所以我们要懂的什么时候应该忽略制约，你可以用自己的优势来衡量自己面临的制约，这些优势可能是娴熟的技巧、现成的资源以及来自别人的帮助。

作者本章总结

1.无论是身体的、心理的还是社会强加给我们的制约，我们人人都有自己面临的独特制约。
2.为了更好地实现有序组织，充分理解你面对的制约和挑战是十分重要的：制约来自何处，它们是实际存在的还是主观假想的，这些制约如何对你造成影响，你对它们能够切实做些什么。
3.有两大类制约可能是假的假象制约，实实在在的真是制约。了解二者之间的差异至关重要，这样你才不会因为力图克服那些并不存在的制约而浪费时间和精力。很难确定我们面临的真实制约是什么，因为我们在对自己和环境进行客观评价方面真的很差劲。这正是需要我们请求别人帮忙的时候。在那些真实制约当中，有些在我们的控制范围之内。其他那些可以缓解，却无法完全克服。另外还有一些制约完全就在我们的控制之外。我们越早辨别出那些制约的性质，我们就可以越早停止在不可能产生积极效果的事情上浪费时间。
4.要懂得什么时候可以忽略自己的制约。找出经验技巧和现成资源之类的优势，在你的制约和优势之间进行权衡比较。还要考虑到可能面临的风险。假如忽略制约，最坏的情况是什么？无论要做什么样的决定。尽量不要让非理性的害怕占据主导。害怕是一种情感制约，经常是最可忽略的因素。
5.在不可预料的意外发生之前，对于那些面临压力时还会变本加厉的制约，要及早辨别并准备好绕开它的有效策略，这是十分重要的。假如要面临一场危机，通过这种方式，你可以更好地应对。

第四章 登山还是在家健身：目标清晰，才能井然有序

第十原理:在发动汽车之前，一定要确切地搞清楚自己要到哪里去，还要知道选择什么途径去

目标是制约的反面，对自身的目标和制约都有个清晰明确的了解，这样会让你在走向成功的道路上更加顺畅，我们再了解自身制约的同时，做的每一件事都应该是向着目标前进。
做什么事情都得有个目标，如果你没有目标，怎么知道这件事情的重点，不知道重点，怎么能知道需要什么样信息，如果连需要什么样的信息都不知道，你又能记住什么。

第十一原理:在实现目标的方式上要灵活变通

在做事情之前，确立的目标越详细明确，我们目标实现起来就越容易，越容易衡量。
为什么提出以上原理,因为当我们通过某种方法无法实现目标时，我们会心灰意冷，倍感压力，甚至可能放弃；如果我们的目标定制的详细，我们就可以再去定制第二条、第三条甚至更多的解决方案，不要因为一次失败而垂头丧气。
当我们在实现目标的道路上，我们应该多四处看看，是否有人有相似的目标，他们是否已经实现，对别人解决阻碍实现目标的方法，我们是否可以借鉴和采纳，不要总是重复造轮子，那样太浪费你的脑力了。
工作中很多目标的实现，并不是一个人能解决的，我们再将任务委托给同事时，应该相信同事能够做到，甚至你可以来教他，有时候你认为教他还不如自己做，这时候你就掉入职场的陷阱，一个人不可能对所有事情力所能及，你在耽误别人学习新的东西的同时，让自己陷入这些让你不在进步的事情中，无法更多精力去做其他事情。
在我们确立明确的目标后，就需要制定详细的计划，人的大脑在决策方面很糟糕，尤其需要做重要决策以及决策的事情过多，我们有很多方法能解决这些问题：第一种，通过学习来弥补自身的决策缺陷，懂的越多，我们做决策依据的越多。第二种，依靠别人，你可以让你认为有能力帮你做分析的人参与进来，对你的决策进行判断。第三种，网络搜索，如今是信息的时代，网络上很多人可能对你的这些事情已经做了总结。第四种，将你的决策都列出在清单上，利与弊写清楚，过两天再拿出来进行分析。

作者本章总结

1．对目标（以及实现目标的行动计划）有一个清晰的认识，可以为你做的每一件事提供背景和目的，可以帮你更加有效地安排自己的行为。
2．知道自己的目标，就更容易知道哪些事情重要，哪些事情不重要，哪些信息需要记在脑子里，哪些信息不需要记住。这会让高效工作、井然有序的目标更容易实现。
3．对自己的目标有一个明确而详尽的认识至关重要。目标越明确、越详尽，实现起来就越容易，结果的衡量也越容易。
4．对于目标产生的结果，要学会灵活变通，这样就可以保持开放状态，如果第一种办法不成功，随时可以找到实现目标的新途径。
5．为了确定明确详尽的目标，要问自己几个此类问题：我真正需要首先实现的目标是什么？我为什么要实现这个目标？如果我不这么做，会出现什么情况？我必须采取的行动是什么？
6．面对一项重要任务或一个重大项目，一旦你知道了自己的目标和与此相关的制约，在动手工作之前，要留出些时间，理清思路，轻装上阵。然后要最终决定该不该承担这项任务，要不要委托或请求别人帮忙。
7．计划越宏大，你的决定可能就越大，事项也越多。遗憾的是，我们很不擅长做决定。不过，我们可以学会克服这一弱点，起码可以通过学习来弥补决策技巧的不足。在此提出如下几点建议：
（1）找个信得过的人，把你的决定告诉他，听听他的意见。这个人可以帮你发现工作中的逻辑问题和主观偏见，不然的话，他也可以让你增强信心，确信自己做出了很好的决定。
（2）做好自己的调查研究。补充信息有助于你做决定，不过，不要走火入魔。没有节制的过量信息实际上会让你更难做决定。
（3）做好自己的调查研究。补充信息有助于你做决定，不过，不要走火入魔。没有节制的过量信息实际上会让你更难做决定。
（4）针对你的决定可能产生的结果，列出所有的利弊得失，尽量按照重要程度把它们的优先次序排列好。
（5）对于正在考虑的决定，把支持和反对的理由都写下来。一天之后，再去阅读你写的内容，要大胆质疑自己所做的假设。

第五章 超越泰勒主义：为什么说搜索很重要

第十二原理:不要给信息归档，用的时候去搜索就行了

每个人应该有符合自己特性组织信息的方式，人生来对组织管理就不是很擅长，不同人在自身成长过程中，都是在慢慢设计对自己有效的组织方法，不要认为别人的高效方法就一定适合自己，因为你们的大脑不是一样的。
随着时代发展，目前电子文档可以让我们随时随地的用设备查看，但是网络中过多的电子文档，让你应接不暇，我总喜欢将自己搜集的网络资料进行归类，这样看起来很舒服，但是看完本章，我严重认识到自己的问题，尽管我搜集了这些资料，尽管我把它们分类归档，但是我并没有去思考我以后还会不会去用他们，什么时候用？甚至我后来都忘记我存了哪些资料，花了很多精力去整理，但是最终导致的只是我的云盘或者硬盘上多了几千G的资料，很多资料可能我已经不会再用它们了，所以如今的信息时代，我们应该学会用搜索，如果你需要用的，你可以去搜索，而不是去满足自己的收集欲望。

作者本章总结

1．每个人的组织模式不是一模一样的。“同一套组织方法放之四海而皆准”的观念源远流长，这种组织方法没有考虑我们的个体差异、个体经验、个体制约和个体弱点。
2．鉴于过去几年间出现的种种技术进步，以往那些旧的组织规则已经过时了，再也无法满足我们今天的需要了。
3．我们今天需要的是一种全新的有序组织方法，这种方法能够辨别我们的个体差异，考虑我们自身的制约和弱点，充分利用无所不在的可能技术。这种新式组织方法甚至赋予我们脱离组织的自由。
4．搜索功能是新式组织管理的基础。我们不必在文件归档方面耗费时间和精力，也用不着为了找到重要信息而劳神费力。我们要做的所有工作就是搜索。

第六章 是法国的巴黎，还是拉斯韦加斯的巴黎？ 如何玩转搜索

如今时代，会运用搜索是一种技能，不要认为这是一件很简单技能，你的搜索技能用的越好，你就能很快的过滤自己不要的信息，解决自己遇到的问题，目前国内主流的是百度，如果你会翻墙，可以用Google，当然本章就是介绍Google搜索的技巧，如果你对搜索技巧感兴趣，你这个时候就应该打开百度或者Google，输入“百度搜索技巧”或者“Google搜索技巧”。

作者本章总结

1．因为有了搜索功能，你再也不必像以前组织管理有形文件一样进行分门别类地存放，所有的电子资料可以在计算机中任意存储。
2．搜索是我们今天需要采用的组织方法的基础。即使在年之前，这些办法都不可能用得上，因为直到最近我们才拥有这些组织方法需要用到的工具。
3．学会使用计算机搜索，这是十分重要的，因为这已经成了我们日常生活中必不可少的组成部分。
4．对搜索技术理解得越透彻，你滤除次要信息的效果就越好，速度就越快，这样你就可以集中精力解决核心问题。
5．没有哪两个搜索引擎的运行机制是一模一样的。在不同的搜索引擎上使用同样的条件搜索，可能得到不同的搜索结果，原因就在于此。
6．很多简单易行的办法有助于Google搜索，从而获得最佳搜索结果。学会这些搜索窍门，可以节省时间和精力，最重要的是，可以获得自己需要的信息。

第七章 彩色笔与过滤器：我们为什么一定要养成信息过滤的好习惯

第十三原理：大脑中只保存真正需要记忆的内容

我们每天都会接受到海量的信息，这些信息不可能都对我们有用，有用的信息当中也并不是都需要我们记在脑中，这里最大的困难就是要区分哪些信息是需要我们记在脑中的？我们需要围绕的自己的目标来存储信息，比如你最近在准备PMP考试，你肯定只会花时间去记录跟PMP考试相关的知识，如果没这个目标，你为什么要花时间精力去学习呢？

第十四原理:大块内容要化整为零

这是一个老生常谈的道理，我们在完成将一个目标作为一个整体时，完成的难度会很大，会导致我们很快就放弃，如果将这个目标进行分解，去逐步完成，这样就能慢慢克服。

第十五原理:每周拿出时间回顾关键信息

人的记忆都是有时效性的，著名的艾宾浩斯记忆曲线很多人都看过，并且根据这个曲线甚至发明了学习方法，我们在临时记忆信息时，都是通过反复诵读去记忆，你应该对自己小学时背诵唐诗的情景仍历历在目吧，但是有些唐诗是不是已经遗忘，有些仍能随口说来，具体的区别就在于你对这些诗已经有了永久记忆，怎么实现永久记忆，这就需要我们定期的重复去记忆这些信息。

作者本章总结

1．鉴于每天都有大量信息汹涌而来，只把真正需要记忆的内容记住，这是十分重要的。清除杂乱信息的第一步就是过滤。
2．为了实施信息过滤，在阅读之前或者阅读过程当中，尽量明确围绕这些信息需要实现的目标。不管是一本书、一篇文章、一个网帖，还是一堆邮件，都应对相关材料进行通读。根据此前设定的目标，立足对信息所做的不同处理，将其分门别类：可以忽略的内容，记下来以备今后复习的内容，以及需要当场记住的内容。也可以根据有关信息的背景，把需要记住的信息划分成更小的类别。
3．明确获取信息的目标，有助于组织信息，同时也有助于记忆信息。因为知道自己今后计划如何使用信息，你就能形成有关这一信息的背景，或编成一个故事，而这些做法都有助于记住信息。
4．如果没有目标，过滤会更困难，不过，也能实施过滤。重复和回顾通常可以帮你确定目标。
5．要么用笔记下来，要么重读有关内容，重复的方式都能加强记忆效果。每周都抽出一定的时间，回顾温习本周搜集的信息：会议记录、电子邮件、收藏网页，如此等等。需要关注某个主题的时候，再次回顾温习相关信息，有助于记住这些信息。需要用到信息的时候能够轻松记起，就会更加有条不紊，也更容易取得成功。
6．只要有可能，就把大块信息（或行动）分解成小块。这样一来，就不会感觉那么困难，而且也能提高记住相关信息的可能性。此外，信息分解会让你找出其中的规律和主题，从而可以在目标的指引下，采用最有效的方式来组织信息。
7．尽早根据自身情况开始养成信息过滤习惯。万一今后在危急之中面临信息冲击，信息过滤会让你处乱不惊，有条不紊。

第八章 纸质文档与电子文档，哪个更好

没有一个完美无缺的组织方法

你认为纸质文档和电子文档哪个存储信息比较好？这个恐怕会引起一场网络大战，在这里我也不应该提出这个问题，不同因素会导致不同人对纸质或者电子文档的偏爱，对我来说，只要有助于我学习的，我认为都好，无论是纸质文档和电子文档都有其优点或者缺点，我们不能因为不喜欢就去一味的抵制。

本章作者总结

组织个人信息时，很难决定什么时候用纸质工具，什么时候用数字工具，原因如下：
1.在随时记录信息方面，纸张是一个极好的工具。不过，纸质工具也有很多局限，特别是跟数字信息存储方式比较，局限尤其明显。
2.依赖情结、长期习惯、年龄偏好以及信任问题也会影响我们选择哪种工具来组织信息。
3.我们正处于从纸质工具向数字工具过渡的过程中。一些机构并没有让这种过渡变得更容易。电子文档只是纸质文档的翻版而已，因而无法发掘新兴传媒更好地满足人们要求的方式。
4.在任何时候，都要尽可能地利用生活中处理信息的目标来引导存储信息的方式：是以纸质形式存储，还是以数字形式存储。
何时使用纸质工具
1.记在纸上是触发灵感、计上心来的好办法。如果你的目标是解决某个问题或提出一种想法，那就把你想到的随时写在纸上，然后撕下纸贴起来，让写有相关内容的纸片靠在一起，这样可以帮助你纵观全局，把握主题。
2.如果目标是记住或者真正吸收信息，那就把它打印出来，而不是对着电脑显示器看。在纸上可以注意到从电子文档上无法捕捉到的内容。
3.如果头脑中考虑的事情很杂乱，那么把它们写到纸上。这个办法简便易行，可以帮助你理清思路。
4.要确保使用数字格式的信息比用纸质信息更高效。账单就是一个典型的实例，管理电子账单要比使用纸质账单更费劲。
5.把纸质形式的法务文档存放在安全的地方。不过也要给自己发封电子邮件，以提示自己这些文件放在哪里，同时要把法务文档的PDF版本作为附件。有谁应该掌握这些文件的副本并且应该知道原始文件的存放位置，也可以把电子邮件抄送给他们。
6.随身携带一个小记事本。不能在电脑或手机上输入文字的时候，你可能需要这样一个小本来快速记事。
什么时候选用数字工具
1.当有很多随机信息的时候，或者需要与别人共享信息的时候，应该首选数字化信息存储，而不是使用纸张工具。采用数字化信息存储，会有更多的信息访问方式，你也不大可能找不到信息，信息共享和信息搜索都很容易实现。
2.虽然应该保存（诸如遗嘱与合同之类）重要文件或机密文件的纸质版本，但也应该留存其电子版本，以备原始文件丢失或损毁时使用。这些电子文件同样也可以快速搜索查看。
3.可以考虑把较为重要的文档存放到网上，这样就不必担心信息的存储介质日后会过时和遭到淘汰。
4.如有可能，尽量使用语音信息转换成文本内容的业务。这样就不必在收听语音信息的时候手忙脚乱地做记录。这还能提供一个可搜索的书面文档，便于与别人共享。

第九章 用活电子邮箱：把它变成可搜索的历史档案库

第十七原理 在数字信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到

实现信息的有序组织，信息的获取越简单，做到井然有序的机会就越大，在本章，作者把信息看成是一个正在扩建的大楼，添加和访问信息的工具称为脚手架，不同人可以根据自己的喜好搭建适合自己的脚手架，作者告诉我们他是如何运用Gmail（国内禁用）以及Google日历来搭建自己的脚手架的。

作者本章总结

1．对数字信息而言，脚手架是存储信息、组织信息及搜索信息的一种数字化工具。Gmail是一种近乎理想的脚手架，该工具简单易用，不收费用，容量极大。
2．Gmail使用的是标签功能，类似于文件夹，却比文件夹更有效、更灵活。Gmail可以给一个邮件添加多个标签，然后根据指定的标签过滤邮件，这种功能在文件夹中无法实现。
3．Gmail会给所有邮件添加上下文背景，因为它会把邮件划分成不同的会话。通过会话功能，你可以迅速弄明白一个邮件的缘起和发展，中间有谁参与，最新发言是什么。
4．在Gmail邮箱地址后面填个“+”，只把这个地址留给特定的发件人，就可以自动过滤来自这些发件人的邮件。
5．Gmail的星号功能可以给那些需要后续处理的邮件加上形象直观的提示。查看带有星号的邮件，实际上就是随时掌握一个不断更新的待办事项清单。
6．每天至少查看一下带星号的邮件，以此确保做出必要的处理。
7．可以使用Gmail给自己和他人发送纸质文件保存位置的提示信息，也可以用来保存和搜索原始文档的数字化备份。
8．只要有可能，最好使用自己已经掌握的工具，而不是继续投入时间和金钱去购置新工具。
9．把密码的提示线索（而不是实际密码）保存在Gmail邮箱之类便于访问的安全场所（也就是网络上）。

第十章 为什么应该在网上保存日程表

本章作者极力推荐谷歌日历，主要原因是：
1.可以共享自己的日程安排。
2.支持搜索功能。
3.支持多次提醒功能。
等等
这里你可以使用自己认为合适自己的日历软件，这里可能存在推广软件的嫌疑，同时谷歌的软件基本在国内都会禁用，所以还是选择一些国产的软件。

第十八原理 尽量使用已经上手的工具

作者认为我们应该尽量使用自己已经上手的工具，这样自己就不用花太多的时间去学习新工具。

作者本章总结

1．微软公司的Outlook/Exchange在工作日程和私人安排之间设置了障碍，跟我们的生活方式相抵触，无助于我们实现有序组织。
2．在网上建立多个日程表，然后跟最有可能与此相关的人士共享日程安排，这是一个较好的办法。Google日历让这个目标很容易实现。
3．Google日历的搜索功能很强大，搜索速度很快，搜索范围很全面。Google日历的服务是免费的。
4．跟你分享Google日程安排的人可以不是Google日历的用户，只要其设备有网络浏览器和联网功能，他们就能查看你的日程安排。
5．跟特定人士共享特定日程，其实就是为他们过滤你的日程信息。
6．在跟别人协调日程安排的时候，共享日程表也能减少因此而出现的反复联系。

第十一章 如何轻松管理文档及网上内容

本章主要是作者运用Google文档以及Google阅读器进行信息脚手架搭建的详细叙述。

本章作者总结

1. 只要有可能，我都会使用Google文档创建和保存私 人文档。
2. Google文档可以满足我跟别人协作处理文档的需求，这个办法对于简单文档特别有效。我经常会使 用笔记本电脑把会议记录现场输入到Google文档的文本文件中，同时授予与会者实时访问及编辑该文 档的权限。大家一道创建一个内容翔实的会议记录 文档。
3. 网上内容带来了很多组织管理方面的困难。如果你 使用多台电脑，可以利用mark之类的额外功能，实现不同电脑之间书签收藏的同步更新。通过这种 方式，在一台电脑上保存的网页书签会自动复制到 其他的电脑上。
4. 随着时间的推移，网页书签可能变得杂乱不堪。使 用火狐浏览器，我认为是最好的浏览器可以在网页 书签上增加标签，从而可以很容易地找到它们。
5. 网页内容可能是临时性的。如果你觉得网页上的内 容确实很重要，那就将其复制下来，粘贴到电子邮 件中，让它成为可供搜索的档案资料的组成部分。
6. 网上信息的组织管理同样重要。使用Google阅读器 之类RSS聚合阅读器，可以自动获取自己感兴趣的 内容，并能将这些内容集中在一个地方。

第十二章 避免大脑压力，集中精力工作

我们经常会遇到工作做了一半，被要求去做另一件事的情况，这件事正在做的时候被要求去开会议，开完会议后又要回复客户邮件，我们的思维整天就是在不同的事情转换。
并不是说思维转换不是一件好事，比如你遇到困难，此时你去做另一件事，等你再次回来做此事时，可能就能立马想到解决方案；同时，如果你一整天没有思维转换，说明你在干一件事，那么也会令人厌烦。
那么我们每天为什么那么累？主要原因就是我们思维频繁的转换，导致脑力消耗过多，所以面对后面的任务无论大小、简单或是困难、预期中还是意料外，你只会感觉到精疲力尽。

第十九原理 及时加注解，有助于以后了解背景信息

通过第一章，我们知道大脑的工作原理，每当我们工作时，大脑从长期记忆里获取信息放入短期记忆中，来帮助我们完成工作，同时工作中的新信息也会进入短期记忆中，前面说过，短期记忆只能记住5-9件事情，因此在完成工作时，我们的短期记忆会重复的将得到的新信息存储、清空，思维的转换次数越多，信息的关联性就越差，信息的转换、清除、存储就越困难。
这里面就提出 第十九原理，我们可以把我们工作添加一些备注信息，省掉我们从大脑去获取这个工作的一些信息的过程，比如，你周三需要开一场会议，你可以在行程表上添加：你会和谁开会？开会的主题是什么？会议地点是什么？ 这是不是解决了你的大脑压力。

第二十原理 把类似的任务放在一起

如果让你在做完一件事后，继续做一件与该事情相关的工作后，你的工作效率以及专注程度是不是都很高，因为大脑已经处于这个思维。大脑在从一种思维转换至另一种类似思维时，会感觉到很轻松，因为不需要在短期记忆内清除过多的信息，也不必会议思维下的信息是什么。
因此在你一天的规划中，尽量将相同的工作放在一起，同时将简单的工作放在你下班的时候去做。
如今过多的娱乐软件会导致我们在工作中分神，适当的在工作中转换思维去看一下短视频、小说等等，可以让我们的大脑放松，提高工作效率，但是如果你定力不够，就会起到反面效果，我们要改变我们休息的机制，休息是当我们完成一项工作的奖励，而非工作的逃避。

本章作者总结

1.你正处于一种特定环境之中，或者正全神贯注于克服一个挑战，或者正集中精力处理一组信息，随后去做一些毫不相干的事情，这就是转换思维。
2.转换思维的时候，大脑必须要把短期记忆中的当前内容转移到长期记忆中，以便为新信息腾出空间。这样一来，有些信息就会丢失。
3.思维转换次数越多，各种思维背景之间的关联度就越低，大脑的工作难度就越大。
4.你无法消除思维转换，但是可以减轻转换造成的影响。例如：
（1）随手给自己加上以后转换思维时需要参照的注解，这样思维转换更容易完成。
（2）把类似的任务或会议安排在一起。
（3）分辨是哪些分神因素导致频繁进行并不必要的思维转换，然后减少这些因素。
（4）定期查收电子邮件，而不是让它们随时破坏你聚精会神的状态。
（5）需要心无旁骛的时候，关闭电话振铃声，隐藏来电显示，让自己不会因想知道谁来电话、为什么来电话而好奇不已，这本身就是一
个背景切换。
（6）如果在隔间里工作，需要赶任务的时候，挂上一个写有“请勿打扰”的牌子。戴上耳塞，阻止环境噪声干扰自己。背对隔间入口而坐，避免旁边走过的人分散自己的注意力。
（7）每个工作日都给自己留出点时间，哪怕只有10~15分钟。在共享日程表中留出这块时间，就不会有人在这段时间打扰你。
（8）对每个提议召开的会议，都要考虑一下召开的必要性。要确保开会有明确的目标，并且与会者都能理解这个目标。事先发放相关资料，有助于别人进入主题。

第十三章 在海滩上收邮件:怎样把工作和生活完美融合

第二十一原理 把工作和生活融为一体，而不是力图在二者之间求平衡

我们经常的终极目标就是“工作与生活两不误”，你的公司是否这样，发展好的时候，为了更加好，我们加班工作，市场低迷时，我们加班工作，因为我们需要保住饭碗；尤其如今的电子设备发达的情况，我们更加无法做到“工作与生活两不误”。
把工作与生活融为一体目的，就是让我们减轻压力，消除怨愤，提高效率，体验生活乐趣与挑战。
我们怎么才能让工作与生活融为一体？
1.首先认识到工作与生活不是泾渭分明的两件事，忘记“工作归工作，生活过生活”的目标。
2.在日程安排时，不要区分工作日程和私人日程。
3.我们并不一定局限于朝九晚五的工作中，你可以在你效率低下的时候休息一下，在需要工作的时候，随时工作，即便是晚上12点。根据实际调整作息时间，而不是根据你想当然的方式安排生活。
4.周末工作问题是最让人困扰的，有两个选择，一个是你在周末能解决一些工作问题，一个是你需要在周一解决大量问题，当然得看你的选择。
5.真正的休息是离开电脑桌，去做让大脑放松的事情，如果你继续坐在电脑面前通过看新闻或者打游戏，那么你的大脑得不到休息，工作也会因此效率低下。
6.休息时间，如果你在和爱人共享时光的时候不要去想工作的事，在无聊的时候，可以尝试去处理一些琐碎的工作。
7.度假时，大多数人不想再接听任何工作电话，少数人仍喜欢做一些工作的事情，无论选择哪种，我认为都是可以的。
8.经常出差的人来说，大多说时间在等车、坐车中度过，如果你有一些阅读书籍的工具，你就不会感觉你浪费了很多时间。

本章作者总结

1.很多人在考虑如何把工作安排得井井有条的时候，“工作生活两不误”是其心中的理想目标。然而，考虑到我们今天生活的这个世界，那只能是一个不切实际的目标。
2.在谈到“工作生活两不误”的时候，大多数人其实是想“少点工作”。不过，在今天这种高度竞争、密切联系的环境中，那的确是不可能的事情。更现实的目标是通过某种方式把工作和生活融为一体，这种方式能让你减轻压力、消除怨愤、提高效能，而且也能让你更好地同步体验生活中的乐趣和挑战。
3.把工作和生活融为一体，需要以不同的方式来思考和认识二者。首先，要认识到工作和生活不是泾渭分明的两件事。相反，要接受这样的事实：有时候我们拼命工作，有时候我们尽情玩乐。工作未必要给生活让路，正如生活未必要凌驾于工作之上一样。
4.把工作和生活融为一体，可以先从自己的日程安排表开始。要根据访问人员来安排日程表，而不要在工作和生活之间人为划分界限。
5.上班期间，在效率下降的时候，休息一下。这样做能帮助你放松身心，理清思路。休息之后，在后面几个小时的工作中，你就不会有那种丢三落四的感觉，也就不必工作得那么吃力。因为你给大脑提供了休息和充电的机会，因而你工作起来会更机智、更灵巧。
6.周末休息时，在那些不需动脑的无聊时段，如果能偷闲处理一下工作上的琐碎事情，一般不太可能牢骚满腹，原本会白白浪费的无聊时光变成了富有成效的工作时间。
7.如果上班时间的工作安排不合理，那就是不给大脑休息的机会，平白延长工作时间。工作时要做到全神贯注、有条不紊，这样就会有更多的美好时间分配给家人和朋友，甚至是自己。
8.度假的时候，应该查收邮件，还是撒手不管？答案取决于你的度假目标、自身需求以及制约条件。不管答案是什么，在动身之前都要制订一个计划。
9.在如何兼顾工作和生活方面，频繁的跨国差旅是最大的挑战之一，照顾好自己是十分重要但也是完全可能的事情：在宾馆房间里稍事锻炼，早点上床睡觉，和自己心爱的人保持联系。不要玩命工作，这时的大脑不需要任何额外负担。出差在外，由于脑力下降，因而尽量把有关信息记录下来。把待办事项和提示信息存到手机上，或者写在记事本上，什么方便用什么。

第十四章 如何处理意外事件

本章分享了作者面对爱人患癌期间，自己的状态以及处理事情的过程，生活中我们很容易就遇到各种意外，让我们慌乱，我们不可能去预测未来，也不需要去设想未来会遭遇什么，我们应该怎么处理，这只是浪费你的时间和精力，我们要逐渐培养自己随机应变以及掌控当局的能力，这需要你在实践中培养。

本章作者总结

1.在面临意想不到的重大挑战时，生活中的任何事情都会变成严峻考验。在这种情况下，尤其难以做出不受情绪影响的合理决定。你无法做到专心致志。你会因为压力大而健忘，同样也会因为健忘而压力大。换句话说，你跌到了谷底。
2.要接受这样的事实：在承受巨大压力的时候，你会犯错误。这种错误会比一般情况下会犯的还要严重。应该尽可能地绕开这种制约，尤其应该借由来自朋友、同事和你信任的任何人的帮助，达到这个目的。
3.多跟那些不同于自己的朋友沟通交流，这在艰难时期更加重要。在你不够坚强的时候，你需要他们足够坚强；在你思路不清的时候，你需要他们头脑清醒。这就是朋友之间的互相帮助。
4.在你面对重大挑战的时候，典型反应就是寻求更多信息。信息有助于我们找到胜券在握、胸有成竹的感觉。不幸的是，搜集而来的全部信息铺天盖地，很容易让我们感觉无所适从。如果这些信息相互矛盾，或者超出了自己的知识范围，尤其如此。尽可能使用那些已经上手的工具去组织管理信息。对信息进行过滤筛选，给信息加上大量注解说明，跟需要信息的那些人在线共享相关内容。
5.你无法预知未来，但你可以确认正在发生的坏事表现出来的征兆。你可以未雨绸缪，以便坏事发生时，知道如何应对。
6.无论如何都要“把握当前”。在危机出现之前，如果已经做到未雨绸缪、胸有成竹，那现在就会更加从容不迫、有备无患。

第十五章 真的可以如此有效

作者的21条原理可能某些对你适用，只是希望你能适当的使用一下书中的原理来实际解决生活和工作中遇到的困难。