做好目标管理和任务管理,提高办公协同效率

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工作一段时间后,或者参与一个项目后,你会发现团队里每个人都非常优秀,工作也充满热情,但是整体的效率就是上不去?因为,一个团队的整体效率,并不是每个人效率的相加。因为这里面有协作成本。

如何通过降低协作成本,来提高团队的工作效率呢?以前看到的是技术、产品和人员的问题,其实都是组织的问题。只有提高组织能力,才能提高团队的工作效率。

如何提高组织能力?

企业可以通过战略目标拆解,实现自上而下目标对焦;任务拆解执行,实现自下而上结果汇总;内外团队协作,实现信息高效流转;任务风险管理,实现风险快速传递;通过任务的沉淀复盘和任务转模板,让能力复用,提升企业的组织能力。

智办事是第一个提出以“目标+事情”为中心的企业数字化管理与协作工具,深度整合目标管理、项目管理、任务协作、智能待办、风险管理和工作流程标准化,赋能企业组织升级,助力企业数字化转型。

1、目标管理

团队协作效率低,很大的一个原因是,一线执行层并没有按照战略目标推进工作。

为什么会出现这个情况?因为大部分企业都没有做到战略目标拆解落地,统一组织目标和个人目标,达成共识。

智办事可以制定公司的目标,然后将公司的目标拆解为部门的目标,部门的目标又可以拆解为团队的目标,最后团队的目标可以拆解为员工个人的目标。

最后目标拆解会以目标树的形式展示,直观地展示企业战略目标的层次关系和组织结构;子目标的完成可以保证上级目标的实现;大大提高成员的自我驱动力和工作效率。

这样目标拆解下来,企业、部门、团队和个人的目标都非常明确,并且目标和价值观都是统一的,知道团队前进的方向是什么,不会出现偏离方向的问题。自己拆解的目标,他也更有动力去执行任务。

其实这就是目标管理和精细化管理。

目标管理(MBO)是著名的管理大师彼得·德鲁克提出的,是以目标的制定和拆解、目标的实施及完成情况的检查、奖惩为手段,通过员工的自我管理来实现企业的经营目的一种管理方法。

精细化管理是科学管理之父泰勒最早提出的,是一种对战略和目标进行拆解、细化和落实的过程,是让企业的战略规划能有效贯彻到每个环节并发挥作用的过程,同时也是提升企业整体执行能力的一个重要途径。

企业只有实现了目标管理和精细化管理,才可以更有效地完成战略目标。

2、任务管理

为了实现企业的战略目标,还需要做任务管理。基于企业目标的任务才是有价值的企业任务。管理者要能够把战略拆解为目标,目标有效拆解为任务。

任务管理首先要做到的是将任务拆解,并建立流程标准。不仅要做成事情,还要高效地做成事情。

任务拆解可以使用WBS工具:WBS是工作分解结构,说的是项目要拆解为任务,任务要拆解为一项项工作,再把工作分配到每个人的日常活动中,直到拆解不下去为止。

需要注意的是:任务只能有唯一负责人,其他人都是协作者;所有人的日常工作加在一起,应该得到任务的总和,不能缺漏;每个任务都要以结果为导向,一定要定义可交付的成果。

在智办事里面,你可以将任务层层拆解,任务还可以和目标建立关联,事情是为目标服务的,一切都以目标为导向。

任务还可以建立清单步骤,防止遗漏重要步骤,也可以形成标准的执行规范。你会发现公司的事情有了具体的载体,就是一个个的任务,智办事让事情清晰可见。

3、信息流转

高效的团队协作,必须要让信息高效流转。目前很多企业的团队成员之间的沟通主要依靠聊天工具和口头沟通。割裂的系统形成信息孤岛,而信息流转的效率决定了企业的生产力。

其实这就是在办公上使用IM软件进行沟通协作的弊端,这些软件是以“人”为中心,功能主要是私信和群聊,讨论内容很容易偏离具体的“事情”。

在智办事这个统一的办公协作平台沟通协作,以“事情”为中心,人围绕着具体的事情工作,信息得以高效流转,智办事解决了信息难以沉淀、资料分散凌乱和信息严重失真的问题。

使用智办事后,专事专任务,有事情就建任务。成员因任务和“@”而聚集,它就像是一个“集结号”,建立一个临时跨部门团队,让任务协作人员快速加入到任务参与协作,共同解决这个任务。沟通信息非常聚焦,信息得以高速流转,以秒级速度得到回应。

4、风险管理

管理一个公司或者团队,最困难的事情莫过于追踪大家的工作状况,往往是任务分配下去了,无法及时掌握进度。做绩效评估时候仅凭主观判断,无法清晰掌握团队的工作成绩和工作效率。这样团队的协作效率就会非常低。

如何做好风险管理?

事后不如事中控制,事中不如事前控制。可视化是预防项目出现风险的重要手段。

在智办事里面,每个目标和任务都有进度功能,可以实时展示事情的进展情况。进展汇报功能可以及时上报任务的风险情况,信息是同步和透明的,可以有效防止任务延期。

团队成员可以随时主动上报风险任务,如果子任务出现延期风险,系统会自动通知到总任务,方便团队成员及时解决风险任务。

项目主管可在任务总览中查看任务统计、甘特图和资源视图,便于及时作出及时的调整和风险干预。

任务统计可以查看项目的任务总量、当前风险任务数;甘特图可以直观展示项目的完成情况,让管理者对项目进展有一个准确的评估,把控重要任务的进度;资源视图可以查看团队成员的工作量,以便做出资源调整。

5、复盘改善

当一个团队的项目持续了几个月的时候,需要用复盘的方式将经历转化为经验,经验复用,再通过复盘,将经验转化为可被执行的有效Action,这样个人和团队的能力都会提升,下次项目过程中的经历会更加有效。

项目复盘可以先按照项目成员自己的思路去复盘,然后再整体复盘。复盘需要考虑目标回顾、结果陈述、过程分析和规律总结。

智办事通过将任务层层拆解,持续沉淀出任务标准流程,多次复盘和迭代任务流程,优化项目流程,逐渐将个人能力沉淀为组织能力,形成能力复用,最终实现赋能全体团队成员。

通过固化项目的标准结构流程,最后可以将项目转换为模板,做到赋能组织成员和明确工作流程,实现能力的复制和流程的复制。

今天的分享到这里就结束啦,感谢你能看到这里,听说三连的小伙伴都好运连连! 喜欢的话就点击关注小智吧,更多实用干货等你获取!

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