PMP学习笔记之第13章 项目干系人管理 ——13.2规划干系人管理


规划干系人的定义:

规划干系人管理,通过制定合适的管理策略,管理干系人的过程。这里的管理体现在基于对干系人的需要、利益及对项目成功的潜在影响的分析,以有效调动干系人参与整个项目生命周期。


规划干系人的作用:

为与项目干系人的互动提供清晰且可操作的计划,以支持项目利益。


需要关注的内容:

1.干系人管理的内容比改善沟通更多,也比管理团队更多。

2.干系人管理是在项目团队和干系人之间建立并维护良好关系,以期在项目边界内满足干系人的各种需要和需求

3.规划干系人管理是一个反复的过程,应由项目经理定期开展。


核心:

输入

项目管理计划——4.2制定项目管理计划

干系人登记册——13.1识别干系人

事业环境因素——尤其是组织文化、组织结构和政治氛围

组织过程资产——尤其是经验教训数据库和历史信息

工具与技术

专家判断

会议

分析技术

输出

干系人管理计划

项目文件更新


关于输入:

1.项目管理计划:

2.干系人登记册:

3.事业环境因素:所有的事业环境因素都是本过程的输入,因为对干系人的管理应该与项目环境相适应。指南中明确提到,组织文化、组织结构和政治氛围特别重要,因为了解这些因素,有助于制定最适应性的干系人管理方案。

4.组织过程资产:所有的组织过程资产都是本过程的输入。指南中明确提到,经验教训数据库和历史信息特别重要,因为能够从中了解以往的干系人管理计划及其有效性。这些信息可用于规划当前项目的干系人管理活动。


关于工具与技术

1.分析技术:考虑到在整个项目生命周期中,干系人的参与对项目的成功至关重要,应该比较所有干系人的当前参与程度与计划参与程度(为项目成功所需的)。

干系人的参与程度:(由高到低,其中领导算是一种特殊的支持)

领导:知晓项目和潜在影响,积极致力于保证项目成功;

支持:知晓项目和潜在影响,支持变更;

中立:知晓项目,既不支持也不反对;

抵制:知晓项目和潜在影响,抵制变更;

不知晓:对项目和潜在影响不知晓;


干系人参与矩阵:

可以在干系人参与矩阵中记录干系人的当前参与程度。C,表示当前参与程度,D表示所需参与程度。

项目团队应该基于可获取的信息,确定当前阶段所需要的干系人参与程度。

通过分析,识别出当前参与程度与所需参与程度之间的差距。指南中提出可以使用专家判断来消除这个差距。




关于输出:

1.干系人管理计划:

作用:干系人管理计划是项目管理的组成部分,为有效调动干系人参与而规定所需的管理策略。

特点:干系人管理计划可以是正式或非正式的,非常详细或高度概括的。

包括:

1.干系人登记册;

2.关键干系人的所需参与程度和当前参与程度;

3.干洗人变更的范围和影响;

4.干系人之间的相互关系和潜在交叉;

5.项目现阶段的干系人沟通需求;

6.需要分发给干系人的信息,包括语言、格式、内容和详细程度;

7.分发相关信息的理由,以及可能对干系人参与所产生的影响;

8.向干系人分发所需信息的时限和频率;

9.随着项目的进展,更新和优化干系人管理计划的方法。

关注点:

1.干系人管理计划具有敏感性——项目经理应该意识到这点并采取恰当的预防措施。

2.更新干系人管理计划时,应审查所依据的假设条件的有效性,以确保该计划的准确性和相关性。

2.项目文件更新:

可能需要更新的项目文件包括:项目进度计划和干系人登记册

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