这篇来带大家系统梳理一下进销存管理系统是什么?以及能给企业带来哪些好处?
01 什么是“进销存”?
「度娘」说:
进销存,又称为购销链,是指企业管理过程中 采购(进)→入库(存)→销售(销) 的动态管理过程。
进:指询价、采购到入库与付款的过程。
销:指报价、销售到出库与收款的过程。
存:指出入库之外,包括领料、退货、盘点等影响库存数量的动作。
「简道云」说:
只需要两张表单和一张聚合表,就能搭建完成一个最基本的进销存应用。 麻雀虽小却五脏俱全,一张入库表单记录“进”的数据,一张出库表单记录“销”的数据,一张聚合表求库“存”。
再来看看进销存管理系统各部分的运作流程是什么样的?
以下内容均以该模板为例,按需自取:通用进销存管理模板
(1)进销存系统之——进
采购订单、采购入库、采购退货
这一环节包括采购下单后领导审批、采购货品检查后入库、不良货品进入退货流程等。
- 采购订单:部门采购下单审批,由上级审批通过后自动生成采购订单
- 采购入库:货品到货后系统会发起采购入库申请,由管理人员查货入库
- 采购退货:主要针对有碰撞导致产品瑕疵,可发起退货申请,走审批流程
用系统操作展示就是这样的:
(2)进销存系统之——销
报价、签署合同、退发货
这一流程主要包括查询报价、录入合同、发起发货流程、退货流程,所有合同、发货、退货情况生成报表分析。
- 报价:统一标准在线查询货品价格,快速给客户提供各类产品报价
- 合同:销售和客户签署合同后在线上传合同并归档,根据合同申请发货
- 退货:产品有瑕疵, 客户对接人可在线发起退货审批流程
- 分析:各个客户签署的合同内容、发货情况、退货明细清清楚楚
用系统展示就是这样的:
(3)进销存系统之——存
出入库,库存调拨,库存盘点
- 库存调拨:由A仓调至B仓,系统需要在后台生成数据,进行库存转移
- 库存盘点:系统需要在后台自动更正库存数量
- 虚拟库存:1.已有销售订单还未发货,待发货数统计;2.已有采购订单但还未入库,待入库数量统计
- 实际库存:仓库里物品的实际入库出库的库存情况分析
02 进销存管理系统对于企业有什么作用?
(1)不乱,更加有序
库存不乱、单据不乱、价格不乱
使用进销存管理系统可以实现以上信息的自动化录入,有条不紊,出现什么问题也有据可查。不像纸质单据,会丢会坏,乱成一团。
(2)能打印正式的单据,给客户不寒碜
如果你的客户稍微大一点,手写单据真的拿不出手。进销存管理系统有专业的打印模板,销售单、出货单、送货单都可以打印出来,效率比Excel表格高出不少。
(3)信息集中管理、不分散
传统的仓库管理无法实时掌握仓库情况,客户来拿货需要跑去看看仓库有没有货。进销存管理系统在手机上就能查看库存,省去很多麻烦。
(4)方便协同配合
有些企业的订货和发货是在不同的地方,传统的方式是店里开好单,需要打电话、发微信让仓库发货,准确性较差。
使用进销存管理系统,店里开好单,仓库直接同步收到订单信息,即可直接发货。
(5)信息不会全部掌握在员工手里
考虑到公司的员工流动性,部分老员工离职,信息、业务知识等都会被带走,新员工熟悉业务要从头开始,会浪费很多时间。
使用进销存管理系统,业务信息都保存在系统里,新员工只需要了解系统操作即可开展业务,效率大大提高。
(6)了解企业实际经营情况
传统:“只知道每天都在赚钱,但月底一算,支出也不少,利润其实并不多。”
使用进销存系统:详细统计每天的收入、支出等数据,是赢是亏一目了然。