“探讨”项目经理软技能

前段时间应邀在光环app做了一场关于项目经理软技能的直播，这里再整理通过文字分享一次，核心内容主要有以下几点

• 如何减少低级沟通与无效会议的苦恼？

• 项目经理压力太大，如何解决？

• 自我提升的底层逻辑是什么？

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软技能的"WWH"

在这里我们需要思考三个问题。为什么？什么？如何？

• 我们为什么要提升软技能？

• 我们要提升什么软技能？

• 我们如何提升软技能？

首先我们来根据招聘市场看看我们需要提升哪些软技能，然后找两项关键的软技能来分析我们为什么需要提升，以及如何去提升

这是我从招聘网站查了三个招聘项目经理职位的任职要求，可以看到首当其冲需要的一项软技能是沟通能力

还有抗压能力，可以体现出做项目经理压力确实会有点大，不能抗压的小伙伴要注意了哈哈，入坑需谨慎

查看一圈总结后，项目经理需要的软技能有沟通能力、抗压能力、执行力、团队协作能力、管理能力等

文章中我主要围绕沟通与抗压来讲"为什么"和"如何"的问题

一、沟通能力

经常会听到一句话：项目经理80%的时间都在沟通，提升沟通能力可以说从一定程度上提升了工作能力，沟通能力越强，为公司创造的价值越大

其余20%的时间可能在处理邮件、文档、总结，所以绝大多数时间我们都是在沟通，这就是为什么提升沟通能力很重要

这是我们在工作中经常遇到的一个场景：

• A项目经理找到另外一个部门的B程序员说：“业务方提了一个需求，需要你们最近几天提供一个接口”

• B程序员确认需求后说：“好的”

• 过了一周后，A项目经理找到B程序员说：“上次那个接口好了没”

• 然后B程序员回复：最近突然有其他紧急的需求，上次提的那个接口需求2周后才能排到

• A项目经理：“额......”

我们可以看到，沟通中没有明确该需求具体哪天完成，也没提前沟通没时间做的话提前跟我打声招呼，也没中途沟通实现是否有困难，最终才出现了需要时发现都还没开始做

那么我们如何提升沟通能力？我总结的快速提升方法：实践->总结->再实践

我在这里把沟通能力分为初级沟通和高级沟通，可以在沟通中努力做到对应的标准

1. 初级沟通是说的一方表达清楚，听的一方理解并分析出重点，最后双方在确认是否理解一致，我们把一个事情沟通清楚了

想了解自己是否表达清楚，可以问对方是否听懂了；想了解自己是否总结到位，可以陈述结论跟对方确认，练习然后再总结改进，这样就可以逐渐能够做好初级沟通

2. 高级沟通是不仅仅把事情沟通清楚，还把这件事怎么解决落实了，比如明确了这件事怎么解决、解决到什么程度、谁解决、什么时间解决等，我们把一件事搞定了，这里可以套用smart原则

实践，如果自己的事情搞不定，可以总结为什么别人不处理，是自己的原因还是组织的原因，自己可以从哪几方面解决

我在结尾也会推荐提升初级沟通和高级沟通的书籍，如何表达，如何倾听总结，如何为人处事把一件事搞定，然后多实践，多自我总结

会议

在沟通工作中，可能有50%的时间是通过会议沟通，或者更多，提升会议效率即可大大提升工作效率，这里我们会议单独拿出来分享一下

在会议中，我们经常会遇到有人不来、讨论偏题、耗时久、某个问题争论不休、无结论、无人落实等等的情况

在一个需求评审会议上，B程序员提起了上线版本管理问题，C程序员提起了问题处理优先级等等，个别问题可以两个人会后核对，最终导致整个会议耗时很久，浪费了部分只涉及需求评审人员的很多时间

如何组织高效的会议？我总结了“三个环节，五个原则”

---------- 三个环节 ----------

环节一：会前通知

会前确定会议主题与会议内容，同时明确会议内容与之对应的负责人，然后邮件邀请会议所有会议相关人员，将会议主题与会议内容通知到位

同时备注温馨提示：请大家提前了解会议内容，有疑问的可提前列出，也可列出自己的方案，会上确认

前几次成员可能也不太会理会温馨提示，但在会议中将没有确认的内容不留太多讨论时间，会后确认，会议结束时提醒大家下次会议提前准备一下，提升会议效率，循环操作，大家也会注意起来这一点

环节二：会中推进

会议中PM主持会议，非头脑风暴会议切不可让大家花费很多时间讨论某一问题，控制节奏并持续推进会议进行并进行问题记录

所以PM需要提前将会议流程规划好，一个环节完成后继续下一个环节，持续推动会议至顺利完成

会议完成后进行总结，可将会议核心达成一致的内容、遗留问题与大家同步确认一遍，也可大概总结一下

环节三：会后跟进

会议后将会议结论邮件发送给相关人员，并跟进会议上遗留下来的问题解决

---------- 五个原则 ----------

原则一：会议主题

会议要有明确的主题与比较详细的内容，能够让参会人员提前思考与准备，提升会议的效率，也能够让大家知道自己本次来参会是做什么，大家也都不喜欢参加没有意义的会议

原则二：流程规划

会议组织者提前将会议流程规划好，可以正确的把握会议节奏与走向，让会议在自己的掌控之中，进而顺利推进

原则三：主持角色

一定要有主持人或决策人，避免个别问题陷入讨论，导致会议流程暂停，也有废话太多的一定要坚决的打断，浪费大多数人的时间

原则四：时间观念

会议流程中每个环节持续多久大概需要估计一个时间，某个环节花费太多时间一定要看到问题所在，并引导会议走向，顺利进行至下一环节

原则五：记录跟踪

会议中一定要将问题记录下来，同时把需要解决的问题明确至相关人员，主持人要负责在会后负责跟踪解决，最终把结果通过邮件或其他形式同步给相关人员

高效的会议能够提高工作效率，减少大家持续处于各种无效的会议中

二、 抗压能力

项目经理平时压力大，基本上都是深有体会，我的现状是下图这样

我是乙方项目经理，既要面对客户又要面对公司内部团队，压力来自双方，可能经常出现下面的场景

客户：

1. 这个需求领导特别关注，需要月底上线

2. 线上怎么又出问题了

内部团队：

1. 一个项目很紧，一个成员突然说后天临时有事，需要请假2天

2. 这块我之前评估有遗漏，工期需要加3天

等等，压力会持续的来找项目经理，那么抗压能力就考验项目经理能不能做的久，做的好

如何抗压？我总结了2个方法：转化法、转移法

1. 转化法

我们很多的时候感觉有压力是因为某件事不确定或者有难度，那么我们就尽快对某件事进行评估，能实现的话我们尽快落实计划开始做，这样我们的不确定性就会消除很多，压力自然而然就会减小

另外，有难度的我们别拖着，越拖越有压力，而是能解决就尽快去解决，这样我们压力在身上就会持续的时间变短

2. 转移法

我们很多公司都是矩阵型的架构，项目经理是没有太多的权利，转移法就是将我们无法解决的问题抛给别人，这样压力也会消除

如果，问题无法完全抛给别人，那也可以拉着有权利的责任人一块承担责任、一块承担压力，我们责任分散了，压力当然也会分散，达到解压

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自我提升的底层逻辑

今天我们分享了如何提升软技能，明天我们想提升跑步技能怎么办？

 

1. 定目标。我要达到什么目标

2. 找差距。根据目标的要求与自身的能力进行比较，有哪些不足

3. 找方法。我不足的地方如何提升，可通过看书或公众号分享等找方法

4. 实践。将找到的方法实践

5. 复盘。实践过程中有哪些做的不足的地方，下次如何改进

最后，我再推荐 3 本书，金字塔原理（如何表达、思考）、人性的弱点（如何为人处事，把事情搞定）、自控力（其中有讲如何管理压力），希望对大家有帮助，喜欢记得点赞分享。

我是伟少！杭州互联网项目经理。

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