结构化表达

为什么你总是有口难言 | 每日干货

孙圈圈 圈外职场研究所 前天

 

 

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引文

 

工作生活中，你是否会面临这样的情境：被人问到一个问题，比如老板问你“小王，最近XX行业不景气，导致我们整体业务有些下滑，这个问题你怎么看？”

 

顿时，你头脑中有很多信息，他们杂乱无章，野蛮生长，你一直想要开口，却不知道如何组织语言。或者你很兴奋，滔滔不绝地讲了一大堆，但老板却一脸茫然地看着你，觉得你头脑不清晰。

 

事后，你捶足顿胸，要么怨老板理解力差、不识人才，要么怨自己表达能力差，明明有很多见解，为什么就是表达不出来？

 

 

很多人觉得，自己是表达能力的问题。其实，当你无法清楚地表达想法的时候，根本原因是：你的想法本身就不清楚。思路非常清晰的人，很少有表达不清晰的，因为表达就是思路的一部分。

 

所以，你需要的是，有一个思路来将你的信息结构化。

 

 

内容提要（长文，慎入）：

 

 

一 信息结构化的秘诀

 

先看下面一组图片：

 

大多数时候，我们脑子里的信息不是太少，而是太多。

 

在面对压力说话时，脑海里的信息就如这堆数字，一大堆0与1，想到什么就说什么，说出来也是如图上这么一堆，听众听起来就比较痛苦，不明白你到底想表达的是什么。

如果说，有一个清晰的结构能帮助我们，把杂乱无章的信息整理成这样的结构并输出，听众就会很容易理解你要表达什么。

 

 

今天给大家介绍一些如何将脑子里的信息搭成结构的方法。

 

在介绍方法之前，首先说一下秘诀，那就是——分析、分离、推进。

 

分析：说话之前，先想清楚自己到底想说什么，主题是什么。不要指望给出一堆信息，让听众来帮你提炼主题。

 

分离：如果一句话将主题说出，对方可能消化不了，不知道具体是什么意思。那就需要将主题分为三小点，一点点展开开讲。三小点之间最好有逻辑关系，听众听起来就会觉得很有道理。

 

推进： 每一个小点，选取素材进行支撑，推进观点。

 

举例来说：

 

问：什么样的工作才是好工作？

 

答：脑子里相关信息可能就是一大堆，就像0和1。如果这时候你可以先分析一下，你的主题观点是什么，比如：好工作的标准随着年龄的增长会有所变化。听众瞬间就明白大概是什么意思了。

 

说出这个主题之后，再分离成三小点，进一步展开解释：20多岁的时候，我觉得能学到东西的是好工作；30多岁的时候，我觉得能赚到钱的是好工作；40多岁的时候，我觉得内心有意义的是好工作。

 

这样听众就会很容易理解你话的意思了，而且这三小点之间含有一定的逻辑关系。

 

 

二 信息结构化的三大方法

 

1. 时钟法：按照时间的顺序，把脑子里的信息理一理，再说出来。

 

 

举例如下：

 

问：你是做什么的？
答：我的工作主要是对供应商的技术能力进行评估。
问：你平时都做些什么呢？
答：经常出差，有时候要阅读理解，有时候要打分，有时候要写报告。
问：还是觉得有点乱，你能否帮我理一下，说明你到底是做什么的？
答：我的工作经常出差，那我就按出差的时间顺序给你讲一下吧。
出差前，研读供应商相关技术资料；
出差中，到供应商的场内实地勘察；

出差后，根据指标打分并形成报告。

 

大家可以对比一下，后者更容易理解。这就是按照时间的顺序来说话。

 

再给大家介绍一个例子，是乔布斯推出第一款苹果手机时候的一段演讲，大意如下：

 

苹果公司是一家革命性的公司。为什么这么说呢？1984年，推出Mac电脑，改变了整个电脑行业；2001年，推出ipod随身听，不仅改变了人们听音乐的方式，也改变了音乐行业；2007年，推出苹果手机，我相信它将改变更多行业。

 

这段话按照时间的顺序，将三小点一点一点讲出来，这种方法叫时钟法。

 

那如何能够把话说成这样，找到一个时间顺序就可以了吗？还不够。

 

我们剖析一下这段话的结构：

 

主题：苹果公司是一家革命性的公司

 

素材：Mac电脑、ipod随身听、苹果手机

 

桩子：1984年、2001年、2007年

 

乔布斯这段话的结构由三要素组成：主题、桩子、素材。

 

桩子指的是：提炼出来的时间关键词。

 

桩子有什么好处呢？如果你是乔布斯，需要做一次重要演讲，你可能会这样做，写一篇稿子，在讲的时候背出来。但会有一个风险，演讲的时候会突然忘记，因为是在有压力的情况下进行演讲。但如果记住三个关键词：1984年、2001年、2007年，带着这三个词上来说话，总能说出一些东西来。

 

所以，桩子的好处就是，能够把它当做记忆的索引，不至于一点都说不出来。

 

那进一步来说，如果在说话的时候，能够当场想出三个桩子，扶着桩子一个个讲，其实就可以做到即兴讲话了。

 

所以说，在练时钟法之前，先练习基本功：打桩子。

 

时钟法的桩子，其实就是代表时间顺序的关键词，大家平时在生活中积累了很多，可能只是不知道还能这么用。

 

帮大家整理一下，便于积累，时钟法的桩子可以分成以下三类：

 

代表时间的词：过去、现在、将来；上午、中午、下午；一点、两点、三点。

 

代表阶段的词：研发、试产、投产；少年、青年、壮年；前期、中期、后期。

 

代表步骤的词：第一步、第二步、第三步；流程一、流程二、流程三；起先、然后、最后。

 

大家平时也可以有意识的积累这些桩子，脑子里积累的桩子越多，用时钟法整理思路的速度就越快。

 

来看一个例子：如果公司最近开会较多，但效果不好。领导问：如何确保会议有效，你怎么看？

 

在说话之前，如果脑子里能想到三个桩子：会前、会中、会后，脑子里一大堆信息，瞬间被三个桩子分为三大类。比如：会前，确定好主题；会中，确保讨论不跑题；会后，跟进落实。这样就可以展开细讲了。

 

练习：用时钟法说明你的择业观或择偶观。既要有主题，又要有三个桩子，每个桩子后面展开一定素材，做解释说明。

 

时钟法几乎可以用来说任何话题或回答任何问题，所以也叫救命法。如果以后在特殊场合让你说话，你一下想不出来怎么说，一定记得用时钟法，它一定会让你说出一些话来，因为桩子特别多特别好找。

 

 

2. 环球法：按照地点的顺序整理思路。

 

 

之前的例子，如果不按照出差前、出差中、出差后来讲，按照飞机上、工厂里、办公室这三个地点来讲，也同样可以表达出意思。

 

如果听众曾经坐过飞机、去过工厂、知道办公室是什么样子，当你报完桩子之后，听众脑子里很容易出现具体情节，有视觉化效果。

 

能够帮助听众结合具体情境、更好理解你说话的意思，这是环球法的一个最大特点。

 

举例如下：

 

奔驰GLA200车是好车。
实验室：各种新技术；
流水线：各种高指标；
4S点：各种优质服务。

 

它的结构和时钟法是一样的：主题、桩子、素材。只是桩子是一些代表地点的词。

 

接下来给大家一些环球法的桩子：

 

代表地理位置的词：美洲、欧洲、亚洲；北京、上海、广州；实验室、流水线、4S店。

 

代表视觉区域的词：外壳、屏幕、键盘；脑、肩、心。

 

练习：谈谈某项政策或者措施的具体影响。

 

3. 三角法：按照三个方面的顺序整理思路。

 

 

看如下例子：

 

易书波老师的演讲三开理论。
“本人的三开理论，即是在演讲过程中让听众开心、开眼、开悟。

 

首先应让听众开心，我认为学习是件开心的事，而不是痛苦的事。学习应该是放松的，而不是紧张的。所以演讲时应该加强幽默感和趣味性，听众只有在开心放松的情况下，才能更好的吸收。

 

其次应让听众开眼，在演讲过程中只是让听众很开心，而没有让听众开眼，没有学到东西增长见识，听众就会觉得空洞无聊。

 

最后应让听众开悟，在演讲过程中让听众很开心，又很开眼学到东西，增长见识，两者结合在一起，就很容易让人打开思路有所领悟。

 

按照开心、开眼、开悟的顺序说话，这种方式叫做三角法。结构和前面两个方法一样，只是桩子不一样了。”

 

结构跟时钟法、环球法是一样的，仍然是主题、桩子、素材。三角法的桩子通常有以下几类：

 

代表三个方面（三件事）的词：语法、修辞、逻辑；提高沟通效果、提高影响力、提高印象分；多学、多听、多练。

 

代表三类人的词：孩子、丈夫、自己；客户、员工、股东；领导、同事、下属。

 

三角法的最大特点是：能把一件事情客观全面地说清楚。

 

用三角法说话，起到客观全面的效果，三个桩子必须是具有高度代表性和概括的三个桩子，能把主题撑起来。

 

所以，三角法经常用来说一些严肃的话题，能体现出你的水平和深刻见解的话题。

 

练习：用三角法，谈谈做好本职工作的心得体会。

 

 

三 信息结构化如何练习

 

学会了如何把信息结构化之后，总结一下，如何能在面临压力又没有时间准备的情况下把话说好呢？关键词是下面三个：

 

记秘诀——分析、分离、推进。

 

累桩子——多练，多积累，练到自动化输出桩子为止。

 

练套路——时钟法、环球法、三角法。

 

1. 累桩子——随时随地积累

 

例子：中午吃午餐的时候，思考午餐这个话题有哪些桩子可以用。

 

时钟法：10年前、现在、10年后
环球法：在家里、在食堂、在办公室
三角法：中餐、法餐、日餐

 

图：请好好打桩子

 

2. 练套路——分三个阶段练

 

阶段一：用套路写邮件（至少1个月）
阶段二：开会时用套路发言（2个月），同时邮件练习也不要停。
阶段三：用套路进行一对一回答问题（3个月）

 

半年时间，如果能坚持的话，话就说得很溜了。

 

 

四 额外的一些技巧

 

 

1. 在回答中，如何让别人觉得自己观点鲜明、一针见血？（选取视角）

 

我一直认为，人的思维方式是有差异的，有些人是全面的肤浅，有些人是片面的深刻。全面而深刻的人，若非刻意练习，几乎是不存在的。

 

我的思维方式就偏向于全面的肤浅，所以听我说话，会觉得逻辑严密、滴水不漏，但是在某一个观点上，好像都没有阐述得很深，让人印象深刻。

 

所以，有两条经验可以分享：

 

第一，先逼迫自己选择一个视角。

 

当我面临一个问题的时候，我先逼迫自己，在众多全面的观点中挑选一个比较独特的观点，作为主题，也就是立足点，逼迫自己的思路往这个方向去走，放弃其它的很多想法。

 

比如说，巴黎恐袭发生之后，大家在聊为什么这件事情会发生，你想要表达一下自己的观点，如果你的思维方式跟我一样，那么你可能想到要从以下几个方面来一一阐述：经济因素、社会因素、政治法律因素、心理因素。

 

但是，短短的时间里面，如果想说这么多内容的话，别人听起来就会觉得，你说了很多，但好像又什么都没说。

 

不妨在所有的这些因素里面，挑一个独特的视角，比如去阐述为什么恐袭的嫌疑人有欧洲人，他是什么样的心理。这种“片面的深刻”比“全面的肤浅”会让听众觉得你说的话一针见血。

 

第二，第一句话就抛出观点，然后再用桩子去说明。

 

举例来说，你要阐述某项政策带来的影响，用了桩子的套路之后，很可能你的开头是“关于这个政策的影响，我从三个方面来说明”。这样的开头其实没有任何有用信息，并且显得比较枯燥、平凡。

 

建议的开头是抛出观点“我认为，这个政策对于消费者是利好，但是对于企业来说有负面影响”，这个开头的好处是1）直接摆明观点，听众有了预期；2）观点比无用信息更加吸引人，会吸引听众继续听下去。3）一个话题有很多的角度，如果不说明，听众的思路会很散，但是这样的观点摆出来之后，听众会跟着你去思考。

 

2. 怎样才是好的桩子？（MECE原则）

 

第一，简短和一致。例如：80年代和2001年就不一致，要么都是年代，要么都是年份。一致的桩子，能让听众跟得更顺。

 

第二，找桩子的时候，桩子之间最好有一些联系，而不是简单列举。可以注意使用MECE原则（Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive,即，桩子之间相互独立，桩子完全穷尽），这样给人感觉逻辑更加严密。

 

3. 三段式听起来很枯燥，如何让演讲不那么枯燥呢？（一问一答）

 

演讲需要吸引人，并且让人觉得有逻辑，一个重要因素就是“你不断给出的信息正好回答了听众脑中不断蹦出的问题”。

 

比如，我说我喜欢做咨询，听众的疑问就是：你为什么喜欢做咨询？但是，如果我接下来谈的是咨询行业的发展路径，听众就会走神了，因为跟他们的思维走向不同。

 

好，如果我按照听众的思维来走，接下去讲了我喜欢做咨询的理由，然后我其中一个理由是咨询经常出差，那听众又会有疑问：经常出差有什么好的？所以，我在讲这个理由的时候，就需要讲讲，经常出差有什么好处。

 

这样不断调动听众的思维跟你一起走，才会不那么枯燥。当然，加一些跟主题相关的生动有趣的例子和故事，也是非常好的点缀方法。

 

4. 在工作中跟领导的沟通，有什么额外的技巧吗？（注意情境）

 

首先应该理解这两个概念。content：内容。context：情境。

 

如公司出了不好的事情，领导责问：为什么把这件事搞砸了？通常情况下，员工的做法都是罗列理由，找很多原因。你会发现对方更怒，不断跟你细究原因，一直到最后爆发了。

 

而实际上，若只解释为什么，只是从字面意思理解了对方的话，答案很可能不是对方想听的。

 

而结合上下文，结合当时的情景理解，会真正知道对方到底在问什么。

 

老板在当务之急，肯定更希望听到你的解决或者挽救方案，是很想知道你到底会做些什么，让这个问题有什么改善，会有什么结果，这个才是最关键的。如果后期有时间，可以再对原因进行补充说明。

 

所以，有时候，“答非所问”才是最好的回答。

 

这篇文章只是讲了一些技巧，是术的层面，实际上，道的层面还是在于同理心、在于对别人问题背后情绪的理解。

 

本文基于圈外群分享（职业提升01期）内容进行整理、加工，感谢嘉宾王家琪，志愿者盼盼、amy。

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