在工作过程中,经常会听到大家抱怨,三天两头开会,又长又臭,开了半天,啥结果都没有,浪费时间。
那如何召开有效的会议,让团队不会对会议抵触呢?只需要按照如下四个步骤执行,就能让团队成员对会议产生积极的态度,理解这是一个帮助团队解决问题的会议。
第一步:事先明确会议目的。弄清楚开会要解决什么问题,接着围绕会议目的认真做好一切准备工作,务求会议获得实效。
- 不开没有目的的会议;
- 不开目的不明确的会议;
- 不开无准备的会议;
- 不开议而不决的会议;
- 不开无实效的会议;
第二步:事先制定会议规则,准备会议议程,并分发给相关人员。
1) 会议期间禁止打电话,玩手机;
策略:在培训过程中,让大家能够达成共识,共同遵守这个规则;
2)按时开始会议;
策略:会议提前30分钟再次提醒相关人员,尽可能让大家提前5分钟到场。
培训过程中,可以问下大家:如果想要召开有效的会议,除了主持会议者,大家是否也要准备?怎么才算准备好?例如,会议10点钟准时开始,那么10点,我们的身体和思维都要做好准备,带着会议主题,带着问题进行会议。
3)按时结束会议;
策略:可以指定会议中某个参与者 进行倒计时,距离会议结束10分钟,可提醒一次,会议时间结束,无论是否讲完,都必须结束会议。
4)只邀请相关人员参加会议,并帮助每个参与者明白自己的责任;
5)议上坚持事先制定的议程;
策略:不要试图解决会议上所产生的全部冲突,否则很容易跑题。发现跑题,及时拉回到会议议程上,其他问题可记下,会后可单独召开会议进行讨论。
第三步:会议过程,做好会议笔记。
对于参会人数较多,重要性高的会议,应该不允许参会者自行记笔记,而安排专人记录,并实时投影到大屏幕上。这样做的好处:
① 避免与会者因埋头做笔记而分心;
② 确保后续讨论基于同样的信息(大屏幕显示的),从而避免因各人听到的信息的差别而导致的后续意见分歧。
第四步:会后及时整理和分发会议纪要,有专门记笔录的人员。
会议纪要应该在会议结束后24小时之内分发给相关人员。
会议是必需的,但又不能太多。如果什么事都要开会来解决,就说明工作制度不健全。