目录
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前言
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为什么需要重视会议纪要
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会议纪要的总体原则
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搭建会议纪要的框架
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会议纪要的注意事项
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后序
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/前言/
相信很多人读者朋友不理解会议纪要的重要性,日常也没有仔细琢磨其中的门道。在笔者入行时,对会议纪要也没有清晰的认识,自然挨过不少批评,所以希望通过这篇文章,能带大家了解,相对合格的会议纪要究竟是何种面孔。
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/为什么需要重视会议纪要/
会议纪要究竟需不需要被重视起来呢?笔者认为是毋庸置疑的,会议纪要的重要性体现在信息共享和工作输入两大方面:
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信息共享:受限于时间、场合等客观因素,并非所有干系人都能同步参会,所以会存在一定程度上的信息不对称,有效的会议纪要能避免低效沟通。
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工作输入:会议纪要一定程度上汇总了关键人的观点和多方认定的结论,以此可以作为开展工作的依据,避免后续工作中的推诿扯皮;同时在商机的交流中,可以有效识别合作伙伴的关注点,挖掘潜在的商机信息,为部门和公司创造收益。
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/会议纪要的总体原则/
会议纪要实质是对会议记录的“断舍离”,它依附于会议的原始记录,同时又遵循相关的原则,对其进行整理与加工。一般会议纪要需要遵循如下三大基本原则:
1) 忠于原述:需要真实、准确、完整的记录会议中的谈话。
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观点真实:
− 区分多方干系人的言论;
− 中立记录,避免过度加工;
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观点准确:
− 专业术语表达;
− 关键数据记录;
− 传达各方的意愿与考虑点;
− 保留范例说明;
− 勿断章取义;
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观点完整:
− 避免重要观点漏失;
− 回避相对敏感问题;
− 识别舍弃闲谈信息;
− 关键部门细述,非关键可相对简述;
2) MECE原则:记录需要遵循"相互独立,完全穷尽"原则,做到不重叠、不遗漏的分类记录。
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聚类:分章节记录内容。
− 比如:差异化定价、业务流程优化、渠道融合、产品运营、客户分类等信息,有效判断的分类记录。
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提炼:从冗长叙述中提炼摘要句,综述要点,细节分点叙述:
− 比如:公司内部系统交互流程纷繁复杂。一是XX,二是XX……。
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去重:裁剪重复、类似的观点。
3) 书面表达:
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以相对正式的书面化表达为主。
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部分可按干系人的口语化记录(尤其是高层领导),总体需减少口语化、自我观点的描述。
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/搭建会议纪要的框架/
会议纪要的记录格式通常分为"4+1"点,分别为基本信息、会议主题、会议内容(结论)、待办事项及隐藏点。
1) 基本信息
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必须要素:会议标题、日期、地点、主持人、记录人、参会人员;
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原则:参会人员按级别、部分分列。比如XX部门某某、XX厂商某某;
2) 访谈议题
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概述本次会议需要讨论的重点;
3) 会议内容(结论)
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描述会议内容及会议事项;
4) 待办事项
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事项描述、待办人、计划完成时间、备注;
5) 隐藏点
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隐藏点主要是商业交流过程中,会议记录员通过观察会议现场干系人的表情、举动,推测其潜在的观点及偏好,供会议后复盘。通常此点不纳入正式邮件当中;
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/会议纪要的注意事项/
会议纪要是一项复杂的工程,输出一篇优秀的会议纪要,需要在会议之前做充足的准备,亦需要在会议过程乱中有序,更需要在会议后不厌其烦的整理工作。笔者整理了一些会议纪要的注意事项供参考。
1) 会议前的准备事宜
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会议对象:明确需要邀请的参会者及所属部门,以便各方顺利产出结论,避免会议结果失偏颇;
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会议要点:需要列出会议上需要确认的点,防止会议要点发散不聚焦;
2) 会议中的记录方式
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采用电脑笔录模式,不建议手写。
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擅长现场精准总结可按总结记录,否则按流水账式详实原述。
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遇重要观点可重点标注意愿。
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遇笔录逻辑难点或不明点可标注缺失时点。
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访谈时,准备录音笔或手机录音,作为保障(尽量隐蔽不暴露)。
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/后序/
一项会议未必有结论,但是会议组织者应尽可能把握会议的次序,促进会议结论的产生。不是所有的会议纪要都需要如此正式,如内部的周例会、非正式访谈等,因为输出一篇会议纪要着实需要耗费相当的精力。
当然以上是笔者的一家之谈,如有其它的观点或想法,欢迎交流指正。