如何写好会议纪要

目录

1. 前言

2. 为什么需要重视会议纪要

3. 会议纪要的总体原则

4. 搭建会议纪要的框架

5. 会议纪要的注意事项

6. 后序

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/前言/

相信很多人读者朋友不理解会议纪要的重要性，日常也没有仔细琢磨其中的门道。在笔者入行时，对会议纪要也没有清晰的认识，自然挨过不少批评，所以希望通过这篇文章，能带大家了解，相对合格的会议纪要究竟是何种面孔。

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/为什么需要重视会议纪要/

会议纪要究竟需不需要被重视起来呢？笔者认为是毋庸置疑的，会议纪要的重要性体现在信息共享和工作输入两大方面：

• 信息共享：受限于时间、场合等客观因素，并非所有干系人都能同步参会，所以会存在一定程度上的信息不对称，有效的会议纪要能避免低效沟通。

• 工作输入：会议纪要一定程度上汇总了关键人的观点和多方认定的结论，以此可以作为开展工作的依据，避免后续工作中的推诿扯皮；同时在商机的交流中，可以有效识别合作伙伴的关注点，挖掘潜在的商机信息，为部门和公司创造收益。

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/会议纪要的总体原则/

会议纪要实质是对会议记录的“断舍离”，它依附于会议的原始记录，同时又遵循相关的原则，对其进行整理与加工。一般会议纪要需要遵循如下三大基本原则：

1)  忠于原述：需要真实、准确、完整的记录会议中的谈话。

• 观点真实：

  − 区分多方干系人的言论；

  − 中立记录，避免过度加工；

• 观点准确：

  − 专业术语表达；

  − 关键数据记录；

  − 传达各方的意愿与考虑点；

  − 保留范例说明；

  − 勿断章取义；

• 观点完整：

  − 避免重要观点漏失；

  − 回避相对敏感问题；

  − 识别舍弃闲谈信息；

  − 关键部门细述，非关键可相对简述；

2)  MECE原则：记录需要遵循"相互独立，完全穷尽"原则，做到不重叠、不遗漏的分类记录。

• 聚类：分章节记录内容。

     − 比如：差异化定价、业务流程优化、渠道融合、产品运营、客户分类等信息，有效判断的分类记录。

• 提炼：从冗长叙述中提炼摘要句，综述要点，细节分点叙述：

     − 比如：公司内部系统交互流程纷繁复杂。一是XX，二是XX……。

• 去重：裁剪重复、类似的观点。

3)  书面表达：

• 以相对正式的书面化表达为主。

• 部分可按干系人的口语化记录（尤其是高层领导），总体需减少口语化、自我观点的描述。

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/搭建会议纪要的框架/

会议纪要的记录格式通常分为"4+1"点，分别为基本信息、会议主题、会议内容（结论）、待办事项及隐藏点。

1)   基本信息

• 必须要素：会议标题、日期、地点、主持人、记录人、参会人员；

• 原则：参会人员按级别、部分分列。比如XX部门某某、XX厂商某某；

2)   访谈议题

• 概述本次会议需要讨论的重点；

3)   会议内容（结论）

• 描述会议内容及会议事项；

4)   待办事项

• 事项描述、待办人、计划完成时间、备注；

5)   隐藏点

• 隐藏点主要是商业交流过程中，会议记录员通过观察会议现场干系人的表情、举动，推测其潜在的观点及偏好，供会议后复盘。通常此点不纳入正式邮件当中；

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/会议纪要的注意事项/

会议纪要是一项复杂的工程，输出一篇优秀的会议纪要，需要在会议之前做充足的准备，亦需要在会议过程乱中有序，更需要在会议后不厌其烦的整理工作。笔者整理了一些会议纪要的注意事项供参考。

1)   会议前的准备事宜

• 会议对象：明确需要邀请的参会者及所属部门，以便各方顺利产出结论，避免会议结果失偏颇；

• 会议要点：需要列出会议上需要确认的点，防止会议要点发散不聚焦；

2)   会议中的记录方式

• 采用电脑笔录模式，不建议手写。

• 擅长现场精准总结可按总结记录，否则按流水账式详实原述。

• 遇重要观点可重点标注意愿。

• 遇笔录逻辑难点或不明点可标注缺失时点。

• 访谈时，准备录音笔或手机录音，作为保障（尽量隐蔽不暴露）。

06

/后序/

一项会议未必有结论，但是会议组织者应尽可能把握会议的次序，促进会议结论的产生。不是所有的会议纪要都需要如此正式，如内部的周例会、非正式访谈等，因为输出一篇会议纪要着实需要耗费相当的精力。

当然以上是笔者的一家之谈，如有其它的观点或想法，欢迎交流指正。