企业内容管理（ECM）系统代替纸面文档如何使所有业务部门受益

企业内容管理（ECM）系统代替纸面文档如何使所有业务部门受益

使用企业内容管理（ECM）系统为会计部门带来巨大的好处，包括提高效率、节约成本，如果实施得当，还可以带来巨大的投资回报。但其他部门可能会拒绝使用企业内容管理（ECM）系统，通常是因为他们没有看到企业内容管理（ECM）如何改善他们的流程和工作方式。

法律部门抵制企业内容管理（ECM）要么是由于合规性和法规，要么是由于对数字文档有效性的误解。长期从事法律工作的人通常认为，为了使合同可执行，他们需要保留带有湿（墨水）签名的原始文件。虽然在某些情况下可能是正确的，但环境正在迅速发展，威瑞信和其他公司提供的电子签名的趋势越来越明显。

销售部门抵制使用数字文档管理，因为它会改变客户互动方式。销售代表更习惯于与客户或潜在客户面对面坐下来，和他们签署纸质合同。在他们确定能够通过数字文档保持高质量的人际互动之前，他们可能很难做出转变。

克服 ECM 实施的阻力

当您向法律和销售等部门提出 ECM 案例时，要强调继续使用纸面文档的成本。除了办公用品、文档存储等经常性开支外，员工必须花大量的时间在一堆堆杂乱的文件上，部门的敏捷性也受到影响。

例如，如果您考虑您的销售流程，在您最终生成报价并下订单之前，销售代表、客户和运营之间可能会有很多来回。在这种情况下，有几个人在迭代工作上进行协作，与在数字工作流程中使用电子文档相比，基于纸张的流程将慢得多，并且消耗更多的资源。 在数字工作流程中，您不仅可以通过消除手动交接来节省时间，还可以同时处理多个并行任务。

快速的流程不仅可以节省您的时间和金钱，还可以提高您的敏捷性和响应能力，这对客户满意度有直接影响。

销售过程中的这种敏捷性还可以提高会计的速度和效率，对现金流产生重大影响。在基于纸张的系统中，从会计团队生成纸质发票并将其邮寄给客户到资金最终到达您的银行帐户可能需要 30 天。但是，在纯数字情况下，您可以在 24 小时内完成整个过程，从而获得更好的现金状况。

对于法律部门来说，数字化工作流程有助于缩短周期时间、自动化大部分审批流程，使法律团队自动识别和解决异常情况，而不是审查所有内容。此外，企业内容管理（ECM）系统中的审计跟踪对法律部门来说是一个很大的优势。例如，审计跟踪使您可以跟踪访问了文档的用户、访问时间、以及他们对文档所做的任何更改，这些记录随时可供查看。

人力资源部门也可以从实施企业内容管理（ECM）中获益。当您的组织招聘新员工时，您的入职流程是他们第一次接触贵公司的运营方式。数字流程不需要来来回回邮寄雇佣文件，加快入职速度、提高员工满意度，有助于新员工更快地上手，从而更快地实现价值。

无论您是想让销售、法务、人力资源或其他部门实施企业内容管理（ECM），首先从选择一个您觉得ECM将对用户的满意度和最终结果产生最大影响的单一流程开始。例如，在销售中，您可以专注于报价生成过程。通过一次执行一个流程，您可以改进部门的关键绩效指标（KPI） ，取得一些早期成果，从而更轻松地将 ECM 推广到组织的其他部门。

想要进一步了解 ECM 如何使您的组织受益？请点击文档管理使中型公司受益的 5 个方面。