文档管理使中型公司受益的 5 个方面

文档管理使中型公司受益的 5 个方面

当您询问一家中型公司的员工他们希望从采用数字文档管理中获得什么，然后在他们实施解决方案后进行跟进，大多数人都表示他们获得了比最初预期的更大的价值。

以下是研究小组 Bitkom 在其最近关于企业内容管理 （ECM） 对中型公司的有效性的研究中发现的结果。

公司在采用企业内容管理 （ECM） 或文档管理解决方案后受益的五个方面：

1）更快地移动访问业务信息（90%的受访者）
随时随地使用任何设备访问所有业务信息的能力为生产力提供了巨大的好处，而且有利于提高决策质量。如果您的公司到目前为止还没有这些移动功能，只有在您实际使用过之后您才会知道它对生产力提升的影响程度。

为了将这种生产力转化为投资回报率，公司需要制定一个计划，说明他们将如何处理通过使用数字文档管理所节省的时间。例如，如果文档管理消除了手动任务，每天为每位员工腾出 30 到 60 分钟的时间，您打算如何利用这些时间来增加收入和提高效率？

如果您有明确的计划将时间和资源重新分配给更高效的活动（比如产生收入或降低风险），那么相对来说更容易看出文档管理的投资对企业成功的重要性。但是，如果您不知道该如何处理文档管理所节省的时间，则很难定义投资的价值。

2） 防止文档和信息丢失 （75%）
如果您的公司不能及时提供信息并确保信息安全，则会使您的企业面临各种风险和处罚。通过改进文档存储、访问和安全性，文档管理解决方案大大降低了中型企业的这些风险。

3） 降低文档处理成本 （60%）
当您依赖纸张时，发票和其他基于文档的流程需要花费员工大量时间和精力。精心设计的文档管理解决方案使您可以使用数字工作流程自动执行这些繁琐的流程，从而降低处理成本并释放员工时间。

4）减轻维持合规性的负担 （52%）
在依赖纸质文件的企业中，保持对行业和政府法规的遵守既困难又昂贵，准备审计是一个漫长而痛苦的过程。对于大多数中型公司来说，如何管理电子邮件和文件是他们合规性的主要障碍。

要在需要时查找文档，首先必须正确存储文档 - 这就是为什么员工必须轻松存储电子邮件和文件的原因。如果存储文档是一个痛苦的过程（甚至不可能）、您的员工不会正确存储文档，那么在审计时您就无法找到您所需的文档。

电子邮件通常是最大的问题，因为人们倾向于让重要的信息和文档放在收件箱中，而不是正确地存储它们。例如，当员工通过电子邮件将报价或合同发送给客户时，他们通常会将报价和合同留在其电子邮件帐户中。如果此人离开你的组织，那么留给您的将是500，000 封电子邮件的收件箱，并且没有很好的方法来检索这些优惠和合同。

许多公司缺乏电子邮件的治理策略，也没有简单的机制来存储这些文档，这会产生合规性问题。另一个问题是当员工将文件保存到台式 PC 而不是服务器上时；这些文件可能无法正确备份，增加了合规风险。

通过数字文档管理，准备审计所需的时间和精力要少得多，因为您可以快速检索正确的文档并为审计员做好准备。因不合规而被罚款的风险也较小，因为您的所有信息都可以随时被发现。

5）提高流程效率，控制成本（47%）
业务流程的大部分成本来自在个人和部门之间转发文档和其他信息所浪费的时间。例如，典型的应付账款审批流程可能需要两到三周的时间，其中大部分时间都浪费在发票的转发上。

首先，有人必须在接待处打开纸质发票，然后将发票转发给会计部门。会计再将发票转发给相应的项目经理，然后再转发给财务总监。最终，发票被转发回会计并支付。

通过文档管理解决方案实施数字工作流程，该发票审批流程可以在两到三天内完成，而不是两到三周。您可能会发现您的会计部门只需要两个人来处理 100 张发票，而不是三个人，并且犯的错误更少。这种流程效率转化为组织的附加价值，包括客户满意度。

这种效率的提高释放了各种子效益，例如更好的现金流和获得提前付款折扣。例如，要计算改善应付账款流程的投资回报率，您可以查看之前获得的提前付款折扣的平均百分比，并将其与您通过简化的数字工作流程获得的折扣进行比较。计算这些节省下来的成本有助于您确定投资回报。

这是文档管理提供最大价值并展示成本效益的五个方面。当您评论文档管理是否对您有意义时，这些高价值元素是构成成本效益分析的基础。

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