面向制造业的文档管理

面向制造业的文档管理

借助DocuWare领先的文档管理和工作流程自动化解决方案，各行业制造商（从金属制造和机器零件到生物技术和制药）都可以获得具有成本效益的可持续解决方案，通过自动化工作流程，简化生产和管理流程。DocuWare集中、保护和共享各类文档，如产品开发、质量保证、采购、发票和订单处理、人力资源等等。

数字化和文档管理提供竞争优势

文档管理和工作流程自动化可将文书工作数字化，并将其安全地保存在有组织的存储库中，以便在需要时快速检索。文档可被轻松地捕获、存储、管理、处理、共享和跟踪。受控访问、任务列表和电子邮件通知使员工能够更有效地处理日常职责，并使决策者能够批准、拒绝或请求流程中更多的信息。

DocuWare提供以下关键功能：

加快上市时间
为了在竞争中领先一步，您的公司必须在遵循严格的报告、合规性和安全标准的前提下，大幅缩短上市时间。这需要更透明的文档软件和工作流程。使用DocuWare，可以数字化整个公司与生产、物流或会计流程有关的所有文档，并存储在中央存储库中。无论是处理设计图纸、材料订单、生产文档、销售订单还是发票，您的员工都可以在办公室或家中 24/7 全天候访问所有文档。这种即时访问使您能够加快生产、降低风险并控制成本。

即时访问信息可改善每个流程
版本控制由于可以跟踪每个文档的创建者和更改时间，部门内的查询可以快速得到说明并避免错误。此外，数字工作流程可立即将信息发送给指定的审批者，确保生产顺利进行，质量保证证书始终处于最新状态。当问题得到更快的回复时，客户满意度就会提高；当无需长时间搜索即可立即检索文档时，订单的处理速度就会加快。借助 DocuWare 的自动化和长期防篡改存档，您还可以在发生产品责任诉讼时做好更充分的准备。所有必要的文档（从单个批号到生产系统的每小时温度曲线）只需单击一个按钮即可获得。

生产和协作

• 数字化纸质记录并即时检索，使工程师、工厂车间经理、客户服务、会计和其他部门能够轻松安全地交换信息；
• 以可搜索和安全的格式编译监管机构所需的大量文档；
• 与您的 ERP、CRM 和其他系统集成，最大限度地提高您现有技术的价值。

安全性和合规性

• 限制未经授权查看机密文档，制定准则保护专有信息、保证客户数据安全；
• 证明符合 HIPAA、萨班斯-奥克斯利法案、GDPR和其他合规性要求；
• 通过最先进的数据、文档和在线通信加密来应对网络威胁；
• 证明符合环境保护署 （EPA）、职业安全与健康管理局（OSHA）的法规要求，并自动执行保留计划。

为IT 和未来做好准备

• 实施用户友好的解决方案，灵活满足多个部门的需求，无需增加 IT 团队的工作；
• 使用DocuWare云，节省大量硬件预算和IT时间；
• 通过灾难恢复计划防范自然灾害及针对您的技术基础架构的黑客、恶意软件和其他非法行为。

“DocuWare拥有我们渴望的灵活性，使我们能够轻松更改工作流程并简化员工的任务。”
——家乐汽车集团首席财务官 贾斯汀·费尔曼

制造业中的文档管理案例研究

政府法规要求这家生产精密组件的制造商保留其产品和仪器整个生命周期内的文档。这导致现场存储了数千份纸面文档，这些文档不仅必须存档，而且还必须随时用于短期审计。实施 DocuWare 是为了数字化数以千计的现有文档和新文档，现在只需单击鼠标即可使用，从而使员工免于繁琐的搜索，并在审计期间减轻编译文档的压力。最终，所有这些都提高了企业的生产力。

AquaPhoenix Scientific是美国领先的检测试剂（试剂盒）制造商。为了更快、更轻松地访问大量订单文档，该公司改用电子文档管理。由于DocuWare的灵活性和适应性，可以完美地规划生产和管理之间独特的工作流程。通过在DocuWare中存储关键业务文档，授权用户可以检索任何作业的任何文档：因此，销售、制造和会计等流程变得更加精简。文档的一致索引还确保可以更轻松、更快速地找到信息，这有利于客户服务和生产力的提高。

DocuWare专为满足制造商的动态需求而构建

领先的文档管理和工作流程自动化可组织、保护和处理关键业务信息：员工文档、客户记录、合规性和认证信息等。

1、用户友好性——易于使用，长期有效
用户友好性是所有DocuWare产品设计和开发的原则。这使管理员和员工能够快速启动新的数字流程，并使用他们信赖的产品获得长期满意度。

2、灵活性和可扩展性——具有全面的功能对等性，最适合您的 IT 需求
DocuWare Cloud支持各种规模的制造商。借助这种基于云的解决方案的灵活性，您可以随着需求的变化立即增加用户和存储。

3、安全——行业领先的安全性，让您高枕无忧
控制文档和数据的工作流及其访问方式。确保安全地捕获、处理和存储所有内容，防止滥用和丢失。

4、流动性——处理和访问移动和家庭办公团队的信息
让您的在家工作的员工、教职员工和学生保持联系和高效工作。随时、随地、任意设备。

DocuWare 在整个制造企业中的用途

1、发票处理——摆脱纸张和数据输入
使用智能索引功能将每张发票数字化，方便安全地存储和即时检索。自动发送审批通知，加快付款速度并让您的团队步入正轨。

2、员工管理——每位员工的记录触手可及
数字化您的纸质记录并摆脱杂乱无章的共享驱动器。集中、组织和保护所有员工记录，并在几秒钟内获取关键信息。

3、销售和营销——通过即时访问关键信息实现销售现代化
借助基于云的集中式实时文档管理和工作流程自动化，您的整个销售团队可以在几秒钟内捕获、访问和共享客户（潜在客户）信息。

4、GDPR 合规性——控制信息访问和系统安全
数字化纸质文档并附加详细的元数据，帮助控制访问、查找精确的客户信息和按需删除数据。