数字文档管理解决财务部门哪些常见问题？

如今，会计部门实施文档管理和自动化工作流程系统至关重要。这些组织要么缺乏数字系统，要么没有充分利用其文档管理解决方案的潜力。

数字文档管理解决财务部门哪些常见问题？

1.错过提前付款折扣：供应商经常为提前付款提供折扣（或延迟付款收取额外费用），缓慢低效的发票处理使得公司难以获得这些折扣。文档管理解决方案使您能够设置工作流程和自动通知，帮助您确定付款优先级并获取这些折扣。

2.依靠手动输入数据：如果您使用的是基于纸张的流程或集成不佳的会计系统，您的员工会将大部分时间花在手动数据输入上，这既昂贵又增加了人为错误的可能性。

会计软件与文档管理系统集成可减少手动输入数据的需求。例如，如果会计业务线软件中已有发票和采购订单数据，则无需在文档管理系统中重新键入这些数据，您将能够集成系统并自动共享相关信息。您的组织还可以使用DocuWare智能索引等解决方案进行发票处理。它使用机器学习技术来记住每个文档和索引更正，因此每次捕获都会提高工具的速度、准确性和可靠性。

3.未定义或未记录的业务流程：在许多会计部门中，某些流程仅存在于某些员工的头脑中。这使您的部门依赖于特定的人员，很难确保始终遵循正确的流程。

当您在数字文档管理系统中设置流程和工作流时，将自动遵循正确的流程。通过审计跟踪和跟踪活动（如审批），您可以确保发票、其他与流程相关的文档遵循规定业务的最佳实践。

4.应付账款流程的可见性低：如果您不知道发票何时到期，则很难预测您的现金流需求。但是，当您使用中央存储库来存储所有会计凭证以及客户和供应商通信时，您可以使用文档管理解决方案中的工具来保证透明度。

5.不准备审计：在审计的情况下，您不希望您的会计团队花费数周或数月来编译和组织您的文件。在基于纸张的系统中，员工从文件柜中提取个人文件和文档并复印。电子文档管理系统有助于在这方面节省大量时间，您的文档被组织在一个安全的系统中，可以轻松快速导出或与审核员共享正确的文件。

6.无灾难恢复计划：如果您将会计凭证存储在一个地方，则在发生自然灾害和其他灾难时，您将面临不可挽回的损失。借助自动化的财务记录管理系统，将重要业务信息的冗余副本存储在不同的位置既简单又经济。如果您选择基于云的系统，则过程甚至更简单，解决方案提供商负责创建安全的系统备份。

7.认为文档管理和自动化工作流解决方案不在您的预算范围内：实施文档管理解决方案可以极大地提高会计部门的效率，从而获得可观的投资回报。

根据Aberdeen Group的研究，最高效的组织可以在一天内处理发票的平均成本为3.34美元。因此，他们能够获得 90% 的可用提前付款折扣，从而节省大量成本。平均而言，组织在每张发票上花费更多（6.29美元），并且仅获得47%的提前付款折扣。通过文档管理提高效率可以将发票处理的时间和成本减半。

最后，数字文档管理为您的会计团队提供了几个优势。从根本上说，它通过工作流自动化和强大的搜索工具提高了业务流程的效率。文档管理还通过安全措施和审计跟踪来证明谁访问和批准了文档，可帮助您为审核做好准备并保持合规性。