做项目，千万不要只会埋头苦干，不懂汇报。因为如果等到领导问你项目工作进展，那就代表着间接释放了一个更严重的信号：这件事情已经晚了。那么如何进行有效的向上汇报，超出领导预期，不妨参考以下几点：
01
目的要明确，尝试一句话说明白目的
小A说：“今天和领导反馈项目情况结果领导说本来他对项目情况了解的听清楚的，听我说完后，反而不放心了，我都不敢再去找领导沟通了”
我问他，你这次找领导沟通的目的是什么，他回复说想把自己知道的内容和领导汇报下，让领导知道项目的实际情况。
这就是绝大多数人在汇报或沟通时容易犯的一个错：目的不明确。那怎样才能做到让自己的汇报或沟通目的明确呢？在汇报工作时，我们可以尝试用一句话说出这次汇报或沟通的目的。
即使我们能很清楚地说出自己要什么，很多时候别人也不一定能接收到。去汇报前，你一定要先要求自己能以一句话说出这次汇报或沟通的目的，同时可以用5W1H的方法做下验证。
以上面举例的小A为例，他一开始提炼出来的沟通目的是“跟老板反馈项目的实际情况”。
用5why验证的话，我们就可以继续追问“你为什么要跟老板反馈项目的实际情况呢？”
“因为老板想项目进度再加快一周，但实际是不可能的？”他回答道。
“为什么项目进度再加快一周不可能做到呢？”我们可以继续问。
“因为这个项目里有一个老板没有意识到的重大风险”。
到这儿，我们就可以将一句话沟通目的改成：跟老板说明因为某重大风险的存在，项目进度不可能再加快一周。带着这个沟通目的去找老板汇报，效果肯定就比“找老板反馈项目实际情况”要好上很多。
02
先说结果，精简过程
没有哪个领导愿意听你述衷肠说苦劳，把成绩摆出来更有说服力。和领导相处的时候，如果你不能短时间抓住上级的注意力，对话很可能就会被打断。汇报，是必须让领导一开始就明白，你希望他做什么？这样他才能围绕着这一点思考你的内容。
建议你先说结果，比如“这个月项目进度达到xx，比预期目标完成率低20%，有以下的问题xx需要您这边协调”。少说一些过程，比如“我见了客户，他和我说xxx”、“看到xxx出现了很多问题”。
没错你为这个项目付出了很多努力，有很多话想说，但这关领导什么事儿呢？功劳要卖，但不是现在。
03
带着答案开口，而不是带着问题
很多人容易犯的一个错：没经过思考就发问。
如果你只跟领导说：项目当前是什么情况，接下来要怎么办全都听老板指示。你猜领导会怎么看待你？
要知道，提问题很简单，给上级建设性甚至是可执行的意见，才是在帮他聚焦问题、引导思考。不要拿问题去问领导，而是带着答案去汇报，你能做的是给他一个可执行结果，这才是你的价值体现。
在汇报的时候，可以先准备好大量的数据来找到问题，进行分析得出结论，最终形成一个或几个决策意见，然后让领导去选择。
如果你自己实在解决不了，你也可以向自己的领导表现自己的思考，没有哪位领导会欣赏不主动思考的员工。在工作汇报时，对于问题要尽量给出解决方案，哪怕你解决不了也要呈现思考的过程。
比如，“这个项目的背景和进度是这样的，同时我建议的做法有3个，分别是ABC，这么考虑的原因分别是1/2/3，以上是我的看法，不知道您有什么建议？”
04
汇报时思考语言逻辑顺序
有个传说，说的是清末名臣曾国藩在围剿太平天国时，前期作战不利，一直在打败仗。
幕僚在帮他拟的给咸丰皇帝的奏折中写道“…屡战屡败…”，曾国藩看后改成了“…屡败屡战…”。结果朝廷看了后，不仅未责罚作战不力，反而念败军勇气可嘉，降旨嘉奖。
这个“屡战屡败和屡败屡战”的故事给我们揭示了一个很重要的道理：同样的内容，如果逻辑顺序组织的方式不同，透露出来的意思是有着天壤之别的。那怎样做才能将要讲的内容组织得更出色呢？
核心点是：我们在汇报时，要按第一步“对方想听什么”的分析结果来对内容做修正。
比如，给老板汇报项目进度无法加快一周时，不能说“老板，项目有风险，因此项目进度无法加快”，因为项目进度无法加快不是老板想听到的。
你要换个说法，让老板知道你是积极支持项目进度加快一周的，只是在推进中遇到了一个绕不开的风险。
修正后的说法参考如下：“老板，我将项目按加快一周做了实施调整，其中遇到了一个风险，现在的做法是两种：一是投入更多资源来尝试能否降低这个风险，但把握很低；二是维持原先的项目进度。”
这个排列顺序影响是很大的，像曾国藩调整了下“败”和“战”的顺序后，呈现出来的意思就完全不同了。
向上汇报是一个长期的问题，掌握正确的汇报思路和沟通方式，需要我们综合能力的提升，如果在汇报中充分思考了以上的内容，相信你的汇报和沟通效果一定能得到提升。
-THE END-
来源：PM圈子
作者：环环
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