SAP项目中的汇报艺术

如果你是项目经理或者是负责某一模块的高级顾问，经常需要汇报项目中的状态。由于顾问甚至是大部分项目经理都是做技术出身，所以不善于汇报，有时候甚至惧怕汇报。一方面觉得可能自己不知道怎么总结当前的状态，另外一方面也是对自己的表达和演讲能力不自信。那么我们怎么才能做好SAP项目中的状态汇报呢？

第一步：收集

我们要知道状态汇报的基本原则是要基于事实，既不用夸大事实，也不用葬着掖着。看过电影《年会不能停》的小伙伴应该也非常痛恨电影里那些虚假的汇报方式，比如什么对其颗粒度等等。那么怎么确保我们的报告是基于事实的呢？其实道理并不复杂，就是要收集客观数据和主管反馈两方面的信息。客观数据是指能反映当前项目状态的数据，比如计划测试10个流程，完成了5个等等。主观反馈是指项目组成员对状态的反馈，看看他们对项目工作的看法，有没有问题。有了这两方面的反馈，报告的内容素材就有了。

第二步：整理

收集完信息后，我们需要整理这些信息，除了一些常规的汇报内容，比如最近完成的任务和取得的成绩，特别要关注一些问题，比如延缓进度的问题、工作职责不清的问题等等，看看是否可以在汇报前找到处理的方法。有时候不同的项目组成员可能对同一个问题有不同的看法，那么我们最好在最终报告出炉前，通过开会与这些成员达成一致的认识，这样才能做出令人信服的报告。

我们要注意的是没有经过任何形式的协调直接报告问题，这样造成的后果是如果你的报告有任何瑕疵，都会成为别人反击的手段。特别是项目经理在开指导委员会会议的时候，如果你的报告中含有某一指导委员会成员负责领域的问题，比如COO负责的采购团队用户培训不到位，延缓了整个项目的进展。那么最好事先与COO进行必要的沟通，说明事实、列举数据，比如实际培训时间和计划培训时间的差距等，才能让COO理解问题所在。在进行充分沟通后，一般在开会的时候，你不但可以报告问题，还可以报告问题的解决方案。我们要理解报告问题的目的是解决问题，不是制造矛盾。

状态报告的形式多种多样，我喜欢的格式是4分法格式，用一张PPT就可以报告所有内容。4分法PPT的主要精髓是在PPT的4个象限中分别包含不同主题的内容，以达到突出主题的目的。内容主要包含：

• 总体状态灯(traffic light)：反映当前项目或者本团队的总体状态。

脱轨(off track)：项目没有办法进行下去，需要重新计划。

警告(warning)：项目有重大风险和问题，如果没有一定的解决方案，项目会延迟。

正轨(on track)：项目进度稍晚于计划，但是风险可控。

正常(on target)：项目进度符合计划和预期。

极好(excellent)：项目进度超出计划和预期。

• 最新进展(Recent done)：自上一次汇报以来的主要工作，有哪些成就。
• 下一步工作(Next actions)：下一步的计划，主要工作重点。
• 风险（Risks）：当前的项目风险，以及应对风险的方案。
• 需要的支持（Support required）：需要额外的资源或者决定。

通过收集和整理，并以这种形式展示的PPT，我相信你的报告一定会非常吸引人，并且通过在此过程中，你已经积累了足够的信息，汇报的时候也会有理有据、得心应手。

如果有需要以上PPT模板的小伙伴，可以私我。